Дополнительные возможности и программирование

Возможности Access не ограничиваются только стандартным набором объектов и функций. Эта мощная система управления базами данных позволяет изменять интерфейс и методы обработки данных, обеспечивая их максимальную адаптацию к потребностям конкретного пользователя.

Access допускает даже изменение стандартных настроек интерфейса окна собственной программы. Это означает, что пользователь может создавать собственные заставки, меню и панели инструментов, которые будут автоматически загружаться при загрузке базы данных.

Языком, который используется в качестве основного языка программирования в Office 2000, является Visual Basic for Application (VBA). Каждое действие пользователя: нажатие кнопки, переход к другому полю, ввод данных — все это события. На каждое событие существует своя процедура обработки события, называемая откликом на событие. Выполнение этой процедуры приводит к желаемым последствиям.

Возможность проектирования и создания собственных процедур отклика и макросов позволяет заметно повысить производительность базы данных и упростить ее использование. В главе «Вывод результатов» мы уже сталкивались с созданием собственного отклика на событие (см. раздел «Печать: По событию»).

VBA позволяет создавать пользовательские функции, отсутствующие в стандартном наборе, писать процедуры обработки откликов на те или иные события, возникающие при работе с элементами управления, оптимизировать часто выполняемые действия и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

В этой главе в разделах под общим названием «Программирование ...> вы познакомитесь только с самыми «азами» программирования на VBA, что, как мы надеемся, поможет вам написать свои первые процедуры обработки событий. Для полноценного программирования на этом языке требуется изучение специальной литературы по VBA.

Анализ: Быстродействия

Скорость обработки данных зависит от размеров таблиц, структуры их индексов, структуры связей между объектами базы данных и т. д. Ошибки и просчеты в создании базы данных могут привести к значительному замедлению скорости обработки данных. Для оптимизации работы базы данных в Access существует возможность анализа ее быстродействия.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access имеются и другие инструменты для повышения скорости обработки данных (см. раздел «Анализ: Таблиц» текущей главы, а также раздел «База данных: Восстановление и сжатие» главы «Операции с файлами»).

ПРИМЕЧАНИЕ

Процесс анализа быстродействия может занять значительное время.

Шаг за шагом

Выберите команду Сервис (Tools) → Анализ (Analyze) → Быстродействие (Performance).
В открывшемся окне диалога Анализ быстродействия (Performance Analyzer) на соответствующих вкладках выберите объекты для анализа. Если на вкладке Все типы объектов (All Object Types) нажать кнопку Выделить все (Select All), будут выделены все объекты базы данных. Нажмите кнопку ОК.
Если в результате анализа выявятся возможности повышения быстродействия, откроется новое окно диалога Анализ быстродействия (Performance Analyzer), в списке Результаты анализа (Analysis Results) которого будут представлены замечания и предложения по оптимизации выбранных объектов. Выбрав в этом списке нужные объекты и нажав кнопку Оптимизировать (Optimize), можно инициировать автоматическую оптимизацию выбранных объектов.
Нажмите кнопку Закрыть (Close).

ВНИМАНИЕ

Если вы решили провести автоматическую оптимизацию объектов, перед ее началом создайте резервную копию базы данных (см. раздел «База данных: Резервное копирование» главы «Операции с файлами»).

Анализ: Таблиц

Для повышения скорости обработки данных в таблицах и удобства доступа к ним в Access имеется возможность анализа таблиц. Этот инструмент позволяет проверить выбранную таблицу на наличие излишних полей и формирует при необходимости связанные с ней дополнительные запросы и таблицы.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access имеются и другие инструменты для повышения скорости обработки данных (см. раздел «Анализ: Быстродействия» текущей главы, а также раздел «База данных: Восстановление и сжатие» главы «Операции с файлами»).

ВНИМАНИЕ

При выполнении анализа таблицы можно внести значительные изменения в структуру самой таблицы, а также в структуру базы данных. Поэтому перед началом анализа рекомендуется создать резервную копию базы данных (см. раздел «База данных: Резервное копирование» главы «Операции с файлами»).

Шаг за шагом

Выберите команду Сервис (Tools) → Анализ (Analyze) → Таблица (Table). Запустится Мастер анализа таблиц (Table Analyzer Wizard).
В первом окне мастера познакомьтесь с предложенной информацией, изучите примеры ошибок и нажмите кнопку Далее (Next).
В следующем окне снова познакомьтесь с предложенной информацией, изучите примеры ошибок и нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите таблицу для анализа и нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите способ разделения полей анализируемой таблицы (ручной или автоматический) по другим таблицам или запросам. Нажмите кнопку Далее (Next).
В случае ручного разделения полей таблицы перетащите название поля таблицы в свободную область окна мастера. Введите имя новой таблицы и нажмите кнопку ОК. В новую таблицу можно перетащить другие необходимые поля исходной таблицы.
В новой таблице выберите поле, являющееся ключевым, и нажмите кнопку Задать ключ (Set Unique Key). При необходимости создать ключевое поле типа «счетчик» нажмите кнопку Добавить ключ (Add Generated Unique Key). Повторите шаги 6-7 нужное количество раз. Нажмите кнопку Далее (Next).
Исправьте данные, которые определены Access как опечатки. Нажмите кнопку Далее (Next).
Установите переключатель, позволяющий создать запрос, в необходимое положение — Да, следует создать запрос (Yes, create the query) или Нет, запрос создавать не нужно (No, don't create the query).
Нажмите кнопку Готово (Finish).

СОВЕТ

Первые два окна мастера содержат информацию о его возможностях. Чтобы исключить их появление в дальнейшем, сбросьте флажок Вывести страницы с пояснениями (Show introductory Pages) в третьем окне мастера (окне выбора таблицы).

Макрос: Задание условий

(Для получения предварительной информации см. раздел «Макрос: Создание в режиме конструктора».)

Макросы допускают ветвления. Это означает, что при одних условиях в макросе могут выполняться одни макрокоманды, при других — другие.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Макросы (Macros) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора макроса.
Нажмите кнопку Условия (Conditions) на панели инструментов Access, чтобы в окне конструктора макроса появился столбец Условие (Condition).
Введите условное выражение в первую строку столбца Условие (Condition). Для создания выражений можно использовать построитель выражений (см. раздел «Выражения: Построитель выражений» главы «Вычисления»).
В столбце Макрокоманда (Action) в той же строке, в которой записано условие, введите макрокоманду, которая будет выполняться, если выражение истинно.
В следующей строке в столбце Условие (Condition) введите многоточие (...), а в столбце Макрокоманда (Action) — следующую макрокоманду, которая будет выполняться, если условие истинно. Повторите этот шаг для всех макрокоманд, которые должны выполняться при истинности условия.
В следующей строке в столбце Условие (Condition) ничего не вводите, а в столбце Макрокоманда (Action) введите макрокоманду, которая будет выполняться, если выражение ложно. Повторите этот шаг для всех макрокоманд, которые должны выполняться при ложности условия.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, введите имя макроса и нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

Первой макрокомандой, выполняемой при ложности условия, является та, в столбце Условие (Condition) которой нет многоточия. Если ни в одной строке столбца Условие (Condition) нет многоточия, будет выполнена макрокоманда, которая находится в строке, следующей за строкой с условным выражением. Если в строке с условным выражением нет макрокоманды, а в столбце Условие (Condition) нет многоточий, при любом условии будут выполнены все макрокоманды макроса.

ВНИМАНИЕ

При истинности условия выполняются все макрокоманды, перечисленные в столбце Макрокоманда (Action), независимо от того, имеется в соответствующих строках столбца Условие (Condition) многоточие или нет. Многоточие (вернее его отсутствие) требуется только для того, чтобы определить первую из группы макрокоманд, которые должны выполняться, если условие ложно.

СОВЕТ

Чтобы при истинности условия выполнялись не все макрокоманды, перечисленные в столбце Макрокоманда (Action), а только те первые, в столбце Условие (Condition) которых имеется многоточие, последней макрокомандой этой группы должна быть макрокоманда ОстановитьМакрос (StopMacro).

СОВЕТ

Если созданный макрос работает не так, как вы ожидали, перед его запуском нажмите кнопку По шагам (Single Step) на панели инструментов Access, тогда на каждом шаге выполнение макроса будет прерываться, а на экране будет появляться окно диалога с текущими параметрами макроса, которые позволят легко найти причину ошибки.

Макрос: Назначение сочетания клавиш

(Для получения предварительной информации см. раздел «Макрос: Создание в режиме конструктора».)

При частом использовании макроса можно назначить ему сочетание клавиш. Одновременное нажатие этих клавиш приведет к запуску соответствующего макроса. В Access набор сочетаний клавиш, назначенных макросам, хранится в специальном макросе, который называется Autokeys.

Как и в остальных приложениях Office 2000, в Access существует ряд общепринятых сочетаний клавиш. Например, сочетания Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V позволяют, соответственно, вырезать, скопировать и вставить фрагмент. Сочетание Alt+<Подчеркнутая буква>, например Alt+Ф, приведет к выбору команды меню, в которой подчеркнута соответствующая буква. Кроме того, имеются сочетания клавиш, присущие только Access, например Shift+F2. Это сочетание позволяет превратить поле свойства в большое окно, что удобно при редактировании выражений.

ВНИМАНИЕ

При присвоении сочетания клавиш макросу важно убедиться в уникальности этого сочетания. Назначив «чужое» сочетание, вы, естественно, лишаетесь возможности с помощью этого сочетания выполнять прежнее действие.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Макросы (Macros) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора макроса.
Нажмите кнопку Имена макросов (Macro Names) на панели инструментов Access, чтобы в окне конструктора макроса появился столбец Имя макроса (Macro Name).
В первой свободной строке столбца Имя макроса (Macro Name) введите символическое обозначение сочетания клавиш. Клавиша Ctrl обозначается символом вставки (^), а клавиша Shift — символом «плюс» (+). Названия функциональных клавиш и клавиш редактирования Должны заключаться в фигурные скобки, например {F1} или {Delete}. Таким образом, ^р обозначает сочетание клавиш Ctrl+P.
Назначьте созданному сочетанию клавиш одну или несколько макрокоманд, выбирая их в раскрывающемся списке столбца Макрокоманда (Action).
Повторите шаги 4—5 нужное число раз.
Выберите команду Файл (File) → Сохранить как (Save As).
В открывшемся окне диалога Сохранение (Save As) введите имя Autokeys и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Если вы решите создать еще макросы и назначить им сочетания клавиш, просто откройте макрос Autokeys в режиме конструктора и добавьте туда необходимые макрокоманды и сочетания клавиш.

Макрос: Создание в режиме конструктора

Макрос — это последовательность макрокоманд, которая запускается в автоматическом режиме. Все доступные макрокоманды перечислены в раскрывающемся списке любой строки столбца Макрокоманда (Action) в окне конструктора макроса. Если выбрать в этом списке макрокоманду, то в области подсказки окна конструктора можно увидеть ее описание.

Макросы создаются для часто повторяемых событий и могут играть роль процедур отклика на нажатие кнопки, на выбор пункта меню или на другие события в форме или отчете.

Кроме макросов Access позволяет использовать возможности VBA для создания более гибких процедур отклика (см. раздел «Программирование: Создание процедуры»).

Созданный макрос можно связать с кнопкой или пунктом меню (см. также раздел «Элемент управления: Кнопка» главы «Формы и отчеты»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Макросы (Macros) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора макроса.
В свободной строке столбца Макрокоманда (Action) введите или выберите в раскрывающемся списке нужную макрокоманду.
В соответствующей строке столбца Примечание (Comment) добавьте описание макроса.
В области Аргументы макрокоманды (Action Arguments) измените нужные аргументы.
Повторите шаги 3-5 требуемое число раз.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, введите имя макроса и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Созданный макрос можно использовать в качестве процедуры обработки события. Выберите объект или элемент управления и в окне диалога свойств на вкладке События (Event) в поле нужного свойства введите имя макроса.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access существует специальный макрос AutoExec, выполняющийся при открытии базы данных. Чтобы по тем или иным причинам избежать его выполнения, при загрузке удерживайте нажатой клавишу Shift.

Макрос: Создание перетаскиванием

(Для получения предварительной информации см. раздел «Макрос: Создание в режиме конструктора».)

Макрос, действия которого распространяются на несколько форм или отчетов, можно создать путем перетаскивания нужных объектов из окна базы данных в окно конструктора макроса. После выполнения этой процедуры нужно встроить свойства объектов и модифицировать нужным образом тело макроса.

При перетаскивании таблицы, запроса, формы или отчета в макросе по умолчанию устанавливаются, соответственно, следующие макрокоманды:

ОткрытьТаблицу (ОреnТаblе) открывает таблицу в режиме таблицы;
ОткрытьЗапрос (OpenQuery) открывает запрос в режиме таблицы;
ОткрытьФорму (OpenForm) открывает форму в режиме формы;
ОткрытьОтчет (OpenReport) печатает отчет.

Сформированный макрос можно связать с кнопкой или пунктом меню (см. также раздел «Элемент управления: Кнопка» главы «Формы и отчеты»).

ВНИМАНИЕ

Перед созданием макроса путем перетаскивания необходимо, чтобы все объекты, которые используются при его создании, были закрыты.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Макросы (Macros) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора макроса.
Перетащите нужный объект из окна базы данных в окно конструктора макроса.
В области Аргументы макрокоманды (Action Arguments) измените нужные аргументы.
Повторите шаги 3-4 требуемое число раз.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, введите имя макроса и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Перед перетаскиванием выберите команду Окно (Window) Сверху вниз (Tile Vertically), чтобы расположить окна базы данных и конструктора макроса одно под другим.

Макрос: Сохранение в виде модуля

(Для получения предварительной информации см. раздел «Макрос: Создание в режиме конструктора».)

Модуль — это набор процедур Visual Basic. По сравнению с макросом модуль — инструмент более гибкий и удобный. Основной недостаток модулей состоит в том, что их разработка доступна только достаточно опытным пользователям, знакомым с языком программирования Visual Basic, в то время как создать макрос может практически любой пользователь. Поэтому в Access предусмотрена возможность преобразования макросов в модули.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Макросы (Macros) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный макрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Выберите команду Файл (File) → Сохранить как (Save As).
В раскрывающемся списке Как (As) открывшегося окна диалога Сохранение (Save As) выберите пункт Модуль (Module).
Введите имя модуля и нажмите кнопку ОК.
В открывшемся окне диалога Преобразование макроса (Convert Macro) установите или сбросьте флажки Добавить программу обработки ошибок (Add error handling to generated functions) и Добавить примечания макросов (Include macro comments). Нажмите кнопку Преобразовать (Convert).

Меню и панели инструментов: Добавление Форму или отчет

В Access имеется возможность добавить меню и панели инструментов в любую форму или отчет. Используя эту возможность, разработчик иногда добавляет меню и/или панели инструментов в главную кнопочную форму (см. раздел «Параметры запуска базы данных»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога свойств формы или отчета перейдите на вкладку Другие (Other) и в раскрывающихся списках свойств Строка меню (Menu Bar), Контекстное меню (Shortcut Menu) и Панель инструментов (Toolbar) выберите нужное имя меню или панели инструментов.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

Если вы не создавали собственных меню и панелей инструментов (см. раздел «Меню и панели инструментов: Создание»), раскрывающиеся списки соответствующих свойств окажутся пустыми.

Меню и панели инструментов: Добавление и удаление команд

В Access имеется возможность добавлять в существующие меню и панели инструментов новые команды, а также удалять их оттуда.

Создавая базу данных, можно ограничить (или увеличить) список команд, доступных в меню и панелях инструментов.

Шаг за шагом

Выберите команду Вид (View) → Панели инструментов (Toolbars) → Настройка (Customize). Откроется окно диалога Настройка (Customize).
Если вы решили редактировать контекстные меню, на вкладке Панели инструментов (Toolbars) в списке Панели инструментов (Toolbars) установите флажок в строке Контекстное меню (Shortcut Menus). Панель всех доступных контекстных меню появится на экране.
Перейдите на вкладку Команды (Commands) и в списке Категории (Categories) выберите требуемую категорию. В частности, все стандартные команды меню собраны в категории Встроенные меню (Built-in Menus).
Перетащите из списка Команды (Commands) нужную команду на панель инструментов или строку меню. Для создания подменю перетаскивайте команду не на панель меню, а на нужную позицию в иерархии пунктов меню. Место вставки новой команды будет обозначено горизонтальной или вертикальной линией. Для удаления команды перетащите ее обратно в список Команды (Commands).
Повторите шаг 4 требуемое число раз.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне диалога Настройка (Customize).
Если вы редактировали контекстные меню, закройте панель всех доступных контекстных меню.

Меню и панели инструментов: Отображение и скрытие

В Access набор меню и панелей инструментов, который в данный момент присутствует на экране, зависит от объекта, находящегося в окне программы. Для удобства пользователя имеется возможность выбрать меню и панели инструментов, которые будут постоянно присутствовать (или отсутствовать) на экране, независимо от объекта, находящегося в окне программы.

(См. также раздел «Меню и панели инструментов: Добавление и удаление команд».)

Шаг за шагом

Выберите команду Вид (View) → Панели инструментов (Toolbars) → Настройка (Customize). Откроется окно диалога Настройка (Customize).
Перейдите на вкладку Панели инструментов (Toolbars) и установите (снимите) флажки напротив тех меню и панелей инструментов, которые должны постоянно присутствовать (отсутствовать) на экране.
Нажмите кнопку Закрыть (Close).

СОВЕТ

Изменить свойства панели инструментов, например размер кнопок, наличие всплывающих подсказок, включение в подсказки сочетаний клавиш и т. д., можно на вкладке Параметры (Options).

ПРИМЕЧАНИЕ

Для отображения или скрытия панели инструментов используется процедура DoCmd.ShowToolbar "ИмяПанелиИнструментов", КонстантаВывода. Аргумент ИмяПанелиИнструментов должен соответствовать существующей панели инструментов. Аргумент КонстантаВывода может принимать одно из трех значений: acToolbarNo, acToolbarYes, acToolbarWhereApprop. По умолчанию используется аргумент acToolbarWhereApprop.

Меню и панели инструментов: Создание

В Access имеется возможность не только добавлять или удалять команды в существующих меню и панелях инструментов (см. раздел «Меню и панели инструментов: Добавление и удаление команд»), но и создавать собственные меню и панели инструментов.

Шаг за шагом

Выберите команду Вид (View) → Панели инструментов (Toolbars) → Настройка (Customize). Откроется окно диалога Настройка (Customize).
На вкладке Панели инструментов (Toolbars) нажмите кнопку Создать (New).
В открывшемся окне диалога введите имя новой панели инструментов и нажмите кнопку ОК. Новая панель инструментов появится на экране, а в окне диалога Настройка (Customize) на вкладке Панели инструментов (Toolbars) в списке Панели инструментов (Toolbars) имя новой панели будет выделено.
Нажмите кнопку Свойства (Properties). Откроется окно диалога Свойства панели инструментов (Toolbar Properties).
В раскрывающемся списке Тип (Туре) выберите тип новой панели инструментов:

для создания строки меню выберите пункт Строка меню (Menu Bar);
для создания панели инструментов выберите пункт Панель инструментов (Toolbar);
для создания контекстного меню выберите пункт Контекстное меню (Popup).

Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне диалога Свойства панели инструментов (Toolbar Properties).
Добавьте команды в новое меню или панель инструментов (см. раздел «Меню и панели инструментов: Добавление и удаление команд»).

Параметры запуска базы данных

Access позволяет полностью изменить интерфейс программы, к которому пользователь получает доступ после открытия базы данных. В хорошо продуманной и тщательно спроектированной базе данных, как правило, нет необходимости в использовании встроенных меню и панелей инструментов Access, поскольку все нужные пользователю операции должны выполняться посредством элементов Управления форм и отчетов. Обычно после создания и отладки базы данных разработчик полностью (или частично) ликвидирует все меню и панели инструментов, а Для навигации в базе данных оставляет одну форму (так Называемую главную кнопочную форму), через которую

Дополнительные возможности и программирование посредством кнопок или других элементов управления обеспечивает доступ ко всем необходимым для пользователя объектам базы данных. После открытия базы данных на экране должна появляться только главная кнопочная форма и никаких других объектов (в том числе окна базы данных).

Иногда помимо обычных элементов управления разработчик снабжает главную кнопочную форму меню и/или панелью инструментов с минимальным набором команд (см. раздел «Меню и панели инструментов: Добавление в форму или отчет»).

ПРИМЕЧАНИЕ

После открытия базы данных «Борей», которая поставляется в комплекте с Access, на экране появляется не главная кнопочная форма, а обычная заставка. В учебных целях после закрытия заставки открывается не главная кнопочная форма, а окно базы данных.

Шаг за шагом

Выберите команду Сервис (Tools) → Параметры запуска (Startup). Откроется окно диалога Параметры запуска (Startup).
В ноле Заголовок приложения (Application Title) введите имя, которое будет появляться в строке заголовка базы данных после ее открытия.
В поле Значок приложения (Application Icon) введите имя и путь к файлу со значком, который будет появляться в строке заголовка базы данных после ее открытия. Кнопка с многоточием (...) открывает окно диалога Просмотр значков (Icon Browser). Найдя файл с нужным значком, нажмите кнопку ОК.
В раскрывающемся списке Строка меню (Menu Bar) выберите нужное меню (см. также раздел «Меню и панели инструментов: Создание»).
Для запрещения отображения меню после открытия окна программы сбросьте флажок Полный набор меню Access (Allow Full Menus).
Для запрещения отображения контекстных меню после открытия окна программы сбросьте флажок Контекстные меню по умолчанию (Allow Default Shortcut Menus).
В раскрывающемся списке Вывод формы/страницы (Display Form/Page) выберите форму, которая будет появляться на экране после открытия окна программы.
Для запрещения отображения окна базы данных после открытия окна программы сбросьте флажок Окно базы данных (Display Database Window).
Для запрещения отображения строки состояния после открытия окна программы сбросьте флажок Строка состояния данных (Display Status Bar).
В раскрывающемся списке Контекстное меню (Shortcut Menu Bar) выберите контекстное меню, которое будет доступно после открытия окна программы (см. также раздел «Меню и панели инструментов: Создание»).
Для запрещения отображения панелей инструментов после открытия окна программы сбросьте флажок Встроенные панели инструментов (Allow Built-in Toolbars).
Для запрещения возможности изменения меню и панелей инструментов после открытия окна программы сбросьте флажок Изменение панелей инструментов/меню (AllowToolbar/Menu Changes).
Нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) и установите или сбросьте флажок Специальные клавиши Access (Use Access Special Keys), чтобы после открытия окна программы запретить использование клавиш, позволяющих: активизировать окно базы данных (клавиша F11), активизировать окно отладки (клавиши Ctrl+G), активизировать окно Visual Basic (клавиши Ctrl+F11).
Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Чтобы игнорировать установленные параметры запуска и загрузить параметры запуска по умолчанию, при открытии базы данных удерживайте нажатой клавишу Shift.

Программирование: Использование функций Excel

Несмотря на большой набор встроенных функций Access, иногда необходимы некоторые экзотические функции, которые отсутствуют в этом приложении. Поскольку набор встроенных функций в Excel гораздо богаче, можно попробовать отыскать нужные функции там. В противном случае придется создавать собственную библиотеку функций (см. раздел «Программирование: Создание процедуры»).

ВНИМАНИЕ

Для использования функций Excel необходимо, чтобы это приложение было установлено на вашем компьютере.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный модуль.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Выберите команду Сервис (Tools) → Ссылки (References) и в списке Доступные ссылки (Available References) открывшегося окна диалога установите флажок у пункта Microsoft Excel 9.0 Object Library. Нажмите кнопку ОК.
Перейдите в конец модуля, введите ключевое слово Function, имя функции (под которым функция будет фигурировать в Access) и ее аргументы, как это делается при создании обычной процедуры. Например, Function ИмяФункции (Аргумент1 As Single, Аргумент2 As Byte). Нажмите клавишу Enter.
Определите возвращаемое функцией значение с помощью следующей инструкции: ИмяФункции=Ехсеl.Application.ИмяФункцииЕхсеl(Аргумент1, Аргумент2). Здесь ИмяФункции — это имя функции, под которым функция будет фигурировать в Access, а ИмяФункцииExcel — имя вставляемой функции Excel.
Введите инструкцию завершения функции: End Function.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

ПРИМЕЧАНИЕ

Внешние функции могут также использоваться в запросах, формах и отчетах.

Программирование: Настройка интерфейса

Современные средства разработки приложений, к которым относится и Visual Basic, имеют очень дружественный интерфейс. Это означает, что пользователь может настроить большинство параметров в окне программы Microsoft Visual Basic по своему вкусу.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите любой модуль.
Нажмите кнопку Программа (Code) на панели инструментов Access. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Закройте окно модуля.
Выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options). Откроется окно диалога Параметры (Options).
Перейдите на вкладку Редактор (Editor). В разделах Установки программы (Code Settings) и Установки окна (Window Settings) задайте требуемые параметры:

Флажок Автоотступ (Auto Indent). Установка флажка позволяет повторить в текущей строке отступ предыдущей.
Поле Интервал табуляции (Tab Width). В поле можно задать значение табуляции.
Флажки Список компонентов (Auto List Members) и Краткие сведения (Auto Quick Info). Установка флажков позволяет облегчить пользователю использование стандартных команд Visual Basic.
Флажок Подсказки значений данных (Auto Data Tips). Установка флажка позволяет отображать значения переменных в режиме точки останова в виде экранных подсказок.
Флажок Полный модуль (Default to Full Module View). Установка флажка позволяет отображать все процедуры модуля. Если флажок сброшен, отображается только одна процедура. Чтобы открыть другую процедуру, нужно выбрать ее в раскрывающемся списке Процедура (Procedure) окна модуля.
Флажок Разделитель процедур (Procedure Separator). Установка флажка позволяет разделить процедуры горизонтальными линиями.
Флажок Редактирование перетаскиванием (Drag-and Drop Text Editing). Установка флажка позволяет использовать технологию перетаскивания фрагментов текста мышью.

Перейдите на вкладку Формат редактора (Format Editor). В поле списка Цвет Кода (Code Colors) выберите название типа кода. В раскрывающихся списках Цвет текста (Foreground), Цвет фона (Background), Цвет маркера (Indicator), Шрифт (Font), Размер шрифта (Size) выберите необходимые параметры. Изменения можно контролировать в поле Образец (Sample).
Нажмите кнопку ОК.

Программирование: Описание переменных

В Visual Basic переменные делятся на три типа — глобальные, локальные уровня модуля и локальные уровня процедуры. Глобальные переменные могут использоваться в любом модуле базы данных. Локальные переменные уровня модуля могут использоваться только в данном модуле. Локальные переменные уровня процедуры могут использоваться только в данной конкретной процедуре, а вне этой процедуры теряют свое значение.

Первая инструкция, идущая вслед за именем процедуры, предназначена для описания используемых в ней переменных. Переменные необходимы для создания ссылок на значения и для обозначения объектов. При описании переменной желательно указать ее тип. Если тип переменной не указан, по умолчанию устанавливается тип Variant.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный модуль.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Перейдите к нужной процедуре.
Вслед за первой инструкцией процедуры введите инструкцию описания переменной:

Для описания локальной переменной уровня процедуры введите ключевое слово Dim, символ пробела, имя переменной, ключевое слово As, пробел и тип данных. Например, Dim ИмяПеременной As String.
Для описания локальной переменной уровня модуля введите ключевое слово Private, символ пробела, имя переменной, ключевое слово As, пробел и тип данных. Например, Private ИмяПеременной As String.
Для описания глобальной переменной введите ключевое слово Public, символ пробела, имя переменной, ключевое слово As, пробел и тип данных. Например, Public ИмяПеременной As String.

Повторите шаг 4 нужное количество раз.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

ПРИМЕЧАНИЕ

B Visual Basic используются следующие типы переменных: String - для текста, Integer, Single, Double, Long, Decimal - для чисел, Boolean - для логических данных. Кроме этого существуют типы: Currency, Date, Byte и Object. Если ключевое слово As и тип данных опущены, Access по умолчанию использует тип Variant, который подразумевает любые данные.

Программирование: Отладка

(Для получения предварительной информации см. раздел «Программирование: Создание процедуры».)

Созданный модуль или процедуру необходимо протестировать. Тестирование включает в себя поиск ошибок синтаксиса, ошибок компиляции, а также логических ошибок.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный модуль.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Исправьте синтаксические ошибки. Инструкции, в которых имеются синтаксические ошибки, в окне модуля выделяются красным цветом, a Access выдает предупреждение о наличии ошибки.
Выберите команду Отладка (Debug) → Компилировать <ИмяБазыДанных>.mdb (Compile <ИмяБазыДанных>.mdb).
Исправьте ошибки компиляции, выделенные Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

ВНИМАНИЕ

Кроме ошибок синтаксиса и компиляции существуют логические ошибки, не выявляемые при компиляции. Логику работы процедур и модулей можно проверить с помощью небольших тестовых задач, а также с помощью точек останова (см. раздел «Программирование: Отладка с помощью точек останова»).

Программирование: Отладка с помощью точек останова

(Для получения предварительной информации см. раздел «Программирование: Создание процедуры».)

Если при отсутствии видимых ошибок, определяемых Access (см. раздел «Программирование: Отладка»), ваша процедура или модуль работает неправильно, возможно, ошибка кроется в их логическом построении. Для локализации ошибки и проверки правильности выполнения процедурой или модулем требуемых действий используется механизм точек останова (toggle breakpoint). Этот механизм позволяет остановить выполнение процедуры на заданной инструкции и выполнить последующие инструкции по шагам.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный модуль.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Перейдите к процедуре, которая, по вашему мнению, может работать неправильно.
Установите курсор на первой инструкции процедуры.
Выберите команду Отладка (Debug) → Точка останова (Toggle Breakpoint). В окне модуля эта инструкция будет выделена темным цветом.
Повторите шаги 4-6 для следующей процедуры.
Выберите команду Отладка (Debug) → Окно отладки (Add Watch), в поле Выражение (Expression) введите выражение или переменную, значение которой нужно проверить, в раскрывающемся списке Модуль (Module) выберите модули, содержащий проверяемую процедуру, в раскрывающемся списке Процедура (Procedure) выберите требуемую процедуру и нажмите кнопку ОК. Текущее значение выражения или переменной отразится в окне отладки в столбце Значение (Value). Повторите шаг для всех необходимых выражений и переменных.
Щелкните правой кнопкой мыши на панели инструментов Microsoft Visual Basic и в контекстном меню выберите команду Отладка (Debug). На экране появится панель инструментов Отладка (Debug).
Нажмите кнопку Выполнить (RunSub/UserForm) на панели инструментов Отладка (Debug).
Выполнение процедуры или модуля остановится на строке с точкой останова. В окне отладки в столбце Значение (Value) будут представлены текущие значения всех переменных и выражений, введенных в окно отладки. Если вам необходимо видеть значения всех переменных и выражений текущей процедуры, нажмите кнопку Локальные переменные (Locals Window) на панели инструментов Отладка (Debug). Открывшееся окно идентично окну отладки, но в нем появляются все переменные и выражения той процедуры, в которой в данный момент остановился процесс отладки.
Перейдите к выполнению следующей операции:

Для перехода к следующей инструкции процедуры или модуля нажмите кнопку Шаг с заходом (Step Into) на панели инструментов Отладка (Debug).
Для обхода вложенной процедуры нажмите кнопку Шаг с обходом (Step Over) на панели инструментов Отладка (Debug). Вложенная процедура будет выполнена, если не имеет точек останова, а выполнение текущей процедуры остановится на следующей инструкции.
Для возврата к предыдущей инструкции нажмите кнопку Шаг назад (Step Out) на панели инструментов Отладка (Debug).
Для перехода к следующей точке останова нажмите кнопку Продолжить (Continue) на панели инструментов Отладка (Debug).
Для завершения отладки модуля или процедуры нажмите кнопку Завершить (Reset) на панели инструментов Отладка (Debug).

Закончив отладку, нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

СОВЕТ

Текущее значение переменной или выражения можно узнать, выделив его и выбрав команду Отладка (Debug) → Контрольное значение (Quick Watch).

Программирование: Печать модуля

Для документирования созданных модулей их можно распечатать.

ВНИМАНИЕ

Перед печатью модуля убедитесь, что в окне диалога Параметры (Options) на вкладке Редактор (Editor) установлен флажок Полный модуль (Default to Full Module View) (см. раздел «Программирование: Настройка интерфейса»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный модуль.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Выберите команду Файл (File) → Печать (Print).
Задайте параметры печати и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Имеется еще один не столь быстрый, но зато более удобный для документирования способ печати модуля или группы модулей - это отчет, в котором, кроме самих кодов, имеется информация об именах модулей, датах их создания, именах пользователей и т. д. (см. раздел «База данных: Архивариус» главы «Структура таблиц и баз данных»).

Программирование: Поиск процедуры

Модуль может содержать множество различных процедур. Для редактирования конкретной процедуры ее необходимо найти.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный модуль.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
В раскрывающемся списке Процедура (Procedure), который находится справа в верхней части окна модуля, выберите имя нужной процедуры.

Программирование: Редактирование кода обработки события

Для каждой формы или отчета в Visual Basic создается так называемый проект. Когда с помощью мастера для формы или отчета строится элемент управления (см. главу «Формы и отчеты»), процедуры обработки событий этого элемента управления автоматически вносятся в проект соответствующего объекта.

В окне проекта, аналогичном окну модуля, имеется два раскрывающихся списка — Объект (Object), в котором перечислены все элементы управления формы или отчета, и Процедура (Procedure), в котором перечислены все события, возможные в выбранной форме или отчете. Если в окне проекта поместить курсор внутрь процедуры обработки какого-либо события, в поле раскрывающегося списка Объект (Object) появится имя элемента управления, а в поле раскрывающегося списка Процедура (Procedure) — имя события. Чтобы перейти к другому элементу управления или процедуре обработки события, нужно выбрать их в соответствующем раскрывающемся списке. Если процедуры для выбранного элемента управления нет, будет создана новая процедура, состоящая только из первой и последней инструкций, а курсор окажется между ними, чтобы пользователь сам добавил недостающий код. Процедура обработки события начинается с ключевого слова Sub, за которым через знак подчеркивания следуют имя элемента и имя события. Например, Sub Отмена_Click(). В скобках указываются аргументы процедуры или ничего не указывается, если аргументов нет. Следующими инструкциями идут инструкции описания переменных, начинающиеся ключевым словом Dim. Мастер создания элементов управления вставляет в процедуры простейшие команды обработки ошибок. Такие команды начинаются словами On Error GoTo, затем следует ссылка на место в программе, где находится процедура обработки соответствующей ошибки. Например, On Error GoTo Err_OK_Click. Заканчивается процедура инструкцией End Sub.

ПРИМЕЧАНИЕ

Многочисленные примеры процедур обработки событий с подробными комментариями имеются в проектах базы данных «Борей», которая поставляется в комплекте с Access.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите любой модуль.
Нажмите кнопку Программа (Code) на панели инструментов Access. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Закройте окно модуля.
Нажмите кнопку Обозреватель проектов (Project Explorer) на панели инструментов Microsoft Visual Basic. В левой части окна программы Microsoft Visual Basic откроется окно обозревателя с деревом проектов и модулей
Раскройте папку Microsoft Access Class Objects и выделите нужный объект.
Нажмите кнопку Окно программы (View Code) на панели инструментов обозревателя. Откроется окно проекта с процедурами обработки событий для элементов управления и для самого выбранного объекта (формы или отчета).
Перейдите к нужной процедуре и отредактируйте ее код.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

Программирование: Создание процедуры

Основным «кирпичиком», из которых строится код, является процедура. В Visual Basic существует два типа процедур — подпрограммы (sub procedures) и функции (function procedures). Единственным отличием одной от другой является то, что функция возвращает в качестве результата конкретное значение, а подпрограмма — нет. Основным недостатком процедур является необходимость иметь для их написания некоторый опыт программирования на объектно-ориентированных языках.

ПРИМЕЧАНИЕ

Многочисленные примеры процедур с подробными комментариями имеются в модулях базы данных «Борей», которая поставляется в комплекте с Access.

Создание подпрограммы

Подпрограммы выполняют те же действия, что и макросы, но являются более гибкими и имеют более широкие возможности.

Шаг за шагом

Чтобы создать процедуру в новом модуле, в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на панели инструментов Access выберите команду Модуль (Module). Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном нового модуля. Чтобы добавить процедуру в существующий модуль, нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных. Выберите нужный модуль и нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Выберите команду Вставка (Insert) → Процедура (Procedure).
В открывшемся окне диалога введите имя новой процедуры. Переключатель Тип (Туре) установите в положение Подпрограмма (Sub). Переключатель Использование (Scope) установите в положение Общая (Public), чтобы эту процедуру можно было использовать в других модулях, или в положение Собственная (Private), чтобы эту процедуру можно было использовать только в текущем модуле. Флажок Все локальные переменные являются статическими (All Local Variables as Static) позволяет назначить всем переменным процедуры статус статических (то есть доступных во всех модулях). Нажмите кнопку ОК. В окне модуля появятся первая (заголовок) и последняя инструкции новой процедуры.
Если процедуре требуются какие-либо аргументы, введите их внутри круглых скобок в заголовке, указывая тип аргумента с помощью ключевого слова As. Например, ИмяАргумента As Integer.
В следующих инструкциях опишите переменные, используемые в процедуре. Такая инструкция начинается ключевым словом Dim, а тип переменной задается ключевым словом As. Например, Dim ИмяПеременной As Integer.
Вставьте необходимые инструкции.
Снабдите процедуру комментариями. Комментарий должен начинаться с апострофа (') и заканчиваться в конце строки.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

Создание функции

При отсутствии необходимых функций в стандартном наборе функций Access пользователь может их создать сам или воспользоваться функциями Excel (см. раздел «Программирование: Использование функций Excel»).

Шаг за шагом

Чтобы создать процедуру в новом модуле, в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на панели инструментов Access выберите команду Модуль (Module). Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном нового модуля. Чтобы добавить процедуру в существующий модуль, нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных. Выберите нужный модуль и нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
Выберите команду Вставка (Insert) → Процедура (Procedure).
В открывшемся окне диалога введите имя новой процедуры. Переключатель Тип (Туре) установите в положение Функция (Function). Переключатель Использование (Scope) установите в положение Общая (Public), чтобы эту процедуру можно было использовать в других модулях, или в положение Собственная (Private), чтобы эту процедуру можно было использовать только в текущем модуле. Флажок Все локальные переменные являются статическими (All Local Variables as Static) позволяет назначить всем переменным процедуры статус статических (то есть доступных во всех модулях). Нажмите кнопку ОК. В окне модуля появятся первая (заголовок) и последняя инструкции новой процедуры.
Поскольку функция в отличие от подпрограммы должна иметь возвращаемое значение, нужно описать его тип. В заголовке функции после круглых скобок добавьте ключевое слово As и тип возвращаемого значения функции. Например, Private Function ИмяФункции As Integer.
Если процедуре требуются какие-либо аргументы, введите их внутри круглых скобок в заголовке, указывая тип аргумента с помощью ключевого слова As. Например, ИмяАргумента As Integer.
В следующих инструкциях опишите переменные, используемые в процедуре. Описание начинается ключевым словом Dim, а тип переменной задается ключевым словом As. Например, Dim ИмяПеременной As Integer.
Вставьте необходимые инструкции.
Снабдите процедуру комментариями. Комментарий должен начинаться с апострофа (‘) и заканчиваться в конце строки.
В отличие от подпрограммы, в функцию нужно ввести инструкцию присвоения функции ее значения. То есть как минимум одна из инструкций должна выглядеть примерно следующим образом: ИмяФункции=Значение, где Значение — это какое-то значение, полученное в процессе выполнения функции.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

Программирование: Создание сообщения

(Для получения предварительной информации см. раздел «Программирование: Создание процедуры»).

В Visual Basic существует возможность создавать окна сообщений, позволяющие с помощью кнопок вводить те или иные данные. Для создания таких окон в тело процедуры добавляется функция MsgBox.

(См. также раздел «Печать: По событию» главы «Вывод результатов».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Модули (Modules) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный модуль.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном выбранного модуля.
В раскрывающемся списке Процедура (Procedure) выберите нужную процедуру.
Опишите переменную, которой будет присваиваться значение, возвращаемое окном сообщений. Например, Dim ВозврЗначение As Integer.
Вставьте инструкцию с функцией MsgBox в нужном месте процедуры. Например, инструкция может выглядеть следующим образом: ВозврЗначение = MsgBox("Сообщение", Кнопки, "Заголовок"). Обязательный аргумент Сообщение — это выводимый в окне сообщения текст; необязательный аргумент Заголовок — текст заголовка окна сообщения; необязательный аргумент Кнопки определяет наличие или отсутствие в окне диалога различных кнопок и значков. Например, возможным значением аргумента Кнопки является константа vbYesNo, которая означает, что в окне сообщения имеются две кнопки — Да (Yes) и Нет (No). Функция возвращает ту или иную константу в зависимости от того, какая именно кнопка нажата. Например, если нажата кнопка Да (Yes), возвращаемым значением будет константа vbYes, а если нажата кнопка Нет (No), возвращаемым значением будет константа vbNo.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Microsoft Visual Basic.

ПРИМЕЧАНИЕ

Список всех возможных значений аргумента Кнопки функции MsgBox, а также список всех ее возвращаемых значений имеется в справочной системе.

СОВЕТ

Чтобы выполнить определенные действия в результате нажатия той или иной кнопки в окне сообщения, следом за вызовом функции MsgBox добавьте в ваш код инструкцию If, например If ВозврЗначение = vbYes Then, и далее введите инструкцию или процедуру, которая должна быть выполнена в случае нажатия кнопки Да (Yes).

Формирование отклика на событие

Любое действие пользователя — щелчок мышью, нажатие кнопки, раскрытие меню и т. д. — называется событием. В Access все события связаны с формами, отчетами и элементами управления в формах и отчетах. Список всех возможных событий для форм, отчетов и элементов управления имеется на вкладке События (Event) окна диалога свойств соответствующего объекта.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную форму или отчет.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств формы или отчета.
Выделите нужный элемент управления (или не выделяйте, если требуется сформировать отклик на событие для всего объекта) и на вкладке События (Event) установите курсор в поле необходимого события.
В раскрывающемся списке выберите макрос или процедуру, которая должна выполняться в качестве отклика на событие. Для построения требуемого отклика нажмите кнопку Построить (Build), которая имеет вид многоточия (...).
В списке открывшегося окна диалога Построитель (Choose Builder) выберите пункт Выражения (Expressions Builder), чтобы в качестве отклика на событие построить выражение (см. раздел «Выражения: Построитель выражений» главы «Вычисления»), Макросы (Macro Builder), чтобы в качестве отклика на событие создать макрос (см. раздел «Макрос: Создание в режиме конструктора»), или Программы (Code Builder), чтобы в качестве отклика на событие создать процедуру (см. раздел «Программирование: Создание процедуры»). Нажмите кнопку ОК.
Создайте требуемый отклик на событие.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.