Реестр договоров Сведения в соответствующий список включаются, начиная с 2015 года. В нашем сегодняшнем обзоре поговорим об основных моментах, связанных с ведением реестра договоров. Программа Корпос: Управление закупками позволяет автоматически формировать реестр, быстро находить нужные документы и формировать различные отчеты на основе реестра.

Глава 1. Теоретические основы компьютеризации бухгалтерского учета

1.1. Роль и место автоматизированных информационных систем (АИС) в экономике

Современное общество в условиях перехода к рыночной экономике характеризуется небывалым увеличением информационных потоков как в экономике, так и в социальной сфере. Наибольший рост объема, информации наблюдается в промышленности, торговле и финансово-банковской сфере.

В промышленности рост объема информации обусловлен увеличением объема производства, усложнением технологии выпускаемой продукции и используемых материалов, расширением внешних и внутренних связей экономического объекта. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте и качеству информации, без которой немыслима эффективная маркетинговая, финансово-кредитная и инвестиционная деятельность.

Наряду с этим существенно меняется роль информации в общественной жизни. Информация приобретает преобразующий, определяющий характер. Создание индустрии информатики и превращение информационного продукта в товар приводит к глубинным социальным изменениям в обществе, трансформируя его из индустриального в информационное. Информация охватывает все стороны жизни общества - от материального производства до социальной сферы.

Экономическая деятельность любого предприятия связана с выполнением определенных функций управления. Процесс управления заключается в изменении состояния управляемого объекта для достижения поставленной цели. Принято выделять функции планирования, учета и контроля, анализа и регулирования. При выполнении этих функций формируется информация о работе организации и вырабатываются предложения по совершенствованию системы управления.

Реализация функций управления осуществляется при помощи экономической информации, представляющей собой различные сведения экономического характера, полученные в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражающие социально-экономические процессы. Экономическая информация характеризуется через систему натуральных, стоимостных и относительных показателей и подвергается таким процедурам преобразования, как сбор и регистрация, передача, хранение, поиск, обработка.

Экономическую информацию классифицируют по различным признакам. Например, по отношению к функциям управления принято выделять плановую и учетную информацию. Плановая информация характеризует события, которые будут совершены в будущем; учетная возникает в процессе производственно-хозяйственной деятельности и отражает уже произошедшие события. В свою очередь учетную информацию подразделяют на бухгалтерскую и статистическую.

Можно отметить следующие характерные черты учетной информации:

• большой объем первичной документации, возникающей в различных подразделениях;
• строгая периодичность разработки, точность и полнота информации;
• относительно простой алгоритм счета и многочисленные группировки;
• широкое использование нормативно-справочной информации;
• длительность хранения.

Эти особенности и предопределяют применение вычислительной техники для обработки учетной информации.

Экономическая информация имеет сложную структуру построения, элементы которой образуют экономическую информационную систему (ЭИС).

ЭИС - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управляющих решений [6].

Экономическая информационная система отражает сложную иерархическую систему управления объектом в соответствии с выполняемыми им функциями. В ней осуществляется технология преобразования данных и обеспечивается реализация всех процедур преобразования информации. Такая технология носит название информационной.

Интенсивное развитие вычислительной техники, появление новых классов вычислительных машин приводят к значительным изменениям в технологии обработки экономической информации (см. табл. 1.1).

Вычислительная техника в бухгалтерском учете на базе счетно-перфорационных машин, установленных на машинно-счетных станциях, начала широко применяться с 1950-х годов. Здесь производилась централизованная комплексная обработка бухгалтерских задач по таблично-перфокарточной системе счетоводства. Такие системы обработки назывались механизированными. Использование электронно-вычислительных машин (ЭВМ) в экономических расчетах начинается с 1970-х годов, что было связано с сознанием автоматизированных систем управления (АСУ) в различных сферах экономической деятельности: на предприятиях и организациях, министерствах и ведомствах, в территориальных и центральных органах управления.

Таблица 1.1. Эволюция применения вычислительной техники для обработки экономических задач

Годы	Класс используемых вычислительных машин	Организационная форма использования ВТ	Функции управления
1950-1960	Перфорационные вычислительные машины	Централизованная обработка на машинно-счетных станциях крупных предприятий и организаций	Бухгалтерский учет
1970-1980	Универсальные ЭВМ	Централизованная обработка на Вычислительных центрах (Главных вычислительных центрах, Вычислительных центрах коллективного пользования)	оперативное планирование; технико-экономическое планирование; материально-техническое снабжение; бухгалтерский учет; кадры
1990-е	Персональные компьютеры	Децентрализованная обработка на: локальных АРМ; локальных вычислительных сетях; в электронной бухгалтерии; в электронном офисе	оперативное управление; административное управление; учет производства; бухгалтерский учет

Технической базой АСУ были универсальные ЭВМ (семейство ЕС ЭВМ), которые эксплуатировались на Вычислительных центрах, где выполнялась централизованная обработка экономических задач. Создан ем и проектированием АСУ занимались многие ведущие специализированные научные и проектные организации. Ими была разработана система комплексных мер и создана теория автоматизированной обработки экономической информации, явившаяся впоследствии базой для дальнейшего развития информационных технологий с использованием персональных компьютеров.

Были разработаны «Общеотраслевые руководящие методические материалы по организации и проектированию АСУ», составлена четкая структура АСУ с выделением функциональных и обеспечивающих частей и их составляющих. По каждой функциональной подсистеме были разработаны «Типовые проектные решения», содержащие информационное, программное, математическое и техническое обеспечение решения комплексов экономических задач.

Можно отметить ряд положительных моментов этапа функционирования АСУ. Была создана теоретическая и методическая база организации автоматизированных систем обработки экономических задач. В результате на ЭВМ начала выполняться комплексная обработка экономических расчетов, обеспечивающих различные функции управления на базе широкого применения экономико-математических методов и моделей. Дальнейшее совершенствование технологии обработки было связано с созданием таких режимов, как телеобработка, пакетный и диалоговый режимы. Развитие информационного обеспечения велось в направлении создания Общегосударственных классификаторов экономической информации, Унифицированной системы документации, теории автоматизированного банка данных. Появление персональных компьютеров открывает новый этап в развитии автоматизированной обработки экономической информации. Технико-экономические свойства персональных компьютеров позволили во многом находить принципиально новые решения, не отвергая все то положительное, что было достигнуто ранее. Этот этап начался в России с 1990-х годов и связан с установлением рыночных отношений, позволивших в короткий срок удовлетворить потребность многих предприятий и организаций в недорогих, но высокоэффективных персональных компьютерах.

Системы обработки экономической информации с использованием персональных компьютеров получили определение: «Автоматизированные (компьютерные) информационные системы» (АИС).

«АИС - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных и технологических средств, предназначенных для обработки информации и принятия решений» [6]. Вначале персональные компьютеры использовались локально, когда типовое проектирование, предназначенное для бухгалтерских задач, еще не получило широкого распространения. Обработка велась по индивидуальным проектам и, как правило, по отдельным участкам учета. Впоследствии, в ходе накопления практического опыта, появилось большое количество фирм, занятых составлением типовых программных продуктов для бухгалтерского учета. Общее количество таких фирм в настоящее время ~ 500. Программные продукты фирм, как правило, ориентированы на комплексную обработку всех участков учета с использованием как локальных ПК, так и вычислительных сетей.

Все большее распространение начинают приобретать корпоративные системы, автоматизирующие все функции управления.

Усложнение процессов управления, появление рыночных отношений оказывают непосредственное влияние и на развитие автоматизированных информационных систем.

В современных АИС используются персональные компьютеры, установленные на рабочем месте пользователя, где осуществляется децентрализованная обработка экономических задач путем организации автоматизированных рабочих мест (АРМ).

Объединение ПК в локальную вычислительную сеть (ЛВС) в пределах организации обеспечивает полную и комплексную автоматизацию функций управления. Автоматизированные рабочие места стали элементом новой информационной технологии, обеспечивающей более эффективную организацию труда специалистов за счет автоматизации многообразных функций, организации доступа пользователя к вычислительной технике. Под АРМ управленческого персонала понимается соответствующее вычислительное оборудование (локальное или включенное в вычислительную сеть), оснащенное информационными, программными и техническими средствами.

АРМ бухгалтера - это рабочее место, оборудованное вычислительной техникой и инструментальными средствами, обеспечивающими автоматизацию большей части операций учетного персонала при выполнении им профессиональных функций. За бухгалтером остается лишь небольшая часть ручных операций и принятие управленческих решений. К инструментальным средствам относятся техническое, информационное, программное и технологическое обеспечения. Каждый бухгалтер имеет комплекс инструментальных средств (программы, база данных), записанных на жестком магнитном диске, магнитных дискетах, CD-ROM.

Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной (автоматизированной) бухгалтерией.

Применение современных персональных компьютеров позволяет одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных осуществить интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета. Важнейшим преимуществом является возможность использования ПК на малых и средних предприятиях. Это обеспечивает доступ небольших организаций к электронной технике, что полностью исключалось ранее при централизованной обработке. В условиях децентрализованной обработки появляется возможность решения отдельных учетных задач на АРМ бухгалтера какого-либо участка учета с последующей передачей полученных результатов на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Организация децентрализованной обработки способствует сокращению сроков обработки, повышает оперативность и достоверность учетных данных.

АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осуществлять поиск информации. Технология обработки рассчитана на учетный персонал, не имеющий опыта работы с вычислительной техникой. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, журнально-ордерную систему, что не требует коренного изменения в учете. В то же время применение ПВЭМ изменяет методы формирования первичной учетной документации. Осуществляется переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы - автоматизации первичного учета. Создана новая диалоговая форма автоматизированной формы учета, позволяющая организовать информационно-справочное обслуживание путем получения информации, хранящейся в базе данных ПВЭМ, что обеспечивает более оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Так, бухгалтер может получить на любую дату оборотно-сальдовый баланс, просмотреть состояние проводок в журнале хозяйственных операций по какому-либо признаку (дате, поставщику и т.д.).

Децентрализованная обработка бухгалтерского учета с использованием ПК предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Например, технология обработки таких участков учета, как учет труда и заработной платы, учет поступления материальных ценностей и учет реализации товаров, выполняется в тесной взаимосвязи с финансово-расчетными операциями на одном рабочем месте бухгалтера.

Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации, начиная с этапа создания первичного учетного документа и заканчивая составлением бухгалтерской отчетности и ее анализом. Автоматизируются многие бухгалтерские расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Например, ведется автоматическое начисление всех видов оплат и удержаний по заработной плате, исчисление сумм НДС, акцизов, налога с продаж и др. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской документации, программные продукты составляются с таким расчетом, чтобы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные новые формы документов, сводок, таблиц.

Все это требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ. Развитие автоматизированных информационных систем идет в направлении более тесного информационного взаимодействия бухгалтерского учета со всеми функциями управления предприятия, организации.

1.2. Структура автоматизированных информационных систем

Автоматизированная информационная система на современном этапе представляет собой сложную систему, обладающую всеми ее основными признаками, такими, как сложность построения, сложная структура, выделение отдельных элементов системы и наличие сложных информационных связей между ними. Этим объясняется и системный подход к проектированию и созданию АИС. Автоматизированные информационные системы создаются в различных сферах деятельности и весьма разнообразны по своему построению и содержанию. Созданы АИС для управления технологическим процессом производства, в научно-исследовательской и медицинской сферах деятельности; для выполнения проектных работ; для обучения и выполнения информационно-поисковых работ и др. Значительное место занимают АИС управления экономической деятельностью, которые нередко интегрируются с АИС управления технологическим процессом производства. АИС управления экономической деятельностью различаются по типу деятельности объекта. Они созданы на федеральном и региональном уровнях, в органах функциональной направленности (финансовых, банковских, страховых, налоговых, статистических, маркетинговых, биржевых и др.), а также на предприятиях, фирмах и организациях различного размера и сферы деятельности.

АИС экономической деятельности имеет сложную структуру построения. Теоретические основы структуры АИС были заложены в период организации автоматизированных систем управления (АСУ) и получили дальнейшее развитие в связи с широким применением персональных компьютеров, децентрализованной обработкой экономической информации, внедрением новой технологии, а также совершенствованием методов управления экономикой. В структуре АИС принято выделять два направления. Первое - функциональная часть - связано с экономической информационной системой, аппаратом управления, где ведется обработка комплексов экономических задач. Вторая (обеспечивающая часть) - подсистемы, обеспечивающие технологию функционирования системы; включает в себя информационное, техническое, программное, математическое, организационное, лингвистическое и правовое обеспечения. В условиях централизованной обработки экономических задач на Вычислительном центре оба эти направления (функциональная и обеспечивающая часть) имели четкое структурное разделение. Методологическая работа, экономический анализ, сбор первичной документации и принятие управленческих решений выполнялись аппаратом управления (функциональной частью), построенному по предметной области с выделением функций управления. Технологический процесс автоматизированной обработки выполнялся обеспечивающей частью централизованно, сотрудниками Вычислительного центра.

Организация автоматизированных рабочих мест и децентрализованная обработка современных АИС дают основание изменить подход к взаимоотношению функциональной и обеспечивающей частей.

На современном этапе технологический процесс обработки экономических задач осуществляется непосредственно пользователем на его рабочем месте при помощи персонального компьютера. Деление на функциональную и обеспечивающую части (рис. 1.1) носит условный характер, так как каждый пользователь АРМ владеет набором инструментальных средств, входящих в состав обеспечивающих подсистем, на базе которых осуществляется автоматизированная информационная технология обработки данных (АИТ).

Рис. 1.1. Структура АИС

Автоматизированная информационная технология (АИТ) - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается пользователям [6]. АИТ базируется на децентрализованной обработке, использовании локальных вычислительных сетей, создании единого банка данных, интеграции решения экономических задач и безбумажной технологии.

Функциональная часть АИС реализует экономико-организационную модель объекта и состоит из административных, организационных и методологических средств. Предусматривается выделение в ней различных функциональных подсистем, где децентрализованно обрабатывается комплекс экономических задач на базе автоматизированной информационной технологии. Состав функциональных подсистем вначале был разработан для АСУ и включал в себя следующие подсистемы: технологическая подготовка производства, технико-экономическое планирование, оперативное управление производством, управление материально-техническим снабжением, управление сбытом готовой продукции, управление финансово-бухгалтерской деятельностью. Выделение функциональных подсистем было взято за основу составления типовых проектных решений, предназначенных для обработки комплексов экономических задач на универсальных ЭВМ.

Состав функциональных подсистем в АИС до сих пор не определен, не имеет четкой структуры, не является типовым и в настоящее время определяется ведущими отечественными корпорациями (фирмами), разрабатывающими комплексные программные продукты, автоматизирующие все функции управления. Так, например, у таких корпораций, как «Галактика», «Парус», «Инфософт», «Интеллект-Сервис» и других фирм уже сложилась своя концепция выделения функциональных подсистем. Она строится на комплексном подходе к проектированию и организации АИС предприятия и на создании там интегрированной системы обработки данных (ИСОД).

ИСОД - комплексная автоматизированная обработка экономических задач различных функциональных подсистем, основанная на их информационных связях и создании единого для предприятия распределенного банка данных.

Интегрированная система предусматривает однократный ввод данных в систему, многократное их использование различными пользователя и применение результатов решения одной экономической задачи как входной информации для других задач. Техническая реализация ИСОД выполняется на базе локальных вычислительных сетей и заложена во многих программных продуктах.

Наиболее полно состав функциональных подсистем представлен в системе корпорации «Галактика», ориентированной на крупное предприятие, где решение всего комплекса задач обеспечивается четырьмя функциональными контурами:

• административное управление;
• оперативное управление;
• управление производством;
• бухгалтерский учет.

Модульный принцип построения системы допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и их произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости.

На рис. 1.2 представлена структура функциональных составляющих системы «Галактика». В результате работы всех пользователей системы происходит формирование базы данных предприятия (организации) оперативной информацией о ходе выполнения конкретных хозяйственных операций, относящихся к различным направлениям деятельности.

Обработка информации позволяет оценить эффективность работы предприятия по различным направлениям деятельности, оперативно управлять финансами, контролировать ход выполнения договорных отношений, управлять материальными, трудовыми и техническими ресурсами, формировать и контролировать ход выполнения бизнес-плана.

Система «Парус», ориентированная на небольшие и средние предприятия, имеет несколько иной подход к выделению функциональных подсистем. Здесь выделены подсистемы финансов, логистика, управление производством и управление персоналом. В свою очередь каждая подсистема включает в себя ряд функциональных задач (см. рис. 1.3).

Компанией «Интеллект-Сервис» разработана серия программ «БЭСТ» для комплексной автоматизации предприятия с выделением следующих функциональных подсистем:

• оперативное управление;
• управленческий учет;
• бухгалтерский учет;
• производственный учет.

Рис. 1.2. Состав функциональной части системы «Галактика»

Рис. 1.3. Структура функциональной части системы «Парус»

Приведенный состав функциональных подсистем различных программных продуктов свидетельствует об отсутствии их единой структуры, но во всех системах присутствует функциональная (информационная) подсистема «Бухгалтерский учет» и установлены ее информационные связи с другими функциональными подсистемами. В основу выделения функциональных подсистем положена производственно-хозяйственная деятельность экономического объекта. В отличие от производственной структуры для промышленности, состав функциональных подсистем торговой организации может иметь другой состав. Например, в ней могут быть выделены такие подсистемы: управление закупками, прием товаров на склад, подготовка товара к продаже, взаиморасчеты с покупателями, реализация товара, отпуск товаров, возврат товаров от клиентов, взаимоотношения с клиентами, управление складскими запасами и бухгалтерский учет.

1.3. Общая характеристика информационной подсистемы бухгалтерского учета

Информационная подсистема бухгалтерского учета - упорядоченная подсистема сбора, регистрации, обобщения и наблюдения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах предприятия путем сплошного, непрерывного и документированного учета всех хозяйственных операций. В ее основу принято включать учетные задачи, назначение которых - получение информации о фактическом состоянии управляемого объекта. Информационная подсистема бухгалтерского учета представляет информационные потоки и документооборот, характеризующие совокупность первичной информации о совершении хозяйственных операций, на основании которой выполняется различная группировка на счетах аналитического и синтетического бухгалтерского учета с целью получения сводной бухгалтерской отчетности, используемой для анализа хозяйственной деятельности предприятия, принятия руководством управляющих решений и предоставления вышестоящим и заинтересованным органам. Бухгалтерский учет содержит информацию об имуществе и обязательствах предприятия. В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129 «О бухгалтерском учете» предусматривается использование автоматизированной формы ведения бухгалтерского учета при формировании учетной политики организации.

Учетные задачи объединены в комплексы, осуществляющие совокупность операций, выполняемых определенными участками учета. На средних и малых предприятиях возможно выполнение нескольких комплексов одним бухгалтером на одном АРМ. Как правило, такие комплексы имеют небольшой объем информации и несложные аналитические разработки.

Комплекс бухгалтерских задач характеризуется определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которое должна обеспечить функция данного участка учета, ведением определенных синтетических счетов. Комплекс задач содержит информацию о качественно-однородных ресурсах предприятия. Например, в комплексе задач по учету материалов объектами учета являются предметы труда, необходимые для изготовления продукции (сырье, материалы и др.).

В комплексе задач используются различные первичные документы и составляется ряд выходных аналитических сводок на основе взаимосвязанных алгоритмов расчетов. Алгоритмы расчетов базируются на методических материалах, нормативных документах и положениях по конкретному участку бухгалтерского учета. В состав каждого комплекса входят отдельные задачи, характеризуемые логически взаимосвязанными выходными документами, получаемыми на основе единых исходных данных. Например, в комплексе задач по учету основных средств можно выделить задачи по начислению амортизационных отчислений, переоценке основных средств.

Ориентация выделения комплексов задач как содержащих информацию о качественно однородных ресурсах предприятия сложилась традиционно еще при ручном ведении учета, а затем нашла применение при централизованной обработке учетной информации в Вычислительном центре. Автоматизированная децентрализованная обработка учетных задач с использованием персональных компьютеров ориентируется на сложившиеся комплексы. Однако эксплуатационные свойства ПК, возможности их взаимодействия в вычислительной сети позволили несколько видоизменить их состав, более тесно интегрировать обработку учетных задач, а также осуществить постепенный переход к созданию межфункциональных комплексов. Процесс интеграции автоматизированной обработки экономических задач находит отражение и в программных продуктах, модули которых реализуют различные функции управления (программное обеспечение «Галактики», «Паруса» и др.).

1.3.1. Состав комплексов учетных задач

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах различных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтерских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).
2. Учет материально-производственных запасов (учет материалов, товаров, выпуска готовой продукции). Интеграция с задачами «складской учет», управление продажами, закупками, учет поступления, отпуска, остатков материальных ценностей, учет выдачи МБП, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация.
3. Учет труда и заработной платы. Интеграция с задачей «табельный учет», автоматические начисления и удержания заработной платы по различным системам оплаты, составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет.
4. Учет основных средств и нематериальных активов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и НМА; начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМД, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).
5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями. Используется для определения финансовых результатов.
6. Учет затрат на производство (учет расходов, издержек и затрат); информационно связан с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.
7. Финансовая отчетность. В этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность. Имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

В качестве дополнительных комплексов, появившихся в последнее время в бухгалтерском учете, можно назвать такие, как финансовый анализ, учет внешнеэкономической деятельности, учет финансовых инвестиций в основной капитал, учет ценных бумаг, учет финансовых вложений, учет капитала и резервов и др. Дополнительными модулями обеспечивается многоплановость счетов бухгалтерского учета, возможность ведения параллельного учета в нескольких планах бухгалтерского учета; составление консолидированной отчетности корпорации. Как уже отмечалось, состав комплексов бухгалтерских задач имеет тенденцию к расширению и углублению информационных связей с другими экономическими задачами и появлению новых межфункциональных комплексов задач управления.

Новые версии программных продуктов, как, например бухгалтерские программы «БЭСТ-4», «Scala», которые используют в своей работе многие организации, объединяют информацию комплексов различных участков учета. Например, при учете труда и заработной платы одновременно происходит выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, начисления в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости). Выполнение такой машинной программы объединяет два комплекса учетных задач - учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных ценностей, учету готовой продукции и др.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи (см. рис. 1.4). Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета. Внешние - взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.

Функциональная подсистема «Бухгалтерский учет»

Рис. 1.4. Информационные связи функциональной подсистемы «Бухгалтерский учет»

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ.

На первой фазе производится первичный учет, составление первичных бухгалтерских документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

Второй фазой обработки является составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета.

Третья фаза обработки заключается в составлении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей, Главной книги, баланса и форм финансовой отчетности.

Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации, в основном, служат результаты решения (сводные проводки) других комплексов учетных задач. Особого внимания заслуживает формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. Эта связь заключается в получении нормативных и методологических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: вышестоящим административным органам, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПК.

Развитие сетевой обработки позволяет организовать автоматический обмен информацией с АИС других организаций: банковскими системами (технология «Клиент - Банк Swift»), налоговыми службами и др.

1.3.2. Информационные связи бухгалтерского учета с другими функциональными подсистемами

Организация АИС предприятия (организации, фирмы) основана на установлении информационных связей различных служб управления.

Информационные связи бухгалтерского учета с другими подразделениями относятся к разновидности внешних связей. Так, например, при учете наличия и движения материальных ценностей могут быть задействованы специалисты нескольких подразделений: склада, бухгалтерии, технического отдела и производства. Складской работник обеспечивает ведение картотеки склада, регистрацию прихода - расхода материальных ценностей и получение первичных документов. Бухгалтер, получив первичные документы, выполняет бухгалтерские проводки и составляет аналитические сводки. Работник технического отдела контролирует информацию о наличии материала на складе, нормы его расхода и запасы. Контролируется также отпуск материалов в производство и возврат из него. Предполагается четкое разделение функций между специалистами различных подразделений и бухгалтерией. Все документы, сформированные в различных подразделениях, например, при выполнении закупок материалов, продаже готовой продукции, производстве, приеме и отпуске материалов, считаются первичными. Первичные документы могут поступать в бухгалтерию извне на бумажных носителях, а также формироваться автоматически на автоматизированных рабочих местах специалистов.

Сформированные автоматически первичные документы по каналам связи передаются на АРМ бухгалтера соответствующего участка учета. Для учета хозяйственных операций и отражения их в Главной книге и отчетных документах, работники бухгалтерии формируют проводки по счетам бухгалтерского учета.

Для автоматизации формирования проводок в машине программами предусматривается создание каталога типовых хозяйственных операций. Каждая хозяйственная операция может выполнить одну или сразу несколько типовых проводок по документу. База данных типовых проводок может корректироваться и дополняться в соответствии с требованиями предприятия. Описание типовой хозяйственной операции включает в себя следующие элементы:

• наименование хозяйственной операции;
• корреспонденция счетов в проводках; при необходимости могут быть указаны субсчета, коды аналитического учета, структурные подразделения;
• алгоритмы расчета суммы проводки.

Все проводки, как уже отмечалось, фиксируются в журнале хозяйственных операций - реестре, содержащем перечень хозяйственных операций за отчетный период, расположенный по датам их занесения в журнал. Журналы хозяйственных операций могут быть организованы по-разному. Для малых и средних предприятий, как правило, машинной программой предусмотрено ведение единого журнала, в который заносятся проводки по всем участкам учета. На крупных предприятиях ведется обработка по участкам учета на отдельных АРМ, где создаются свои журналы хозяйственных операций, данные которых впоследствии автоматически концентрируются в АРМ главного бухгалтера и используются для составления сводной бухгалтерской отчетности.

Схема взаимодействия первичных хозяйственных документов, сформированных при решении различных функциональных задач с их обработкой бухгалтерским учетом, представлена на рис. 1.5.

В подсистеме бухгалтерского учета предусмотрено формирование финансовых документов, сопровождающих движение наличных денежных средств (кассовые ордера) и безналичных (платежные поручения и др.). Эти документы могут быть связаны с документами, созданными в различных функциональных подсистемах. Обеспечивается возможность автоматизированного ввода банковских выписок в виде текстовых файлов, пересылаемых модемной связью из банка, а также выполнение электронных платежей (в электронных стандартах банков-корреспондентов).

Рис. 1.5. Информационные связи с бухгалтерским учетом

1.4. Информационное обеспечение АИС бухгалтерского учета

Основными элементами автоматизированной информационной технологии (АИТ) является информационное, техническое, математическое, программное, правовое и лингвистическое обеспечения.

Информационное обеспечение (ИО) - важнейший элемент АИТ - предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Информационное обеспечение имеет сложную структуру, где принято выделять: внемашинное ИО, включающее в себя системы показателей данной предметной области, например бухгалтерского учета; системы классификаций и кодирования; документацию; потоки информации - варианты организации документооборота, а также внутри-машинное, куда входят различные информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине и на машинных носителях и имеющие различную степень организации.

Создание информационного обеспечения осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование персональных машин, ориентированных на конечного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходы к созданию ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в любой сфере человеческой деятельности. Применение ПК предусматривает участие пользователя в процессе решения задачи на машине, значительно увеличивая при этом круг информационных работ. Значительно расширяются информационные потребности работников экономических служб для выполнения своих информационных функций. Появляется возможность формирования машиной всевозможных сборников, докладов; ведения в машине справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая сюда машинописные работы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме. Создание вычислительных сетей позволяет осуществлять широкий обмен информацией между пользователем, организовать электронную почту, обеспечить доступ пользователя к различным информационным ресурсам. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывают и изменения в системах управления хозяйством, внедрение рыночной экономики. Прежде всего это отражается на организации банков данных. Изменение потоков информации, связанное с интенсификацией межрегиональных связей, существенно влияет на организацию обмена информацией.

Стремительный рост экономических связей различных регионов, предприятий и организаций приводит к возрастающей потребности в достоверных и актуальных классификаторах экономической информации; решаются вопросы о дополнении действующих классификаторов новыми позициями и понятиями; создаются новые классификаторы.

В корпоративных системах дальнейшее развитие получает концепция интеграции обработки информации, предусматривающая слияние в единую целостную систему задач различных функций деятельности, решаемых на основе единого банка данных и информационного обмена между различными уровнями обработки. Следует отметить, что к разработке ИО автоматизированных информационных систем можно приступить лишь после выработки подходов к построению автоматизированных рабочих мест и определения функций пользователей. Наиболее сложным становится информационное обеспечение в случае организации многоуровневых, локальных вычислительных сетей ПК и распределенных АРМ, подключенных к серверам, в режиме работы сервера и рабочих станций. Создание ИО в данном случае должно осуществляться для каждого уровня обработки в различных подразделениях предприятий. При этом необходимо установить круг экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формы обмена информацией между ними, схемы документооборота, а также решить вопросы организации распределенного банка данных. Организация ИО ведется параллельно с программным обеспечением и информационной технологией, ориентированной на конечного пользователя. При создании ИО автоматизированных информационных систем выполняются следующие работы:

• определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей);
• устанавливаются состав и способы обмена информацией между различными уровнями обработки;
• выявляется возможность применения унифицированной системы документации, проектируются формы индивидуальных первичных документов, приспособленных к машинной обработке;
• ведется создание информационного фонда и распределение его между уровнями обработки;
• создаются различные формы ввода информации на ПК с учетом многоуровневой обработки данных;
• рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных классификаторов экономической информации;
• создаются различные формы вывода информации (включая сюда подготовку таблично-текстового материала для составления докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников);
• разрабатываются вопросы информационно-справочного обслуживания пользователей, построения типовых форм запросов;
• создается автоматизированная информационная технология, обеспечивающая непосредственный контакт пользователя с ПК (разработка сценария диалога человека с машиной, структура диалога, меню, пользование инструктивными материалами на основе организации помощи в машине);
• прорабатываются вопросы организации на ПЭВМ делопроизводства управленческой деятельности, контроля за исполнением документов;
• создается информационное взаимодействие с внешней средой на основе организации электронной почты, работы с Интернетом.

1.4.1. Классификаторы, коды и технология их применения в бухгалтерском учете

Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по каким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам можно отнести наименования синтетических и аналитических счетов, предприятий и организаций, работающих, товарно-материальных ценностей, имеющих буквенное выражение. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания экономической информации, на основании которых составляются классификаторы. Классификатор - систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений (буквенных, цифровых, комбинированных). Код - условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. При составлении классификаторов используются различные системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Техника составления систем кодирования достаточно подробно изложена в учебной литературе по автоматизированной обработке [6]. Применение классификаторов и кодов в бухгалтерском учете получило широкое распространение еще при использовании перфорационной техники. Были разработаны классификаторы по основным учитываемым номенклатурам, которые находят применение и при электронной обработке данных.

Эксплуатационные возможности персональных компьютеров несколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды - условное короткое обозначение какой-либо позиции номенклатуры. Например, первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом:

• платежное поручение - ПП;
• приходный кассовый ордер - ПКО;
• накладная - НАКЛ;
• материально-ответственные лица - МОЛ.

В персональных компьютерах часто применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение машиной кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, машина может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номер документа. В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (общегосударственных, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Общегосударственные классификаторы (ОК) разработаны в централизованном порядке и являются едиными для страны. Они начали разрабатываться по постановлению Правительства в 1970-х годах, и в настоящее время их создано около сорока.

Общегосударственные классификаторы применяются в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности, предоставляемой во внешние организации. Рассмотрим примеры построения некоторых общегосударственных классификаторов, используемых в бухгалтерском учете.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) десятизначный: первый и второй знак означают территорию, третий и четвертый - номер государственной налоговой инспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд.

ОК отраслей (ОКНХ) предназначен для анализа структуры отраслей. Пятизначный код построен по комбинированной системе и включает в себя следующие группировочные признаки: отрасль, подотрасль, вид, группа, подгруппа.

ОК предприятий и организаций (ОКПО) присваивается органами государственной статистики предприятиям, организациям и фирмам любой формы собственности. Он состоит из трех блоков:

1 - регистрационный номер;

2 - наименование организации;

3 - ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность.

Регистрационный номер проставляется предприятиями и организациями в формах финансовой отчетности. Два другие блока используются органами государственной статистики для автоматизированного ведения ОКПО в электронно-вычислительной машине.

Регистрационный номер состоит из 8 знаков, построен по комбинированной системе: первые два знака означают принадлежность к отрасли, последние - порядковый номер предприятия, организации. Например, отрасли промышленности присвоен код 01, лесному хозяйству - 05 и т.д.

ОКФС означает принадлежность предприятия к различным формам собственности.

ОКЕИ означает единицу измерения. Для бухгалтерского баланса, выраженного в тыс. руб., код единицы измерения составляет число «384/385».

ОКУД - общегосударственный классификатор управленческой документации. Каждому унифицированному документу соответствует свой код (табл. 1.2).

Таблица 1.2

ОКУД	Наименование бухгалтерского отчета
07 10001	Бухгалтерский баланс (форма 1)
07 10002	Отчет о прибылях и убытках (форма 2)
07 10003	Отчет об изменениях капитала (форма 3)
07 10004	Отчет о движении денежных средств (форма 4)
07 10005	Приложение к балансу (форма 5)

Код лицевого счета (организации, контрагентов) используется в бухгалтерском учете при заполнении платежного поручения.

С 1998 г. структура этого кода строится в соответствии с новым планом счетов и международным стандартом.

Указаниями Центробанка РФ рекомендуется сложная структура кода лицевого счета, построенная по комбинированной системе и включающая в себя до 11 различных признаков. Значность кода составляет 20 знаков, но может быть расширена и до 25 разрядов.

Структура кода лицевого счета представлена в табл. 1.3.

Отраслевые классификаторы содержат коды номенклатур, специфичных для данной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет присутствует во всех отраслях хозяйства, в эту группу следует отнести коды, единые для бухгалтерского учета, разработанные в централизованном порядке, например коды счетов синтетического учета. Многие отраслевые коды содержатся в типовых проектах автоматизированной обработки учетных задач. Например, коды видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей, норм амортизационных отчислений, категорий работающих, разрядов работ, статей затрат, вида деятельности и др.

Таблица 1.3

Номер признака	Кол-во разрядов признака	Номер позиции	Наименование признака
1	1	1	Номер балансового раздела
2	2	2-3	Номер счета первого порядка
3	2	4-5	Номер счета второго порядка
4	3	6-8	Код валюты
5	1	9	Защитный ключ
6	2	10-11	Номер филиала
7	2	12-13	Номер подразделения
8	5	14-18	Номер счета (порядковый)
9	2	19-20	Аналитический код
10	2	21-22	Код внутренней аналитической группы
11	3	23-25	Код внутренней группы

Локальные классификаторы составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия и организации. Проектирование на предприятии локальных кодов ведется в обязательном порядке, даже если используется типовой проект автоматизированной обработки. Локальные коды должны быть едиными для всего предприятия и использоваться различными его службами. При создании АИС на предприятии ведется составление кодов следующих номенклатур: структурных подразделений, материальных ценностей, оборудования, работающих, специальностей, деталей, узлов и соединений; полуфабрикатов, готовой продукции, поставщиков и покупателей. Коды этих номенклатур используются всеми подразделениями предприятия, в том числе при обработке бухгалтерских задач. Дополнительно к этому перечню для учетных задач кодируются субсчета, счета аналитического учета, материально-ответственные лица, подотчетные лица, основные средства.

Приступая к составлению классификаторов на предприятии, вначале выявляют, какие общегосударственные и отраслевые классификаторы можно использовать при создании автоматизированной системы, и только затем составляют локальные коды. Наряду со специалистами по машинной обработке в этом процессе заметную роль играют экономисты-пользователи.

Составление классификаторов выполняется в два этапа: первый - классификация информации; второй - кодирование.

Классификация осуществляется в следующей последовательности. Сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию/При этом соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Например, при кодировании материалов выделяется вид, группа, подгруппа. Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень однородных наименований, состоящий из отдельных строк - позиций, называется номенклатурой. В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, можно отметить, что классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимостей внутри признаков.

После составления классификации выполняется следующий этап - кодирование - процесс присвоения условного обозначения различным позициям, номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, буквенными, буквенно-цифровыми и состоять из одного или нескольких знаков.

После присвоения кодов создается классификатор - систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений - по следующей форме:

Наименование позиций	Код

Классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки первичных документов, создаваемых вручную, к машинной обработке. Коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные места в документе, в зоны, где размещаются постоянные и переменные признаки документа. При автоматизированной обработке экономических задач предусматривается хранение всех классификаторов на машинных носителях в банке данных в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в первичных документах и в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ЭВМ с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате.

В процессе обработки информации на ЭВМ, обращаясь к справочнику, фамилия, имя, отчество подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной документации печатаются все фамилии работающих.

К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета и маркетинга); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значности кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной. Значность кодов данной номенклатуры является одинаковой для всех позиций. Иногда к основному коду через тире добавляют контрольный разряд, который обеспечивает автоматическое нахождение ошибки при неправильном проставлении экономистом какой-либо цифры в коде или при перестановке цифр. Как показывает практика, это наиболее частые ошибки, допускаемые при кодировании.

Рассмотрим практические примеры построения некоторых кодов, используемых при обработке учетной информации.

Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной обработке, так и в условиях ее автоматизации. При существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета составляет четыре знака: первые два - номера синтетических счетов согласно плану, утвержденному Министерством финансов РФ приказом № 94 от 31 октября 2000 г.; последующие коды аналитического учета (субсчета, статьи затрат), которые устанавливаются на предприятии, в организации (фирме). Система балансовых счетов, используемых в международном учете, предусматривает для выделения субсчетов четырех разрядов. Коды аналитического учета широко используются при составлении рабочего плана счетов. В проектах автоматизированной обработки бухгалтерского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и значностью. Программы позволяют вести учет по разным вариантам Уровней аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, в организации (фирме).

Построение кода счетов бухгалтерского учета имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальную обработку отдельных участков учета и где весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйственных организаций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики - это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 70 - «Рабочие и служащие» - можно выделить два уровня: первый - для подразделения, второй - для табельных номеров. В данном случае аналитические сводки будут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров.

Для учета товаров можно выделить следующие субсчета: 41.1 «Товары на складах»; 41.2 «Товары в розничной торговле»; 41.3 «Тара под товары». Для ведения аналитического учета по товарам в программе «1С: Бухгалтерия» создается список субконто товаров и мест хранения - складов. Для дополнительного учета в разрезе материально-ответственных лиц в основном плане счетов типовой конфигурации к счету 41 «Товары» в разрезе субсчетов дополнительно создается еще один список субконто «Сотрудники».

Ведение аналитического учета материалов (счет 10) по различным признакам возможно, если программой предусмотрено выделение нескольких знаков для кодирования субсчетов. Например, при учете материалов нужно выделить три уровня аналитики: вид материальных ценностей (1 знак), склад (1 знак) и номенклатурный номер материала (2 знака), что требует четырехзначного кода субсчета.

Предположим, на предприятии имеется 7 видов материалов и 99 их наименований, которые могут располагаться в трех складах.

Закодируем эти наименования:

а) виды материалов:

• сырье и материалы - 1;
• полуфабрикаты - 2;
• топливо - 3;
• запасные части - 4;
• прочие материалы - 5;
• тара - 6;
• строительные материалы - 7;

б) склады:

• сырье и материалы - 1;
• топливо - 2;
• строительные материалы - 3;
• в) материалы:
• краска масляная - 01;
• белила цинковые - 02;
• гвозди отбойные - 03;
• и т.д.

Приведем пример построения кода масляной краски с учетом зависимости всех выделенных признаков:

• балансовый счет - 10;
• строительные материалы - 7;
• склад строительных материалов - 3;
• номенклатурный номер масляной краски - 01.

Общий вид кода: «107301».

Код многозначный, с выделением четырех признаков, построен по комбинированной системе.

При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автоматизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе балансовых счетов, видов материалов и складов, номенклатурных номеров материалов.

При автоматизации отдельных комплексов учетных задач на крупных предприятиях кодирование различных номенклатур не связывают с балансовыми счетами. При кодировании подразделений предприятия используют самую простую порядковую систему кодирования. Например, администрация - 1, бухгалтерия - 2, коммерческий отдел - 3 и т.п. На крупных предприятиях с большим количеством подразделений можно использовать серийную систему кодирования: все цеха и отделы группируются по производственному признаку, и каждой группе присваивается серия номеров. Например:

• администрация - «01-08»;
• основное производство - «09-25»;
• вспомогательное производство - «26-31»;
• непромышленные хозяйства - «32-42».

Классификатор фамилий работающих (табельных номеров) может строиться по-разному. Наиболее удобно при его построении выделять два признака: подразделение (цех, отдел) и порядковый номер работающего внутри каждого подразделения.

Работа бухгалтера с классификаторами и кодами при компьютерной обработке учетных задач заключается в следующем:

• просмотр и корректировка программных справочников, содержащих план счетов, типовые проводки;
• составление локальных классификаторов;
• загрузка локальных классификаторов в машину;
• использование созданных справочников и классификаторов для ручного кодирования признаков в первичных документах.

В машине коды используются для составления сводных таблиц и подсчета итогов по группировочным признакам. Просмотр и корректировка программных (типовых) справочников выполняется, как правило, учетным персоналом при использовании типового программного продукта на стадии его изучения и внедрения.

Состав предлагаемых машиной справочников и их содержание, как правило, указаны в меню «Справочники», где содержится перечень позиций номенклатуры (план счетов, типовые операции и т.д.) и их коды, например, справочник плана счетов имеет вид:

Код	Наименование

Просмотр и корректировка заключается в изучении справочника, определении соответствия содержания справочника специфики деятельности предприятия. Программой предусмотрено удаление отдельных позиций справочника, его корректировка, ввод новых позиций. Например, можно ввести новый счет, создать проводку. Техника работы со справочниками изложена в гл. 2.

Состав и содержание справочников, предусмотренных в типовых программах, являются едиными для организаций, предприятий.

Составление локальных кодов ведется по самым разнообразным номенклатурам, например, работающие, материалы, подразделения, готовая продукция и др. Составление локальных кодов происходит вручную, при этом используются различные системы кодирования (порядковая, серийная, позиционная, комбинированная). Номенклатуры кодируются буквами, цифрами, мнемокодами. Большая роль в составлении локальных кодов принадлежит пользователям. В результате выполнения этого этапа создаются классификаторы, после чего их заносят в машину. Для размещения каждой номенклатуры (например подразделений, материалов и др.) в программе предусмотрено специальное место, определяемое блоком меню «Справочники». В частности, в программе «Парус» предусматривается заполнение справочников для размещения материалов, готовой продукции, основных средств; организаций; материально-ответственных и подотчетных лиц.

Данные всех справочников содержат файлы, входящие в базу данных справочной (постоянной) информации.

В процессе обработки они объединяются с базовыми массивами переменной информации, полученными на основании данных первичных документов, и обеспечивают составление сводок.

Заполнение каждого справочника происходит индивидуально. Запись каждой позиции осуществляется через специальное окно, в которое заносятся реквизиты, характеризующие тот или иной признак. Например, при занесении данных об организации вводятся: полное наименование, мнемокод или код, адрес, расчетные счета и т.д. Запись данных о материалах может содержать наименование, коды группы, подгруппы, склада, материально-ответственного лица. Составленные справочники постоянно хранятся в машине. Периодически выполняется их корректировка: добавляются новые позиции, исключаются ненужные.

Справочники могут пополняться в ходе обработки бухгалтерской задачи новыми позициями. Например, если при вводе первичного документа встречается новая организация, то имеется возможность одновременно с вводом документа занести данные о ней в справочник организаций.

Основное назначение справочников - автоматизация заполнения первичных документов. Ввод данных первичных документов в ПК может происходить двумя способами: на экране возникает копия формы документа, либо появляется окно унифицированного ввода «Добавление документа», используемое для составления различных документов с одинаковым составом реквизитов.

В этом случае необходимо при помощи справочника документов указать, какой именно вид документа составляется (платежное поручение, накладная и др.), проставив необходимый мнемокод: ПП, НАКЛ. В любом случае для размещения каждого реквизита отводится специальное поле. Если находящийся в поле реквизит присутствует в справочнике (например поставщик), то с нажатием специальной клавиши (например F2) происходит обращение к справочнику, поиск нужной позиции и автоматическое ее занесение в документ.

В некоторых программах при помещении курсора в это поле машина автоматически выдает на экран справочник, откуда курсором выбирается нужная позиция.

Мнемокоды, коды используются для составления сводных таблиц с различной детализацией по всем содержащимся позициям или выборочно. С этой целью программа перед составлением каждой сводки просит дать формат группировочных признаков, по которым ведется подсчет итогов и составление сводок. Например, если сводка по материалам составляется в разрезе материально-ответственных лиц, указывается мнемокод «МОЛ»; в разрезе складов - код складов и т.п.

Штриховое кодирование. Программные продукты, обеспечивающие выполнение учетных операций с товарами и материалами (например «БЭСТ-4» и др.) предусматривают использование систем штрихового кодирования информации, включающих в себя совокупность штриховых Кодов и технических средств их считывания.

Штриховые коды основаны на методе оптического считывания информации и принципе двоичной системы.

При штриховом кодировании код строится в виде чередования широких и узких, темных и светлых полос. Существует несколько стандартов штриховых кодов, контролируемых международными и национальными организациями.

В структуре кода могут выделяться: страна-производитель товара, производитель, предприятие, код продукта, код упаковки и т.д.

Код страны присваивается международной организацией EAN International. Использование кодов контролируется соответствующими международными организациями.

Применение штрихового кодирования позволяет проследить за движением товара. Штрих-код сначала наносится на специальные носители информации (бумагу, самоклеющуюся пленку и др.), а затем на товар. Для считывания штрихового кода с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа. При этом обеспечивается предварительная обработка данных. Штрих-коды могут использоваться, например, в крупных магазинах. При поступлении товара штрих-код считывается сканером, и информация о нем остается в компьютере. В торговом зале рабочее место кассира оснащается специальным кассовым аппаратом, входящим в вычислительную сеть. В память компьютера занесены все характеристики товара и цена. При покупке товара кассир считывает сканером штрих-код, и информация о проданном товаре поступает в компьютер для получения оперативной информации об объеме продаж, запасах продукции на складе, изменении цен. Применение штрих-кодов дает большой эффект за счет снижения трудоемкости обработки информации.

1.4.2. Учетная документация и технология ее формирования

Основными носителями информации при автоматизированной обработке учетных задач являются входные и выходные документы утвержденной формы - носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную либо при помощи технических средств. Выходная документация включает в себя сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется главным образом на печатающих устройствах (принтерах) ПК. В бухгалтерском учете принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Госкомстатом РФ и Министерством финансов РФ. Вся документируемая информация обеспечивает приведение множества экономических показателей в определенную систему с целью установления терминологического единства, однозначности описания, взаимосвязи между показателями. Например, структура системы показателей в бухгалтерском учете распределяется по различным участкам учета: труду и заработной плате, материалам, основным средствам и др.

Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации. Унификация документации произведена в государственном масштабе в 1970-х годах. Постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ» определены требования к унифицированной системе документации (УСД), включающей в себя комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям построения. Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющее юридическую силу. В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с общегосударственным классификатором управленческой документации (ОКУД).

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам: стандартная форма построения, приспособление к автоматизированной обработке, минимизация показателей, исключение дублирования, включение всех необходимых для целей управления показателей.

Что же касается первичной документации для бухгалтерского учета, то создать полностью унифицированные системы документации по всем его участкам не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета.

Созданы единые для всех предприятий межотраслевые унифицированные документы для учета основных средств, финансовых операций (формы № ОС-1, № ОС-3 и др.); для учета труда и заработной платы (№ Т-1, № Т-8), учета материалов (№ М-2, № М-4 и др.).

В соответствии с совместным Постановлением Госкомстата РФ и Министерства финансов «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях, независимо от форм собственности, осуществляющих деятельность на территории РФ, унифицированных форм первичной учетной документации» с 1 января 1999 г. организации обязаны применять унифицированные формы по следующим видам имущества и сферам деятельности:

• по учету труда и его оплаты;
• по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
• по учету основных средств и НМА;
• по учету материалов и МБП;
• по учету торговых операций;
• по учету результатов инвентаризации;
• по учету работы в автомобильном транспорте;
• при использовании штрихового кодирования;
• по учету кассовых и расчетных операций и др.

Организации имеют право на включение в них дополнительных реквизитов, учитывающих характер операций. С 1 января 2001 г. вступило в силу Постановление Правительства РФ «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчете НДС».

Предприятия и организации могут применять для документирования хозяйственных операций унифицированные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 126 «О бухгалтерском учете» и обеспечивающие достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных хозяйственных операций. К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся: наименование документа; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления; личные подписи указанных лиц. Состав самостоятельно разрабатываемых форм учетных документов определяется принятой учетной политикой предприятия.

В соответствии с требованиями унифицированной документации документ должен иметь стандартную форму построения с выделением трех частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (см. рис. 1.6).

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

• наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);
• характеристика документа (индекс, код по ОКУД);
• наименование документа;
• зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов-признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют по две регистрационные клетки: в одной типографским способом впечатано название признака, в другой - от руки проставляют его коды. В основном это коды тех группировочных признаков, по которым производится сводка.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые основания и их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют «подсказы».

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

Учитывая, что постановлениями МФ допускается применение самостоятельно разрабатываемых форм документов, рассмотрим установленный порядок их составления.

На предварительной стадии создания автоматизированной обработки учетных задач в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов, применяемых при решении задач. При этом выявляются унифицированные документы, а также возможность замены действующих документов унифицированными. Если такая возможность не представляется, то осуществляется разработка форм новых первичных документов, т.е. замена действующих документов новыми, приспособленными к автоматизированной обработке. Эта работа выполняется специалистами по автоматизированной обработке совместно с экономистами-пользователями.

Разработка форм первичных документов организациями осуществляется в следующей последовательности:

• уточняется состав реквизитов, включаемых в документ; их состав должен отвечать целям управления;
• выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, а затем распределяются по трем зонам (см. рис. 1.6):

1-я зона - постоянные признаки, располагаемые в заголовочной части в рамке для проставления кодов постоянных признаков;

2-я зона - переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования признаков;

3-я зона - количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа. Контрольные суммы получаются путем арифметического подсчета данных строки, графы или документа. Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину. Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в ПЭВМ с помощью клавиатуры.

При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и используются при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку.

Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.

Некоторые расчетно-платежные документы (например платежные поручения) имеют несколько иное построение зон для автоматизированной обработки. Коды постоянных признаков (дебет, кредит) расположены в содержательной части документа. Это обусловлено спецификой заполнения расчетно-платежной документации. Однако такое расположение реквизитов не снижает качества автоматизированной обработки.

Распределение реквизитов документа по зонам, подлежащим автоматизированной обработке, связано с вводом данных первичных документов в машину. Обоснование выделения этих зон определялось технологическим процессом централизованной обработки учетных задач на перфорационных машинах и универсальных ЭВМ, где выполнялись трудоемкие операции по предварительному переносу данных документа на машинные носители и их контролю.

Децентрализованная обработка бухгалтерских задач на персональных компьютерах привела к появлению другой организации технологического процесса, в которой отсутствует предварительный перенос данных на машинные носители. Появились принципиально новые подходы к вводу информации в машину, где не играет большого значения установленный традиционный порядок расположения реквизитов в документе: сначала постоянные признаки, затем переменные признаки и количественно-суммовые основания. Главным остается требование соблюдения единого расположения реквизитов в первичном документе и машинном макете, используемом для ввода данных в ПЭВМ.

Рис. 1.6. Пример построения унифицированного первичного учетного документа

К сожалению, многие разработчики машинных программ не учитывают этого момента, в результате пользователь при вводе данных в машину зачастую вынужден выбирать их из разных мест документа, что в свою очередь снижает эффективность автоматизированной обработки. Отсюда логично сделать вывод, что проблемы приспособления первичных документов к требованиям электронной обработки на персональных компьютерах еще не нашли своего решения.

Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины. Современный уровень развития технологии автоматизированной обработки информации предусматривает два способа ввода данных в машину.

Первый способ - предварительный перенос информации с документа на машинные носители: магнитные ленты, магнитные диски на специальных устройствах подготовки данных. Этот способ применялся ранее при централизованной обработке информации на Вычислительном центре.

Второй способ - ввод информации в ПК непосредственно пользователем путем набора данных с помощью клавиатуры, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации без наличия специальных устройств сначала на экране дисплея, а затем на машинные носители (магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на экран дисплея и машинные носители выполняется по унифицированным схемам (макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея или машинном носителе.

Проектирование макета имеет свои особенности при использовании персональных компьютеров, так как составленный макет отражается на экране дисплея. Возможна организация построения различных вариантов макета ввода информации с использованием дисплея.

Первый вариант предусматривает проектирование и отражение на экране дисплея точной копии первичного документа (см. рис. 1.6). В этом случае данные документа вводятся в отраженный макет с помощью клавиатуры. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам (КС). При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

Рис. 1.7. Стандартный макет ввода унифицированных документов в ПЭВМ

Второй вариант построения макета заключается в составлении единого стандартного макета для ввода различных унифицированных форм документов. Необходимым условием является ввод в ПЭВМ документов с одинаковым составом реквизитов. Пример стандартного макета системы «Парус» приведен на рис. 1.7.

После заполнения такого стандартного макета в машине автоматически создается реестр составленных документов.

Обеспечивается отражение на экране и печать формы первичного документа с заполненными данными.

Третий вариант ввода данных первичного документа имеет несколько иную форму ввода. Вводимые реквизиты располагаются построчно: слева наименования, справа - поле для ручного ввода данных. Например, в программе «БЭСТ-4» при вводе в машину банковских выписок на экране дисплея отражается следующее (см. рис. 1.8).

Первые два варианта макета ввода данных применяются при использовании унифицированных документов, построенных по стандартной форме, с выделением зон для автоматизированной обработки.

Третий вариант удобен для ввода данных в ПЭВМ с нестандартных документов, с произвольным расположением реквизитов, без четко выраженной структуры построения.

Высвечивается на экране	Вводится вручную на основании банковских выписок
Оборот	Кредитовый
Дата операции	23.01.02
Документ	ПП от 19..01.02
Корреспондирующий счет	Оплачены материалы и товары
Партнер	Оптовая база
Сумма	1000

Рис. 1.8. Макет для ввода нестандартных документов

Возможность создания форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПК, позволяет реализовать идею создания безбумажной технологии, обеспечивающей формирование машиной первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве машины. Машинный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем. Авторизация документа устанавливается паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к машине.

Составление форм ввода данных намного осложняется при организации многоуровневых АРМ. Определяющим моментом в данном случае является установление начального места ввода данных первичных документов и состава информации, предназначенной для межмашинного обмена информацией между различными уровнями АРМ.

На нижнем уровне АРМ предусматривается регистрация хозяйственных операций в момент их осуществления и оформление стандартного сообщения для передачи на другой участок АРМ для дальнейшей обработки. Передача такого сообщения выполняется двумя способами: с использованием магнитных дискет или по каналам связи. Второй способ может быть реализован только при наличии технических средств передачи данных и организации вычислительной сети. В пункте приема информация подвергается формальной логической проверке; при обнаружении ошибок автоматически формируется запрос к источнику информации. Само сообщение помещается в информационный файл, в котором находится на контроле и ждет уточнения. После уточнения данные поступают на автоматизированную обработку или передаются на другие участки АРМ.

Например, при учете материалов могут быть задействованы АРМ нескольких уровней: АРМ склада, АРМ бухгалтера материального учета, АРМ сводного учета, АРМ маркетинга, АРМ работника финансового отдела.

АРМ склада обеспечивает формирование первичных входных массивов по приходу и расходу материалов одновременно с совершением хозяйственных операций по поступлению и отпуску материальных ценностей и записью операций в карточку складского учета, где автоматически выводятся новые остатки по каждому номенклатурному номеру. Одновременно ведется автоматическое сравнение норм запаса с остатками по материалам и выдается сообщение на АРМ маркетинга о состоянии фактических остатков.

При учете труда и заработной платы АРМ расчетчика организует обмен информацией с АРМ отдела кадров, АРМами табельщика и нормировщика.

Программные и технические средства позволяют ускорить процесс формирования первичных документов путем использования стандартных заголовков, текста, автоматизации включения постоянной информации.

Результатом обработки бухгалтерских задач на ПК являются различные сводки, журналы-ордера, ведомости, сгруппированные по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях. В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графические изображения. Вывод сводных данных на машинные носители (магнитные дискеты) используется в автоматизированной информационной технологии при передаче данных на другие уровни АРМ при отсутствии непосредственной связи между ними, а также для архивации данных.

Важнейшим видом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах. Разработка форм сводных таблиц ведется в следующей последовательности.

При использовании типовых проектных решений автоматизированной обработки учетных задач изучается возможность получения типовых сводок, ранее разработанных в проектах. Производится, по мере необходимости, привязка типовых форм вывода к конкретным условиям. Определяется состав сводок, необходимых данной организации, составление которых не предусмотрено типовым проектом. В случае составления индивидуального проекта выполняется разработка всех выходных документов. Для этого определяется состав показателей, выводимых машиной. Далее они распределяются по выходным документам в определенной последовательности, учитывая при этом состав используемых информационных массивов, хранящихся в банке данных.

При размещении реквизитов в выходных документах устанавливается иерархия группировочных признаков и подсчитываемых итогов. Группировочные признаки располагаются по степени убывания уровня их подчиненности, а количественно-суммовые итоги - по степени возрастания итогов. Каждой сводке дается наименование и разрабатывается эскиз ее формы с учетом эксплуатационных возможностей ПК.

В ходе разработки подготавливаются «шапки» выходных таблиц, т.е. наименования сводки, а также подлежащего и сказуемого. «Шапки» выходных таблиц записываются на машинные носители и используются при составлении сводных таблиц на ПК. Наименования подлежащего и сказуемого следует делать более краткими, поскольку размер печатающего устройства ограничен. Длинные наименования строк и граф сокращаются с таким расчетом, чтобы не было искажения содержания. Применение видеотерминальных устройств для отражения сводок на экране предъявляет к составлению форм документов те же общие требования, но содержит и дополнительные условия, связанные с разработкой специальных форм запроса и форм вывода ответа на запрос.

При разработке размещения выводимой информации на экраны видеотерминальных устройств целесообразно учитывать следующие их характеристики: код формата, число строк в кадре, число символов в строке, информационная емкость экрана (знаков), набор воспроизводимых знаков (до 256 символов). Выбор конкретного формата выводимой информации производится с учетом указанных требований.

Для отображения алфавитно-цифровой информации наиболее часто применяется формат размером 24 строки и 80 знаков в строке. Дисплей может быть монохромным или цветным, на котором отражаются буквы русского и латинского алфавитов, цифры, синтаксические, математические и специальные знаки. Экран дисплея можно разделить на окна, имитирующие документы, с которыми ведется работа, а с помощью функциональных клавиш можно отредактировать информацию.

К выходным бухгалтерским сводкам предъявляются следующие требования. Состав содержащихся в них показателей должен быть достаточным для целей управления. Особое внимание уделяется достоверности отражаемых данных, их логическому расположению. Сводки должны выдаваться к указанному сроку, в регламентом режиме и при ответе на запрос. Машина должна изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную, содержательную и оформляющую части. В соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

Современное программное обеспечение позволяет осуществлять проектирование различных документов непосредственно на персональном компьютере.

Для этих целей широкое распространение находят машинные программы под общим названием «Электронные таблицы» (или «Табличные процессоры»), в качестве которых наибольшее применение находят такие пакеты, как Excel, Квадро-про и др.

Электронная таблица, помещенная в машине, может быть различных размеров. Поскольку вся таблица не может одновременно появиться на экране, то высвечивается ее фрагмент (например: 24 строки × 12 граф). Специальные операции обеспечивают передвижение таблицы по экрану.

При разработке форм документа с помощью ПК так же, как и при ручном способе, вначале необходимо на бумаге составить эскиз документа, установить состав включаемых в него реквизитов и их расположение, дать наименование документу, строкам и графам. Создание документа на машине обеспечивается выполнением специальных команд. Вначале на экране появляется стандартная электронная таблица, которая при помощи соответствующих действий преобразуется в нужную форму документа. При этом:

• устанавливаются графы нужного размера в зависимости от значности помещаемых в них реквизитов;
• проводятся вертикальные и горизонтальные линии в таблице;
• впечатывается название документа, граф и строк.

Спроектированная на дисплее форма документа (таблица) может сразу использоваться для заполнения ввода информации в память машины либо применяться по мере надобности для занесения в него исходных данных.

1.5. Характеристика бухгалтерских автоматизированных систем

Бухгалтерские автоматизированные системы - функциональное программное обеспечение, предназначенное для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач.

Правильный выбор программного продукта - один из определяющих Моментов автоматизации бухгалтерского учета. Выбор программного обеспечения осуществляется на стадии организации и проектирования АИС на основании данных обследования информационной системы объекта. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ: от самых простейших, способных выполнить минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. При выборе программного обеспечения для предприятия возможны различные варианты.

1. Приобретение у фирмы-производителя готового типового программного продукта, полностью отвечающего потребностям этого предприятия.
   Такие типовые программные продукты успешно реализуют бухгалтерский учет на предприятиях однородной деятельности с общей спецификой учета и находят широкое применение на малых и средних предприятиях.
2. Составление индивидуального проекта, если невозможно подобрать типовую программу для предприятия. Индивидуальное проектирование выполняется как силами программистов предприятия, так и с привлечением специалистов со стороны. Следует иметь в виду, что стоимость проектных работ при этом значительно увеличивается по сравнению с приобретением типового проекта. Индивидуальное проектирование рекомендуется проводить на предприятиях со своей спецификой учета, в основном на крупных и средних предприятиях.
3. Доработка и установка типового проекта «под ключ» осуществляется фирмами, занимающимися консалтингом в области информационных технологий, а также франчайзинговой сетью, обеспечивающими настройку системы на решение любых отраслевых и специализированных задач, адаптацию к специфике учета на конкретном предприятии.

Франчайзинговая сеть партнеров-внедренцев создана и развивается фирмой «1С: Франчайзинг». Консалтинговые услуги осуществляются корпорациями «Галактика», «Парус», фирмой «Инфософт» и др. Эти организации оказывают помощь в выборе программных средств; осуществляют продажу программных продуктов; выбор технических средств, их доставку, установку, настройку, внедрение, послепродажное обслуживание, консультации, обучение пользователей.

Расширение круга оказываемых услуг фирмами-производителями программных продуктов вызвано их жесткой конкуренцией на рынке. Этот вид услуг находит все большее применение на средних и крупных предприятиях, так как обеспечивает грамотное создание автоматизированных систем специалистами.

Первый и третий варианты выбора программного продукта фактически ставят пользователя в зависимость от производителя. Очень трудно вести речь об универсальности бухгалтерских автоматизированных систем. Специфика ведения бухгалтерского учета на разных предприятиях, постоянно меняющиеся налоговые законодательства, изменение форм отчетности предопределяют необходимость адаптации и доработки практически любой системы к специфике учета и изменяющимся условиям. Лидирующее место на рынке заняли универсальные пакеты программ, предлагающие комплексный бухгалтерский учет. В условиях перехода к рыночной экономике усиливаются тенденции интеграции бухгалтерского учета с другими функциями управления, что находит отражение в составе программных продуктов. Немалое влияние на этот процесс оказывают и зарубежные программы, которые уже давно идут по пути слияния бухгалтерских задач с задачами управления экономикой. Характерной чертой отечественных программ для бухгалтерского учета стало расширение их традиционного состава за счет таких дополнительных модулей, как финансовый анализ, учет инвестиций, производство, складской учет и др. Разработка программных продуктов ведется различными отечественными фирмами. Многие из них накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии. Завоевание рынка программных продуктов заставляет фирмы (корпорации) выпускать семейство программ самого широкого диапазона, в различных вариантах, применительно к различной специфике бухгалтерского учета. Фирмы составляют программные продукты в локальном и сетевом варианте. Следует иметь в виду, что сетевой вариант программ намного сложнее и дороже и предназначен в основном для использования на средних и крупных предприятиях, где ведется комплексная обработка бухгалтерских задач в тесной интеграции с другими функциями управления. Реализация сетевых программ предусматривает организацию многоуровневой вычислительной сети в бухгалтерии и сетевой обмен информацией между уровнями. Возможна организация ведения наиболее трудоемких участков учета (учет труда и заработной платы, учет материалов) на нескольких АРМ.

Программы сетевой версии отличаются большой сложностью и высокой стоимостью. При внедрении они требуют индивидуальной настройки и авторского сопровождения для каждого клиента, а также наличия в структуре организации специального подразделения, где работают хорошие системные программисты-сетевики, и введение должности администратора системы. Система должна обеспечивать устойчивую работу до 60 автоматизированных рабочих мест и поддерживать мощную базу данных, организованную при помощи современного программного обеспечения базы данных, например «Oracle», «Btrieve», «Informix» и др. Сетевая версия включает в себя расширенный состав программ, цель которых - автоматизация задач финансово-хозяйственной деятельности, объединение решения бухгалтерских задач с коммерческими и техническими службами, производством, различными отделами управления: труда и заработной платы, нормирования, планово-финансового управления и др. Выбор программ для реализации поставленных целей - довольно трудоемкий процесс, который объясняется сложной организационной структурой предприятия, большим количеством сотрудников, сложным документооборотом.

Как уже отмечалось, применение сетевых программ возможно только при организации локальной вычислительной сети на предприятии.

Локальная компьютерная сеть на предприятии в упрощенном виде построена следующим образом.

Имеется мощный компьютер-сервер, на котором находятся сетевые программы, основная часть информации, все базы данных, словари, данные бухгалтерского учета, формы счетов, договоров, приказов и др. Кроме того, имеется несколько автоматизированных рабочих мест - компьютеров (рабочих станций), связанных с этим сервером.

Наличие сети делает информацию, хранящуюся на сервере, доступной для всех пользователей в соответствии с теми правами, которые предоставлены им администратором сети. Это позволяет, например, финансовому директору просматривать проводки, которые выполняет бухгалтер, а также ввести разделение труда, при котором каждый бухгалтер выполняет на компьютере свой участок работы, а главный бухгалтер затем делает баланс, используя информацию, собранную со всех автоматизированных рабочих мест.

Или, например, трое менеджеров по продажам могут одновременно выписывать счета, используя одни и те же данные о наличии товара на складе.

Для обеспечения функционирования локальной вычислительной сети (ЛВС) необходимо соответствующее программное обеспечение. В локальных сетях с выделением серверов используются специальные операционные системы, обеспечивающие надежную и эффективную обработку многих запросов от рабочих мест пользователей. На рабочих станциях такой локальной сети может использоваться любая операционная система, например DOS, Windows и т.д. На серверах применяется операционная система Novell Netware (версии 3.12 или 4.1), или Windows NT Serves. Иногда применяются и другие операционные системы: OS/2 Server Advanced, различные варианты UNIX и др.

1.5.1. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

В настоящее время не существует единой, комплексной, общепринятой классификации бухгалтерских программ. Условно можно выделить несколько классификационных признаков:

• ориентация на размер предприятия;
• локальные и сетевые версии;
• ориентация на бухгалтерский учет в различных сферах деятельности (промышленности, торговли, строительстве), а также ориентация на бюджетный учет;
• отечественные и зарубежные программы.

Основным классификационным признаком бухгалтерских программ остается их ориентация на размер предприятия и состав выполняемых ими функций. Накопленный опыт составления и применения программ компьютеризации бухгалтерского учета позволяет выделить четыре их группы (см. рис. 1.9).

Рассмотрим краткую характеристику пакетов этих групп.

Пакеты «Мини-бухгалтерия». В 1994 г. отмечен «пик» числа производителей, предлагающих эти программы. Сегодня многие разработки интенсивно вытесняются программными продуктами лидеров. Некоторые производители предлагают более совершенные системы. К этой группе относятся программы бухгалтерского учета и подготовки отчетных документов, предназначенные для предприятий малого бизнеса, с бухгалтерией малой численности, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета, ведущим относительно несложный учет. Сюда относится большое количество популярных программ, достаточно универсальных и логически законченных, под общим названием «Проводка → Главная книга → Баланс», выполняющих в основном функции синтетического и несложного аналитического учета. К типовым программным продуктам этого класса, имеющим наибольшую популярность и распространение, можно отнести следующие базовые варианты пакетов: «1С: Бухгалтерия» (фирма «1С», г. Москва), «Турбо-бухгалтер» (фирма «ДИЦ», г. Москва), «Инфо-бухгалтер» («Информатика», г. Москва), «Финансы без проблем» («Хакерс-Дизайн», г. Мариуполь), «Интегратор - Соло» («Инфософт»), «Инфин» (бухгалтерия-мини).

Рис. 1.9. Классификация бухгалтерских автоматизированных систем

Программы «Мини-бухгалтерия» пользуются наибольшим спросом на современном рынке бухгалтерских программ, удовлетворяют потребности большинства коммерческих фирм; они сравнительно недорогие я легко адаптируются к условиям пользователя. Пакеты этого класса ориентированы на пользователя-непрофессионала и легко осваиваются бухгалтером. Основой всех пакетов является правильное отражение финансово-хозяйственных операций в виде бухгалтерских проводок в едином журнале хозяйственного учета без выделения отдельных участков учета. Бухгалтер освобождается от ручной работы по ведению учетных регистров, журналов-ордеров, ведомостей затрат по статьям калькуляции, составлению отчетности. На основании проводок, занесенных в единый журнал хозяйственных операций, обеспечивается получение оборотно-сальдовой ведомости, шахматной ведомости, Главной книги, баланса, карточек синтетического счета, отчетных форм. На экране дисплея оперативно отражаются обороты по счетам, входящее и исходящее сальдо, обороты Главной книги. Все выходные формы могут выводиться на экран, жесткий диск, дискету и печать. Несмотря на большое разнообразие программ для малого бизнеса, можно выделить их некоторые общие черты. Так, программы в основном предназначены для ведения синтетического учета, но в них предусматриваются и возможности выполнения несложного аналитического учета при небольшом объеме информации. В программах предлагаются различные подходы к организации аналитического учета. Наибольшее распространение получило кодирование субсчетов и счетов аналитического учета. С этой целью программой предусматривается кодирование в плане счетов субсчетов и счетов аналитического учета, о чем подробно было изложено в § 1.4. Несколько по-иному аналитический учет выполняется в программе «1С: Бухгалтерия», где открытие субконто происходит по балансовому синтетическому счету. Технику ведения субконто можно усвоить, выполнив практические занятия с использованием «1С: Бухгалтерия», приведенные в гл. 2.

Можно также отметить такие общие характеристики программ, как похожее построение меню, оперирование одними и теми же клавишами, наличие плана счетов, типовых проводок, помощи в виде подсказок, календаря, калькулятора; использование типовых форм бухгалтерской документации, возможности работы с различной валютой, формирование в машине справочников, создание архивной копии, возможность получения расчетов за любой период, настройка машины на заданный период и др. Пакеты могут обеспечивать печать некоторых форм первичного учета: платежных поручений, накладных, приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтер может самостоятельно корректировать и настраивать план счетов; изменять, исключать и вводить новые типовые операции, создавать новые схемы корреспонденции счетов. Приведенные характеристики в полной мере относятся буквально ко всем бухгалтерским программам, независимо от их ориентации на малые, средние или крупные предприятия.

Пакет «Мини-бухгалтерия» расположен на одной-двух дискетах (или CD-ROM) и предусматривает ведение бухгалтерского учета на одном ПК путем организации локального автоматизированного рабочего места бухгалтера. Не исключена возможность организации на малом предприятии и небольшой локальной вычислительной сети, состоящей из 3-4 персональных компьютеров, установленных у руководителя, менеджера и бухгалтера.

Пакеты «Мини-бухгалтерия» успешно применяются на малых предприятиях с небольшой численностью сотрудников и небольшим объемом информации. Но по российскому законодательству малыми в разных ситуациях могут считаться предприятия с различными характеристиками, в том числе и с численностью работников. Для промышленности, строительства и транспорта численность установлена до 100 человек, сельского хозяйства и научно-технической сферы - до 60 человек, в оптовой торговле - до 50 человек, а в розничной торговле и бытовом обслуживании населения - до 30 человек. В соответствии с Указаниями по ведению бухгалтерского учета и отчетности и применению регистров бухгалтерского учета на малых предприятиях, имеющих незначительное количество хозяйственных операций, учет может осуществляться по упрощенной форме учета, что вполне обеспечивается пакетом «Мини-бухгалтерия». Малое предприятие само выбирает форму бухгалтерского учета исходя из своих потребностей, приспосабливает учетные регистры к специфике своей работы при соблюдении основных принципов ведения учета, составляет рабочий план счетов. При упрощенной форме учета в качестве регистра синтетического учета используется книга учета хозяйственных операций, а в качестве регистров аналитического учета применяются различные ведомости: учета основных средств, учета производственных запасов и товаров, учета затрат на производство, учета денежных средств и фондов и др.

Обработка бухгалтерского учета на малых предприятиях с большой численностью работающих, со значительным объемом хозяйственных операций и при необходимости составления многих регистров аналитического учета затрудняется использованием пакета «Мини-бухгалтерия». Это и вызвало появление пакетов более высокого уровня - интегрированных систем.

Пакеты «Интегрированная бухгалтерская система» (ИБС). Большинство разработок этого класса «выросло» из предыдущего. Сегодня группа ИБС является одной из наиболее распространенных. Как правило, система работает локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2-5 человек. При локальном использовании системы на компьютере находится целиком вся система, в сетевом варианте - на нескольких АРМ по участкам учета. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие (версии 7.5, 7.7)», кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, выполнения операций по сбыту и снабжению, финансовому планированию и анализу, а также автоматизации документооборота.

Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Основой пакета, как и в «Мини-бухгалтерии», является Головной модуль «Проводка - Главная книга - Баланс», а также модули для выполнения отдельных участков учета. Состав модулей, обеспечивающих автоматизированную обработку бухгалтерских задач, неодинаков в разных программах. В основном это модули, осуществляющие ведение аналитического учета по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств и учету товаров. Для учета заработной платы создается, как правило, самостоятельная программа, но этот модуль может находиться и в общей программе.

Последовательность обработки учетных задач в интегрированных системах заключается в следующем. Сначала обрабатываются отдельные бухгалтерские задачи по участкам учета, в результате чего происходит составление аналитических сводок.

После окончания обработки участка учета (или в ходе обработки) бухгалтерские проводки поступают в головной модуль и записываются в единый журнал хозяйственных операций, на базе которого получаются оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга, карточки счета, баланс, отчетные формы. Таким образом, осуществляется интеграция обработки всех бухгалтерских задач. Лучшими пакетами этого класса на выставках и конкурсах признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие версии 7.5, 7.7»), «Инфин», «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (4, 5, 6), «БЭСТ-3» «Интеллект-Сервис».

Пакеты «Комплексная система бухгалтерского учета». Бухгалтерский комплекс программ впервые был разработан в 1950-х годах для осуществления комплексной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х годах обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались «типовые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета.

При появлении персональных компьютеров сохранилась тенденция создания отдельных программ под каждый участок учета с возможностью последующей их интеграции.

Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется комплексом взаимосвязанных рабочих мест. Характерными чертами пакетов являются:

• наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета;
• интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности;
• развернутый аналитический учет по всем участкам учета;
• расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

Состав пакетов комплексов может быть следующим. АРМ главного бухгалтера (АРМ сводного учета), учет труда и заработной платы, учет материальных запасов, учет основных средств и НМЛ, учет затрат на производство, учет финансово-расчетных операций, учет готовой продукции. Состав пакетов может быть расширен за счет модулей, обеспечивающих учет финансовых результатов, учет капитальных вложений, финансовый анализ и др.

Состав пакетов может иметь отличие в комплексах, разработанных разными фирмами. Его содержание может пополняться за счет включения дополнительных модулей. Применение комплексов позволяет создать на средних и крупных предприятиях интегрированную бухгалтерию, где осуществляется комплексная автоматизация бухгалтерского учета. При этом необходимо соблюдать главный принцип: пакеты должны быть информационно взаимосвязаны, что возможно только при приобретении всего комплекса программ у одной фирмы-изготовителя, хорошо зарекомендовавшей себя на рынке программных продуктов. К ним относятся пакеты фирм: «Интеллект-Сервис» (программа «БЭСТ-4»), «Микро-Плюс» («Лука»), «Пролог», «Омега» («Бухкомплекс»), фирма «ЭЙС» («Гепард»), «Звезда», «Инфин» («Бухгалтерия-супер»), «Турбо-бухгалтер» (6 проф).

Корпоративные системы предназначены для автоматизации функций управления предприятием. Иногда такие системы называют «Корпоративными системами управления финансами и бизнесом». Система состоит из сложных компонентов, включающих в себя функционально полную подсистему бухгалтерского учета, а также подсистемы управления, планирования, элементы анализа и принятия решений, делопроизводства и т.д. Бухгалтерская составляющая в этих системах не является главенствующей, так как подобные системы в основном ориентированы на процесс давления. В такой системе большое значение имеет информационная взаимосвязь всех составных подсистем. Этот новый класс систем только зарождается в России. Многие зарубежные программные продукты относятся к этому классу. По прогнозам, в ближайшее время такие системы получат в России большое распространение, и спрос на них будет опережать предложение.

Корпоративные системы ориентированы прежде всего на управленцев-менеджеров и предусматривают организацию сложной многоуровневой локальной вычислительной сети предприятия и установку автоматизированных рабочих мест в различных подразделениях со сложным сетевым обменом информации. Системы отличаются большой сложностью, высокой стоимостью и требуют индивидуальной настройки под каждого клиента. Реализация корпоративных систем осуществляется, как правило, консалтинговыми организациями, выполняющими работу «под ключ».

Системы индивидуально дорабатываются и внедряются на базе типового ядра для каждого заказчика.

Сложность построения корпоративных систем заключается в наличии различных модулей программ. Типичным примером может служить корпоративная система «Галактика», где выделены функциональные контуры административного управления, оперативного управления, управления производством и бухгалтерский учет, для автоматизированной обработки которых предусматривается около 40 программных модулей (АРМ). Систему можно комплектовать из различных модулей. Корпоративные системы предназначены для использования на крупных предприятиях, в торговых центрах и универмагах, но могут в усеченном составе модулей применяться и на средних предприятиях. В качестве примера можно привести некоторые отечественные организации, разрабатывающие корпоративные системы для крупных предприятий: корпорация «Галактика», фирмы «Инфософт», «Никософт», «Омега», «Цефей», «Звезда». Переходят на составление корпоративных систем для средних предприятий и корпорация «Парус», фирма «1С» и др. Несомненным Достоинством этих организаций является комплексный подход к созданию АИС на предприятии. Они обеспечивают обследование информационной системы, выбор и поставку технических средств, установку программы «под ключ», сопровождение системы, обучение персонала.

Можно утверждать, что будущее за такими организациями. Из зарубежных разработок получили всемирную известность корпоративные системы «R/З», «Platinum», «Slala», «R/Style», «Concorde XAL» и др.

Кроме ориентации на размер предприятия, можно остановиться и на ряде других встречающихся в литературе классификационных признаках бухгалтерских программ.

1. Бухгалтерский конструктор - предусматривает самостоятельную настройку пользователем типовой программы в соответствии со спецификой предприятия и постоянными изменениями в законодательстве. Программа предусматривает наличие специального встроенного процедурного языка и средств настройки, предполагающие широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям пользователя. При овладении этим языком можно самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, составлять различные документы и др. Принципиально невозможно заложить в одну программу специфику учета различных бухгалтерий, поэтому такие системы стали делать как универсальные заготовки, из которых с помощью настроек можно сделать программу, подходящую для любой фирмы и несвязанную с ее спецификой. Этот класс программ обеспечивает независимость пользователя от разработчика и применим на малых и средних предприятиях, в основном в интегрированных системах. Лучшими в этом плане являются фирмы «Информатик», «Аквилон», «Интегратор». Фирма «1С» также использует в некоторых программах элементы конструктора на базе встроенного языка Visual-Basic.
2. Отдельные участки учета - программы, ориентированные на реализацию функций конкретного раздела учета или нескольких смежных разделов, например АРМ по учету труда и зарплаты, АРМ по учету товарно-материальных ценностей, АРМ учета основных средств. Как правило, фирмы специализируются на конкретных участках учета. Ориентация на автоматизированную обработку отдельных участков учета имела место в начальной стадии использования персональных компьютеров. В дальнейшем такой подход не позволяет осуществлять комплексную обработку бухгалтерского учета на предприятии, так как в них не предусмотрена информационная взаимосвязь отдельных участков учета, и предприятия вынуждены впоследствии переориентироваться на другие программы. Ряд фирм, таких как «Парус», «1С», наряду с интегрированными системами, выпускают и отдельные локальные программы по учету заработной платы, которые интегрируются с основной программой.
3. Отраслевые системы. Эта группа состоит из специализированных систем отраслевого применения. Ядром таких систем в большинстве случаев является бухгалтерский учет с включением специализированных отраслевых АРМ с выделением: «Промышленность», «Строительство», «Торговля», «Бюджетные организации» и др. Лучшими торговыми системами с наличием бухгалтерского учета признаны программы фирмы «Интеллект-Сервис», «1С», «Парус»; для бюджетных организаций - программа корпорации «Парус» фирмы «Интеллект-Сервис», «Инфософт», «1С».
4. Финансово-аналитические системы. Могут быть как в составе комплексной системы бухгалтерского учета (например программа, разработанная фирмой «Инфософт»), так и индивидуальными. Направление применения финансово-аналитических программ в комплексной увязке со всем комплексом учетных задач является наиболее перспективным. Впервые такие программы стали использоваться за рубежом, но с появлением мощных компьютеров и становлением рыночной экономики это направление стало активно развиваться и в России. Программы финансово-экономического анализа являются незаменимым инструментом для анализа, прогнозирования и управления бизнесом, помогают получить наиболее оптимальные варианты развития предприятия. Условно можно выделить следующие подклассы: «Система анализа хозяйственной деятельности предприятия» и «Системы для работы с инвестиционными проектами». Наиболее успешно работает в этой области фирма «ИНЭК». Ею составлен ряд программных продуктов анализа финансового состояния банков (программы АФСКБ, «ОФО-БАНК-2», «Банковский аналитик», «Инвестор»), промышленных предприятий и торговых организаций (программы серии «Аналитик», «Экономический анализ и прогноз деятельности предприятия», «Инвестор»), для бухгалтерии («ИНЭК-бухгалтер»), а также для малого бизнеса и страховых организаций. Из зарубежных программ финансового анализа и прогнозирования можно назвать программы «Meta Stock», «Windows on wall», «Best Fit» и др.
5. Правовые системы - включают в себя различные специализированные информационно-справочные системы, содержащие информацию о правовых и нормативных документах, а также основные бухгалтерские понятия. К этому классу относятся программы, обеспечивающие ведение, хранение и доступ к базам данных названных видов. Использование этих программ значительно облегчает работу бухгалтеров, финансовых, планово-экономических, юридических и прочих служб. К ним можно отнести ряд типовых отечественных информационно-справочных программ: «Консультант-бухгалтер», «Консультант-плюс», «Гарант-Сервис», «Налоги России» и др. Каждый сотрудник успешно использует в своей работе информационно-справочные программы, которые помогают решить ряд спорных и сложных вопросов, дают возможность руководителям и исполнителям быть в курсе всех нововведений и изменений в законодательстве. Система «Консультант-бухгалтер» содержит около 4 тысяч нормативных документов и обеспечивает приблизительно 5 тысяч консультаций юристов, экономистов, аудиторов. Система построена по варианту «вопрос-ответ», имеет 300 региональных центров в 150 городах России. Документы в системе группируются по налоговому законодательству, трудовому, правовому гражданскому праву, внешнеторговой деятельности. Системы «Консультант-Плюс», «Гарант-Сервис» также содержат хозяйственные и финансовые законодательства центральных и территориальных органов, Государственной думы, Госкомимущества, Министерства финансов, Центрального Банка и др.
6. Система ведения параллельного учета в нескольких стандартах. В настоящее время для многих организаций становится актуальной задача ведения учета в нескольких стандартах: отечественном и международном стандартах учета (СААР). Международный стандарт учета требует пересчета показателей стандартной отчетности в иностранной валюте, имеет другой состав форм отчетности, номенклатуры показателей бухгалтерских счетов, а также системы аналитических признаков. Программы автоматизации международного стандарта учета основываются на применении трансляционных таблиц, устанавливающих соответствие между национальным планом счетов и планом счетов, принятым у иностранного партнера. При ведении учета в нескольких стандартах возникает проблема соблюдения ряда методологических требований: однозначное соответствие планов счетов, субсчетов и счетов аналитического учета; единая методология учета различных хозяйственных операций и единая интерпретация одних и тех же фактов хозяйственной деятельности в различных учетных системах, а также единство алгоритмов расчетов. Программы должны обеспечивать отражение каждой хозяйственной операции в нескольких системах счетов и составление отчетности в параллельных стандартах. В качестве примера можно назвать фирмы, обеспечивающие автоматизацию параллельного ведения учета: корпорация «Галактика», фирмы «1С», «Инфин», «Монолит-Инфо», «Инфософт». Фирма «Ипотек» разработала программу «Ипотек-Бухгалтер-Вестерн», ставшую победителем конкурса этих программ. Программа ведет параллельный учет, предусматривает ведение двух планов счетов и журналов операций, а также соотношение дебетовых и кредитовых счетов в разных системах учета. Автоматизация бухгалтерского учета с параллельным соблюдением российских и международных стандартов может осуществляться и с использованием зарубежных программ, применяемых в России, таких, например, как «Scala», «Platinum». Однако эти системы не получили массового распространения в России из-за сложности, высокой стоимости, длительности обучения и внедрения. Составление программ для ведения параллельного учета в России приобретает все большее значение, многие фирмы идут в направлении включения этих программ в базовые варианты.

1.5.2. Критерии выбора программных средств компьютеризации бухгалтерского учета

На отечественном рынке имеется много готовых программных продуктов по бухгалтерскому учету, самых разнообразных по качеству, функциональному назначению и стоимости. Можно утверждать, что рынок программ сложился, хотя он пока не поддается четкому упорядочению. Потребитель озадачен выбором программ. Только в Москве имеется около 500 фирм-разработчиков по бухгалтерскому учету. Реклама далеко не всегда соответствует реальному содержанию программы, и предпринимателю, желающему автоматизировать бухгалтерский учет, следует хорошо ознакомиться с рынком программ, изучить опыт применения той или иной программы на конкретном предприятии, ознакомиться с рекомендациями других пользователей. Общее представление о программах может дать посещение выставок фирм-производителей. Однако не следует ограничиваться демонстрационной версией, надо увидеть пакет в практической работе. Центр исследований экономических систем «Бизнес-Программ-Сервис» вместе с «Финансовой газетой» организовали «Салон-финансист», где можно ознакомиться с пакетом в рабочем виде. Эта организация устраивает выставки программ, рекомендует их, проводит конкурсы, издает каталоги лучших программ, бесплатно высылает демоверсии, осуществляет заказ программ по каталогу, оказывает консультативную помощь.

При приобретении программ следует ориентироваться на профессиональные фирмы, имеющие большой опыт проектирования автоматизации бухгалтерского учета и хорошую репутацию. О качестве программ свидетельствует срок промышленной эксплуатации и количество внедрений на предприятиях, так как только при этих условиях выявляются и реализуются наиболее распространенные особенности методик учета, совершенствуется технология обработки и предусматриваются разные сервисные Функции, например автоматическое выделение НДС в проводках.

Пакет должен иметь лицензию, сертификат качества. При ознакомлении надо прежде всего узнать, на какое предприятие он ориентирован: малое, среднее или крупное; следует обратить внимание на отраслевую принадлежность пакета (промышленность, торговля, бюджетный учет и т.п.).

Программа должна подходить к существующей на предприятии системе бухгалтерского учета, соответствовать современным его требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информации. Необходимо обратить внимание на наличие в программе функций, отвечающих профилю фирмы, организации, специфику ее работы. Программа должна иметь достаточный уровень аналитики учета, т.е. возможность более углубленного, детального учета на отдельных участках производства и организации в целом; обеспечивать автоматизацию формирования проводок и выполнения расчетов, составление сводок, отчетов, а также формирование первичных документов, что намного повышает эффективность ведения первичного учета и облегчает труд бухгалтера.

Система должна обеспечить комплексную автоматизацию бухгалтерского учета и осуществить стыковку с уже действующими программами.

Необходимо изучить функциональные возможности программы, круг решаемых задач и возможности выполнения индивидуальной настройки при изменении в методе учета.

Не рекомендуется покупать программы по отдельным участкам учета у разных фирм, так как это в дальнейшем не облегчит комплексную обработку бухгалтерского учета и приведет в конечном счете к приобретению нового программного продукта. Немаловажное значение имеет качество инструктивных материалов, обеспечивающих легкость усвоения программы, а также ее простота в эксплуатации, наличие помощи и дизайн.

Следует обращать внимание на наличие центров обучения у фирмы (например, фирма «1С» имеет 600 учебных центров, «Инфо-бухгалтер» - 200 центров обучения), возможность оказания консультаций, предоставления новых версий программы на льготных условиях, наличие гарантийного и абонентного обслуживания. Надо учитывать и возможность внесения изменений в программу самим бухгалтером без привлечения программиста, а также ее стоимость.

Приобретение программного продукта не может вестись в отрыве от других компонентов, обеспечивающих создание автоматизированной информационной системы. Одновременно должны решаться вопросы выбора, приобретения и установки технических средств обработки ин формации, обучение персонала. При решении комплекса сложных проблем желательно привлекать работников специализированных фирм выполняющих весь цикл работ по внедрению компьютерной техники на предприятие.

Подбор программы можно осуществить и при помощи Интернета. В электронном каталоге на сайте www.modus.ru более ста фирм-разработчиков представляют свои программные продукты по бухгалтерскому учету, складу, торговле, производству и строительству для автоматизации учета на предприятиях различных сфер деятельности. Кроме того, на сайте содержится информация о справочно-правовых системах, антивирусных программах, специализированных программах по защите информации.

Каталог содержит краткие аннотации к каждому программному продукту, цены на него, сведения о разработчиках и их координаты, а также ссылки на сайты, где можно получить более подробную информацию. Желающим подобрать программу поможет тематический рубрикатор. Программные продукты систематизированы в нем по сферам применения, по технологии и типам программ.

Из рубрикатора можно перейти на аннотацию к выбранному программному продукту и публикациям о его функциональных возможностях в журнале «Компьютер в бухгалтерском учете и аудите» издательского дома «Аудит-Оптим». Создается уникальная система выбора программных продуктов по задаваемым пользователем параметрам. Пользователь задает параметры, которые необходимы для системы автоматизации, и система выбора формирует список программных продуктов, соответствующих этим параметрам.

1.6. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

1.6.1. Технологический процесс и перспективы его развития

Автоматизированные информационные технологии организуются на основе тесной взаимосвязи информационного, технического, программного и технологического обеспечения.

Основой технологического обеспечения является технологический процесс обработки экономических задач. Технологический процесс имеет определенный жизненный цикл и существенно меняет состав выполняемых операций в зависимости от появления новых поколений вычислительной техники, развития средств передачи данных и методов программирования. Исходной стадией компьютеризации бухгалтерских задач стало осуществление их централизованной обработки операторами на вычислительных установках с применением перфорационных и электронных машин.

Технологический процесс централизованной обработки учетных задач начинался с ручного сбора и регистрации первичных документов в цехах и подразделениях предприятия. Информация кодировалась, комплектовалась в пачки и передавалась на вычислительную установку, где вначале выполнялся трудоемкий процесс по переносу данных на машинные носители (перфорационные и магнитные), а затем данные обрабатывались на вычислительной машине. Обработка учетных данных заканчивалась составлением машинограмм, которые передавались в бухгалтерию и служили основой для заполнения форм бухгалтерской и статистической отчетности. Использование универсальных ЭВМ характеризовалось новым этапом в развитии технологического процесса обработки бухгалтерских задач. Так, например, расширился круг машинных носителей, используемых для ввода данных в ЭВМ, за счет магнитных носителей информации. Появилась возможность осуществлять перенос данных с первичных документов на магнитные ленты и их контроль на специальных много пультовых устройствах подготовки данных с последующим вводом магнитных лент в ЭВМ. Устройства сопряжения ЭВМ с каналами связи обеспечивали выполнение режима телеобработки, когда первичные данные подготавливались на отдельных абонентских пунктах и по каналам связи передавались в ЭВМ. Дисплейные станции, установленные у пользователей и подсоединенные к ЭВМ, обеспечивали непосредственный ввод данных в ЭВМ и осуществление диалогового режима ЭВМ с пользователем. Технология обработки совершенствовалась за счет организации в ЭВМ банка данных - хранилища условно-постоянной информации. Эта информация постоянно находилась в машине и использовалась при решении различных экономических задач.

Появление персональных компьютеров и организация автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии означает создание принципиально нового этапа в развитии технологии обработки. Создается новая автоматизированная информационная технология на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач.

Современный этап характеризуется следующими моментами:

• организация АРМ бухгалтера на всех участках учета;
• решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте, оснащенном ПК;
• увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой; расширение круга пользователей электронной техникой;
• формирование локальных многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);
• выполнение комплексной интегрированной обработки учетных задач;
• создание в машине постоянной информационной базы, при помощи которой автоматизируется составление бухгалтерских регистров, журналов-ордеров, форм отчетности;
• появление возможности формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;
• появляется возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима между человеком и машиной. При этом обеспечивается хранение в памяти машины нормативно-справочных данных в виде программ «Гарант-Сервис», «Консультант-Бухгалтер» и др.;
• организация информационной связи с другими автоматизированными информационными системами (например, реализуется технология «Клиент-Банк»).

Отмеченные положительные моменты новой информационной технологии развивались постепенно на протяжении 1990-х годов. Дальнейшее развитие компьютерных технологий связано с использованием систем электронной почты и Интернета. Для реализации системы электронной почты необходимы компьютер, устройство долговременной памяти, система факсимильной передачи изображения и сеть передачи данных. Электронная почта облегчает общение и обмен корреспонденцией между пользователями и является системой сбора, обработки и передачи сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных. К преимуществам электронной почты относятся: оптимальное использование рабочего времени отправителя и получателя информации, не требуется присутствия получателя на другом конце линии; передача информации осуществляется независимо от расстояния между абонентами, доступ к электронному почтовому ящику не затруднен. Возможна передача любого вида информации, в том числе финансовых документов, отчетности, деловых писем и др. Интернет, объединяющий в единое целое множество компьютерных сетей, работающих по единым правилам, появился в России недавно, но уже занял прочное место в различных сферах деятельности: экономике, средствах массовой информации и др. Наиболее перспективной областью Интернета является электронная коммерция.

Можно осуществлять сделки непосредственно с помощью Интернета, управлять средствами на своем счету в банке, проводить маркетинговые исследования, получать разнообразную информацию о коммерческой деятельности, осуществлять поиск информации в различных сайтах (списках), размещать собственную информацию.

Отличительной особенностью Интернета является высокая надежность. При выходе из строя части компьютеров и линий связи сеть будет продолжать функционировать. Такая надежность обеспечивается тем, что в Интернете нет единого центра управления. Если выходят из строя некоторые линии связи или компьютеры, то сообщения могут быть переданы по другим линиям связи, так как всегда имеется несколько путей передачи информации. В последнее время ведутся активные работы по передаче новых видов информации через Интернет. Уже сегодня можно слушать радио через Интернет, и не долго осталось ждать и появления Интернет-телевидения.

Перспективным развитием компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика объединяет в себе процессы создания, хранения и обработки моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла и в область экономического анализа и моделирования; незаменима в производстве, в рекламной деятельности, делает занимательным досуг.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название «мультимедиатехнология». Такую технологию реализуют специальные программные средства, которые имеют встроенную поддержку мультимедиа и позволяют использовать ее в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. Благодаря этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи. Способность компьютера воспринимать по голосу несложные команды управления (открытия файлов, вывода информации на печать и т.п.) в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

1.6.2. Этапы технологического процесса

Технология электронной обработки задач - совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности и ее анализом.

Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно на одном рабочем месте в соответствии с блоками меню.

Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внутримашинные информационные массивы.

Внемашинные - связаны с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ПК появляется возможность формирования документов машиной, что автоматизирует процесс их создания. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом. Внутримашинное информационное обеспечение - файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ПК (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.). Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы планов счетов, различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.

В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяется меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

В качестве примера приведем условный состав главного меню модуля «Учет материалов»:

Документы	Картотеки, справочники	Отчеты	Разное

В технологическом процессе, выполняемом на ПК, можно выделить следующие этапы: подготовительный, начальный и основной.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особое значение этот этап приобретает в начальный период при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различие справочники: подразделений, предприятия, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически. Здесь же предусмотрено выполнение операций по установлению расчетного периода. Для выполнения этих операций используются блоки меню программы «Картотеки, справочники» и «Разное».

Начальный этап связан с операциями сбора и регистрации первичных документов. Возможно формирование документов вручную или автоматически.

Вручную документы заполняются на стандартных бумажных бланках, в разных подразделениях предприятия. Для ввода данных в ПК сначала выполняются операции кодирования постоянных и переменных признаков документа, подсчет контрольных сумм. Ввод данных первичного документа осуществляется блоком меню «Документы», содержащем перечень вводимых документов, например: приходный ордер, требование на отпуск материалов, накладная.

Программные продукты предусматривают различные варианты ввода данных первичных документов:

• на экране дисплея отражается точная копия первичного документа;
• путем заполнения стандартного макета, используемого для занесения данных различных унифицированных документов одинакового содержания. Например, в программе «Парус» стандартный макет ввода платежных документов имеет вид, представленный на рис 1.10.

В окне «Документ тип» указывается вид документа, путем занесения мнемокода: (ПКО, РКО, ПП). Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически по мере поступления данных.

Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:

• составление реестра введенных документов с автоматическим присвоением уникального им номера, даты выписки и других признаков: из реестра можно получить заполненный первичный документ;
• автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (плательщики, получатели);
• преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;
• логический и арифметический контроль первичных документов;
• удаление неверных документов;
• контроль и корректировка неверной информации;
• печать первичного документа;
• дублирование документов.

Занесение проводок в журнал хозяйственных операций играет большую роль в осуществлении технологического процесса. Бухгалтерские проводки можно вводить вручную и автоматически, используя базу данных «Типовые проводки». В некоторых программах для контроля предусмотрена возможность автоматического контроля правильности внесения проводок путем создания массива корреспонденции бухгалтерских счетов.

Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. С их помощью можно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. Типовые операции представляют собой сценарии стандартных или часто повторяющихся действий, таких как начисление заработной платы, начисление аренды, реализация и списание товаров (продукции), начисление износа основных средств, оприходование товара, взаимозачетные операции и др.

Рис. 1.10. Стандартный макет ввода платежных документов в программе «Парус»

При выборе типовой операции в журнал операций помещается одна или несколько проводок, имеющих общую дату и содержание операции. Суммы проводок могут рассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе типовой операции. Программа позволяет корректировать и Дополнять список типовых операций и формулы для расчета сумм проводок. При использовании типовых операций можно автоматически получать соответствующий первичный документ. Формат первичного документа также можно корректировать.

Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы (файлы переменной информации).

Основной этап является завершающим в работе с программой и связан с получением различных форм. В нашем примере для его выполнения используется модуль меню «Отчеты», позволяющий получить такие документы, как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость» и др. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители и формирование информации для передачи на другие АРМ.

Для современного этапа развития компьютерной обработки характерна интеграция задач бухгалтерского учета, предусмотренная операциями технологического процесса. Суть ее состоит в том, что, обрабатывая каждый участок бухгалтерского учета на отдельном АРМ, формируется информация, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности (режим «Перенос проводок»).

Данные сводных отчетов могут трансформироваться в программы Word, Excel, а также быть представлены в виде графиков и диаграмм.

1.6.3. Технология компьютерной обработки учетных задач на малом предприятии

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и появлением персональных компьютеров появилась возможность кардинального изменения в подходе к постановке бухгалтерского учета на малом предприятии. Это связано с ростом количества ПК, повышением их технических характеристик, снижением цен на них.

Решая вопрос компьютеризации на малом предприятии, необходимо учитывать ряд факторов, связанных со спецификой финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, его экономическими возможностями, а также уровнем подготовки персонала. Подбор оптимальной конфигурации технических средств и программного обеспечения является серьезной проблемой, с которой сталкивается малое пред приятие. Это связано с тем, что среди сотрудников малого предприятия редко встречаются специалисты, разбирающиеся в вопросах компьютеризации бухгалтерского учета. Для составления индивидуального проекта не у всякого малого предприятия хватит средств, поэтому важное значение здесь имеет правильный выбор типового проекта и адаптация его к конкретным условиям своего предприятия. Как правило, следует выбирать фирму, оказывающую конкретную помощь во внедрении типового проекта и издающую хорошую документацию по его освоению. При выборе типового проекта малому предприятию необходимо ориентироваться на хорошо зарекомендовавшие себя фирмы, ознакомиться с результатами конкурсов программ автоматизации бухгалтерского учета, которые регулярно публикуются в журналах «Компьютеризация бухгалтерского учета», «Бухгалтерский учет», «Финансовой газете».

Компьютеризация бухгалтерского учета на малых предприятиях ведется на основе большого количества программных средств, относящихся к классам «Мини-бухгалтерия» и «Интегрированная бухгалтерская система».

Пакеты «Мини-бухгалтерия» имеют много общего и действуют по аналогичной схеме обработки информации. Рассмотрим принцип работы этих пакетов на примере программы «1С: Бухгалтерия».

Программа ориентирована на привычную ручную работу бухгалтера и журнально-ордерную систему. Меню программы составлено в удобной форме, имеется возможность пересчета остатков и оборотов после ввода и изменений операций, получение итогов за любой расчетный период и интервал времени. В программе имеется возможность формирования и печати всех необходимых первичных документов: приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, платежных документов. Программа обеспечивает ведение учета в валюте, хранит курсы валют и позволяет автоматически выполнять переоценку валют.

Результатом обработки является набор форм отчетности для анализа финансового состояния предприятия на основе показателей, принятых в международной практике. В руководстве дано описание макроязыка, используемого для самостоятельного составления документов и отчетов произвольной формы.

В исходном состоянии программа меню содержит следующие блоки: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Но при работе в большинстве режимов программы в меню появляется еще одна группа функций - «Действия», - которая перечисляет действия, доступные в текущем режиме работы. Ниже строки меню располагается линейка пиктограмм. С ее помощью можно быстро вставить наиболее часто встречающиеся действия, например печать, поиск строки, вставка, копирование удаление и т.д. В нижней части окна располагается информационная строка - в ней выводятся сообщения о выполняемых программой действиях, подсказки и т.д. Остальная часть окна программы «1С: Бухгалтерия» является рабочим пространством - в нем выводятся списки бланки запросов, редактируемые документы и т.д.

Каждому блоку меню соответствует группа подчиненных ему функций (рис. 1.11).

Рассмотрим схему технологии обработки бухгалтерской информации при помощи пакета «1С: Бухгалтерия».

Технологический процесс включает в себя подготовительный, начальный и основной этапы.

ОПЕРАЦИИ	ОТЧЕТНОСТЬ	СЕРВИС	ОКНА	ПОМОЩЬ
Журнал операций	Расчет итогов	Общие параметры
Счета	Сводные проводки	Параметры отчетов
Виды субконто	Шахматка	Параметры печати отчетов
Валюты	Оборотно-сальдовая ведомость	Параметры журнала операций
Константы	Оборотно-сальдовая ведомость по счету	Принтер
Корректные проводки	Обороты счета (Главная книга)	Сохранение данных
Типовые операции	Журнал-ордер и ведомость по счету	Архив данных
Документы и расчеты	Анализ счета	Установить пароль
Интервал операций	Карточка счета	Калькулятор
Перенос операций	Анализ счета по субконто	Табло
Удаление операций	Анализ счета по датам	Табло счетов
Замена номера журнала	Анализ субконто
Выход	Карточка субконто
	Обороты между субконто
	Отчеты по журналу операций
	Произвольные отчеты
	Закрытие периода

Рис. 1.11. Главное меню программы «1С: Бухгалтерия - проф. 6.0»

Подготовительный этап выполняется при внедрении проекта. При этом осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере (осуществляется режимом «Константы»).

Выполняется корректировка и заполнение базы данных. Ведется просмотр плана счетов (режим «Счета»), добавление счетов, выделение субсчетов по некоторым счетам для ведения аналитического учета. Просматриваются типовые проводки (режим «Типовые операции») и самостоятельно формируются дополнительные проводки. «Типовые операции» предназначены для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе типовой проводки создается одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок рассчитываются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет вестись аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции (табл. 1.4)

Таблица 1.4. Список субконто «Основные средства»

КОД	СУБКОНТО	ЦЕНА
1	Здание	250000
2	Станок	5000
3	Компьютер	6000

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» - функция «Параметры» - и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим. Войти в режим «Операции» - функция «Интервал операций». Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом, если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите - «00», и наоборот. Проверка правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а проверку ввода остатков необходимо выполнить с помощью режима «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, который необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операций».

Начальный этап выполняется периодически по мере ведения отчетного периода и заключается в воде в машину переменных данных с раз личных бухгалтерских первичных документов; реализуется функцией «Журнал операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» рассчитывается автоматически на основе введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов I и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап завершается режимом «Отчетность», который реализует следующие функции:

• «Расчет итогов» - выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций. Расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;
• «Сводные проводки» - ведет переброску сводных сумм с дебета одного счета в кредит другого;
• «Шахматка» - табличное представление оборотов сумм с одно го счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;
• «Оборотно-сальдовая ведомость» - формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты (Дт и Кт) и остаток на конец периода. Остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода. В нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;
• «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;
• «Обороты счета (Главная книга)» - формирует сальдо и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;
• «Журнал-ордер и ведомость по счету» - выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;
• «Карточка счета» - содержит все проводки с указаниями конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка т.д.;
• «Анализ счета по субконто» - для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;
• «Анализ счета по датам» - по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода указанием корреспондирующих счетов;
• «Анализ субконто» - предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;
• «Карточка субконто» - содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает в себя остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции. Данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении. Документ получается из списка субконто;
• «Обороты между субконто» - формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;
• «Отчеты по журналу операций» - производится выборка проводок из «Журнала операций» по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;
• «Произвольные отчеты» - программа предоставляет широкие возможности создания отчетов произвольной формы. При необходимости бухгалтер может сам изменить форму любого отчета или формулы расчета его показателей. Кроме того, бухгалтер может создать и новый отчет в соответствии со своими потребностями. В комплект поставки входит также набор отчетов для налоговой инспекции: баланс и приложения к нему, расчеты налогов и т.д.

После составления отчетов и закрытия отчетного периода выполняется функция «Закрытие периода», которая обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду. Во избежание потери информации в машине, в случае возникновения внештатных ситуаций, рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету. Функция «Сохранение данных» позволяет сохранить введенную информацию на дискетах, а также использовать ее для передачи на другие компьютеры.

1.6.4. Сетевая технология обработки бухгалтерских задач

Технология обработки бухгалтерских задач на средних и крупных предприятиях осуществляется на базе сетевых программных продуктов, относящихся к классу «Интегрированные бухгалтерские системы» и «комплексные бухгалтерские системы», ориентированные на организацию локальной вычислительной сети предприятия. Бухгалтерский является одним из основных элементов сетевых программ. Сетевая технология основана на организации многоуровневых АРМ, установленных в различных подразделениях предприятия и организации информационной связи между ними. Таким образом, сетевая технология является основой организации автоматизированной информационной системы предприятия (организации, фирмы). Сетевая технология базируется на создании единого банка данных и применении различного технического оборудования, интегрированного в единое целое: сервер, рабочие станции и комплектующее оборудование. Основным режимом сетевой технологии является «Клиент-Сервер», позволяющий осуществить технологию следующим образом. На сервере располагается вся база данных, с которой работают рабочие станции, установленные у пользователей, а также программы. Существует несколько способов реализации программ сетевой обработки данных. На рабочих станциях осуществляется ввод данных в систему, их первичная обработка и проверка, а затем посылка сообщений в сервер; обработка в основном ведется на сервере. Во многих случаях сервер осуществляет лишь хранение информации, а все процедуры, связанные с обработкой данных, выполняются на рабочих станциях.

Технологический процесс «Клиент-Сервер» основан на организации в сервере нескольких независимых баз данных, размещенных в разных каталогах.

Каждая рабочая станция имеет доступ только к определенным массивам. Полномочия и права доступа к разным массивам могут устанавливаться по-разному.

Например, в сетевой версии программы «Парус» эти права регламентируются «Картой пользователя», которая открывается администратором системы. В карте указывается: имя пользователя, пароль, полномочия, доступ к разным базовым массивам, находящимся на сервере. Работа пользователя в сети реализуется функциями меню: «Сервис» -> «Обслуживание сети». При запуске системы пользователь вводит свое имя и пароль. Система находит его карту и определяет полномочия I права доступа пользователя. На экране отражается перечень файлов, к которым пользователь имеет доступ; курсором выбираются нужные файлы. Схема взаимодействия сервера и рабочих станций представлена на рис. 1.12.

Организацию сетевой технологии рассмотрим на примере средней торгово-закупочной фирмы, основные функции которой заключаются ведении бухгалтерского учета, складского учета, осуществлении маркетинга и денежных расчетов с покупателями (на базе сетевой версии про граммы «Парус»).

Рис. 1.12. Схема взаимодействия сервера и рабочих станций

Для сервера был выбран компьютер 486 AT с общим объемом операционной памяти 8 МБ. Для рабочих станций - компьютеры 386 SX с общим объемом оперативной памяти 2 МБ.

Автоматизированные рабочие места были созданы в следующих подразделениях (см. рис. 1.13):

• АРМ маркетинга - в группе маркетинга, где осуществляется рассылка прайс-листов с наименованиями и ценами предлагаемых товаров, выписка счетов на оплату продукции, контроль за отпуском товаров;
• АРМ склада - на складе, где ведется учет наличия движения материальных ценностей;
• АРМ бухгалтера - в группе учета материальных ценностей, осуществляющей расчеты между фирмой и ее партнерами по доставке и продаже товаров и отработку накладной в учете;
• АРМ бухгалтера - в группе денежных расчетов, предназначенной для проведения всех расчетов по кассе и банку;
• АРМ главного бухгалтера - осуществляющий обобщение всей поступающей информации и ее анализ, проведение налоговых расчетов и составление отчетности.

Работа ЛВС обеспечивается функционированием общей информационной базы, доступной для всех пользователей рабочих мест. Такими массивами являются: номенклатура товаров на складе, данные о партнерах фирмы, материально-ответственные лица, данные о валюте, бухгалтерские проводки, план счетов, выписанные и оплаченные счета.

Сложность совместной работы пользователей программы связана со специальными информационными потоками и взаимозависимостью отдельных участков учета. Хозяйственные операции, зарегистрированные на одном участке, должны отражаться в учетных регистрах других участков. Так, группе маркетинга постоянно требуются данные о поступлении нового товара на склад, о факте оплаты покупателями выписанных счетов, т.е. данные других АРМ.

Реализация процедуры торговой операции выполняется машинной программой в следующем порядке (см. рис. 1.13). Наличие товара на складе и его цена отражаются в номенклатуре товарно-материальных ценностей, сформированной АРМ склада. На основании этих данных АРМ маркетинга составляет «Прайс-лист».

«Прайс-лист» формируется автоматически на основании данных номенклатора. В нем содержится наименование товара и цена (табл. 1.5).

Таблица 1.5. Прайс-лист АО «Прогресс» 31.05.2000

Наименование	Цена в руб.
Стол	1000
Стул	320

Далее АРМ маркетинга выписывает счет на оплату. Выписка счета проходит в режиме главного меню «Документы» → «Счета, спецификации» с указанием всех реквизитов продавца и покупателя, наименования количества покупаемых товаров, их цены и суммы налога на добавленную стоимость (НДС).

В машине сформирована справочная база по предприятиям-партнерам (справочник организации), которая используется при формирований платежных документов.

Выписка счета является определяющей во всей цепочке торговых операций, так как в дальнейшем все действия будут связаны с этим документом.

Выписанные счета для оплаты покупателем аккумулируются в реестре счетов. Далее контроль за состоянием этих документов осуществляется АРМ группы денежных расчетов, где бухгалтер фиксирует поступление денег по выписанному счету на основании полученной из банка выписке счета. При этом бухгалтер обращается в реестр счетов сформированный АРМ маркетинга, находит там нужный счет и делает отметку об отработке этого документа в учете, проставляя дату и номер платежного поручения. После этого информация об оплате счета в виде бухгалтерской проводки поступает в «Журнал хозяйственных операций» АРМ главного бухгалтера и становится доступной для всех остальных пользователей. Бухгалтерская процедура, соответствующая этой операции, содержит проводки по получению предварительной оплаты с выделением НДС.

Рис. 1.13. Схема реализации торговой операции сетевой программой

Происходит отпуск товара по оплаченному счету. АРМ маркетинга осуществляет поиск необходимого счета в реестре «Счета, спецификации», где автоматически формируется накладная на отпуск товара и счет-фактура, используемый для составления «Книги продаж». На основании накладной производится отпуск товара со склада. Все выписанные накладные помещаются в реестр накладных и после отпуска товара обрабатываются в учете как операция реализации товара и списания себестоимости товара. При выборе отработки операции реализации формируется проводка по переводу суммы из разряда предварительной оплаты в реализацию с пересчетом налога на НДС. Информационные данные из накладной автоматически переносятся в проводку. При выборе режима списания себестоимости товара формируется проводка списания фактической себестоимости товарно-материальных ценностей с автоматическим расчетом средней цены единицы товара на дату отпуска товара. Весь расчет происходит автоматически. В реестре накладных против отработанной накладной появляется отметка об ее отработке. Счет, по которому произошел полный отпуск товара, автоматически снимается из реестра счетов, переходя в архив. Бухгалтерские проводки после отработки накладной, появившись в учете хозяйственных операций, становятся доступными для других пользователей программы. Пользователями этой информации являются АРМ расчетов с клиентами, где осуществляется оперативный контроль по бухгалтерскому счету предварительной оплаты с клиентами, и АРМ склада, где контролируется движение и остатки товарно-материальных ценностей на предприятии.

В конце месяца вся информация обрабатывается АРМ главного бухгалтера, где подводятся итоги работы предприятия, выявляются финансовые результаты и составляется отчетность.

1.6.5. Программная реализация технологии обработки комплексов учетных задач на крупных предприятиях

Автоматизированная обработка комплексов бухгалтерских задач на крупных предприятиях ведется на основе применения взаимосвязанных программ по отдельным участкам учета и организации автоматизированных рабочих мест. Наибольшее применение имеют пакеты класса «Комплексная система бухгалтерского учета», такие широко известные программы, как «Инфософт», «БЭСТ» и др., которые могут использоваться и на средних предприятиях.

Система включает в себя базовый состав программных продуктов, обеспечивающих весь цикл работ по ведению синтетического и аналитического учета, формирование сводных форм, включая Главную книгу, бухгалтерский баланс, отчетные формы для налоговой инспекции и решение задач финансового анализа. Система реализована в виде набора следующих программ: «Головной модуль», «Учет труда и заработной платы», «Учет материалов и МБП», «Учет основных средств», «Учет затрат на производство», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет готовой продукции».

Приведенный состав программ не является стандартным и может иметь несколько иное содержание у разных разработчиков. Так, например, состав пакетов, разработанных АО «Инфософт», включает в себя: «Учет затрат на капитальные вложения», «Учет основных средств», «Учет материальных ценностей», «Учет расчетов с поставщиками и покупателями», «Учет зарплаты», «Учет кассовых операций», «Учет банковских операций», «Учет дебиторов-кредиторов», «Учет подотчетных лиц», «Учет финансово-расчетных операций», «Баланс предприятия», «Финансовый анализ».

Программы, реализующие технологию обработки отдельных учетных задач, имеют модульный принцип построения, что позволяет пользователю выбрать оптимальный вариант.

Программы могут работать автономно и во взаимосвязи. Информационные связи отдельных АРМ осуществляются с помощью дискет, но наиболее оптимальный вариант предусматривает организацию локальной вычислительной сети.

В случае реализации сетевой версии взаимодействие различных АРМ осуществляется посредством использования Головного модуля, где имеется специальное меню, отражающее все виды АРМ, с которыми взаимодействует Головной модуль.

С помощью курсора выбирается нужное АРМ, сообщаются реквизиты передаваемой информации, после чего информация начинается поступать в Головной модуль. Программа предусматривает объединение информации для получения сводных ведомостей, если по одному участку Учета организуется несколько рабочих мест. АРМ Головного модуля обеспечивает прием бухгалтерских проводок с различных участков учета с Целью ведения сводного учета и составления бухгалтерской отчетности. Кроме того, АРМ учета затрат на производство также обеспечивает получение информации из других участков учета. Во всех случаях обмен информацией осуществляется через дисковые устройства (дискеты или сетевые диски), при этом задается имя диска и директории, в которую (из которой) будут переписываться данные.

Анализ различных пакетов, относящихся к классу «Комплексная система бухгалтерского учета», позволяет выявить следующие типовые модули отдельных АРМ.

АРМ «Проводка - Главная книга - Баланс» (Головной модуль):

• синтетический учет;
• синтетический учет + одно- (двух-) уровневый аналитический учет;
• головной комплекс.

АРМ «Учет труда и заработной платы»:

• минимальный базовый уровень[1];
• с элементами сдельной зарплаты[2];
• с расширенными функциональными возможностями[3].

Отдельные группы функций зарплаты:

• табельный учет;
• расчет нарядов;
• баланс зарплаты;
• касса заработной платы.

Инструментальные средства, специализированные под зарплату (электронная таблица, СУБД).

АРМ «Учет материалов и МБП»:

• минимальный базовый уровень;
• с учетом МБП и расчетов с поставщиками;
• с элементами других АРМ (склад, сбыт).

АРМ «Учет основных средств»:

• минимальный базовый уровень;
• с учетом арендных отношений.

АРМ «Учет затрат на производство и капитальных вложений»:

• универсальные;
• специализированные, отраслевые;
• модули расчета калькуляций.

АРМ «Учет финансово-расчетных операций»:

• комбинированные;
• функционально-разнесенные:
  • банк;
  • касса;
  • подотчетные лица;
  • депоненты;
  • дебиторы и кредиторы;
  • поставщики и подрядчики.

АРМ «Учет готовой продукции»:

• расчеты по выпуску продукции;
• расчеты с потребителями;
• с учетом функций сбыта;
• с автоматизацией оформления документов;
• с элементами других АРМ.

АРМ «Учет фондов, финансовых результатов и их использование»:

• комбинированные;
• функционально-разнесенные:
  • финансовые результаты (ликвидность, платежеспособность, рентабельность);
  • использование прибыли;
  • фонды и резервы.

АРМ «Складской учет»:

• автономный склад;
• сводный складской учет;
• с элементами других АРМ (учета материальных ценностей, сбыта).

Рассмотрим функциональные возможности различных пакетов.

Пакет «Проводка - Главная книга - Баланс» применяется в комплексе с другими пакетами в качестве головного модуля компьютерной бухгалтерии средних и крупных предприятий. Обеспечивает автоматический прием записей Главной книги, сформированных пакетами различных участков учета. В ряде случаев предусматривается ручной ввод бухгалтерских записей синтетического учета. В качестве выходных данных осуществляется формирование и печать Главной книги, бухгалтерского баланса по установленной форме с заданной степенью округления итоговых сумм; расчет прибыли и налога на прибыль; отчетных форм для налоговой инспекции; формирование справочных данных синтетического Учета.

Пакет «Учет труда и заработной платы» (с расширенными функциональными возможностями). Реализуются функции начисления сдельной заработной платы, расчеты северных и районных надбавок, расчет заработной платы за первую и вторую половины месяца; расчеты повременной заработной платы, доплат; расчеты за дни отпуска и дни временной нетрудоспособности; расчет пособий по уходу за ребенком; расчет всех удержаний. Ведутся картотеки лицевых счетов, справочников; принятых, переведенных и уволенных сотрудников; осуществляется расчет сдельной и повременной заработной платы, расчеты за совместительство, премии, персональные надбавки, доплаты; расчеты за отпуск, расчеты всех видов удержаний из заработной платы.

Расчет сдельной зарплаты происходит по индивидуальной и бригадной формам оплаты труда; определяется процент выполнения норм выработки, распределение зарплаты по направлениям затрат.

Выполняется печать расчетных листков, лицевых счетов, платежной и отчетной документации, ведомости депонированной заработной платы, а также платежных поручений в банк, формирование сводных и синтетических данных по заработной плате.

Возможна самостоятельная модификация алгоритмов по видам начислений и удержаний, удаление неиспользуемых кодов и ввод новых. Любые начисления и удержания можно внести вручную или автоматически.

Пакет не накладывает ограничения на структуру кодов табельных номеров и численность рабочих, так как расчеты могут параллельно выполняться на нескольких компьютерах с последующим объединением информации на одной машине.

Пакет функционирует как автономно, так и в связи с пакетами «Табельный учет», «Касса».

Сводная информация передается в пакет «Проводка - Главная книга - Баланс». Пакет «Табельный учет» передает свод об отработанном времени по категориям работающих в разрезе подразделений, а также обеспечивает автоматическую регистрацию явок на работу, формирование справки о неявках, печать данных о принятых и уволенных, выдачу табеля, расчет количества отработанных ночных и вечерних смен; расчет среднесписочной и списочной численности работающих в разрезе их категорий; данные об использовании календарного фонда времени. Пакет ориентирован на крупное предприятие с многосменным режимом работы.

Пакет «Учет материальных ценностей и МБП» может работать локально и в комплексе с пакетом «Склад». В последнем случае бухгалтер освобождается от рутинной работы по вводу данных первичных документов. Пакет реализует функции: учет наличия, движения, переоценки, поступления материалов от поставщиков, транспортно-заготовительные расходы, инвентаризация, сводный учет материальных ценностей.

Сводная информация передается в пакет «Проводка - Главная книга - Баланс». Возможно наличие в пакете модуля, ведущего расчеты с поставщиками и покупателями. В этом случае выполняется комплексный учет товарно-материальных ценностей, начиная с приобретения материалов, выдачи их в производство, сдачи готовой продукции на склад и заканчивая сбытом, отгрузкой и реализацией продукции. Обеспечивается ведение справочника товарно-материальных ценностей, операций по их движению, ведение картотек, учет МБП, формирование сальдовых и оборотных ведомостей, учет расхода по статьям затрат, учет расчетов с поставщиками, расчет отклонений в ценах.

Пакет «Складской учет» позволяет полностью отказаться от ручного ведения карточек складского учета и перейти к автоматическому их составлению. Осуществляет учет поступления и отпуска материалов, учет неликвидов и отклонений от норм запасов, получение печатных документов по движению материалов: карточек складского учета, приходных ордеров и др.

Пакет «Учет основных средств». Для ввода исходной информации используются типовые формы первичных документов; создается база данных инвентарных объектов, справочник норм амортизационных отчислений. Обеспечивается получение ведомости движения основных средств, ведомости по арендуемым средствам, ведомости износа основных средств, данные о капитальных вложениях, ведомости инвентаризации основных средств. Ряд пакетов учитывает особенности долгосрочных арендуемых средств, финансовых вложений и арендных обязательств; обеспечивает архивацию изменений стоимости основных средств; автоматическое прекращение амортизации на момент полного износа объекта; автоматическую переоценку основных средств. Предусмотрена информационная связь с пакетом «Проводка - Главная книга - Баланс».

Пакет «Учет финансово-расчетных операций» может включать в себя различные модули: «Касса», «Банк», «Подотчетные лица», «Депоненты», «Дебиторы и кредиторы», «Поставщики и подрядчики».

Модуль «Касса» обеспечивает печать приходных и расходных кассовых ордеров, составление кассового отчета, ведомости журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Имеет связь с пакетом «Учет труда и заработной платы», откуда принимает справочники на работающих, ведомости на выдачу заработной платы; передает данные о невыданных суммах, о депонированной зарплате.

Модуль «Банк» обеспечивает ведение счета «51», печатает банковские документы.

Модуль «Подотчетные лица» производит обработку первичных документов по расчетам с подотчетными лицами (авансовых отчетов и др.). Формирует данные о движении денежных средств в разрезе подотчетных лиц, структурных подразделений, корреспондирующих счетов.

Модуль «Депоненты» формирует информацию о движении депонированной заработной платы, связан с модулем «Касса» и пакетом «Учет заработной платы».

Модуль «Дебиторы и кредиторы» обеспечивает расчеты с дебиторами и кредиторами по документам, выданным и полученным авансам, претензиям.

Модуль «Поставщики и подрядчики» автоматизирует учет расчетов за полученные материальные ценности, выполненные работы и услуги, включая сюда материальные ценности в пути, за неотфактурированные поставки, транспортные услуги. Имеет связь с пакетом «Учет материальных ценностей» - получает данные о приходе материальных ценностей на склад. Может входить в состав пакета «Учет материальных ценностей и МБП».

Пакет «Учет готовой продукции» может работать как совместно с пакетом «Управление маркетингом», так и отдельно. Реализует функции оперативного учета выпуска готовой продукции по подразделениям и ее поступление на склад. При помощи пакета ведется учет движения готовой продукции на складе, инвентаризация, учет сверхнормативных запасов и дефицита. Осуществляется учет отпуска готовой продукции потребителям. На основании выписанных счетов и платежных документов обрабатываются оплаченные и неоплаченные документы, отказы от акцепта, возврат оплаты, возврат продукции.

Ведется журнал отгрузки и реализации продукции (в различных ценах), обрабатывается информация с учетом НДС; составляется «Книга продаж»; поддерживаются классификаторы готовой продукции.

Пакет «Учет затрат на производство и капитальные вложения» используется в комплексе с другими пакетами. Принимает от них информацию о затратах, накапливаемых на основе данных первичного учета по заработной плате, материалам, основным средствам и другим участкам учета. Применяется на крупных предприятиях, где необходимо вести учет затрат, определение себестоимости и расчет прибыли отдельно по большому количеству изделий или заказов. Может использоваться для пообъектного учета капитальных вложений. Пакет обеспечивает ведение картотеки плановых и фактических затрат по договорам, учет затрат на изделия основного производства по статьям расхода, расчеты различных отчислений; учет затрат вспомогательного производства и общехозяйственных расходов и их распределение на изделия основного производства; учет незавершенного производства, учет сдачи готовой продукции на склад, определение фактической себестоимости, расчет прибыли и убытков по закрытым запасам, формирование информации для передачи в пакет «Проводка - Главная книга - Баланс».

Программа «Финансовый анализ предприятия». Анализ финансового состояния выполняется на основании данных бухгалтерского учета. В условиях рыночной экономики оценки финансового состояния собственного предприятия и потенциальных партнеров позволяют определить конкурентоспособность предприятия, выбрать оптимальное направление помещения капитала. Пакеты финансового анализа предназначены для выявления действия различных факторов на прибыль (факторный анализ прибыли), в том числе зависимость прибыли от объемов и структуры реализации, изменения цен на сырье и материалы, тарифов на энергию и перевозки, уровня затрат трудовых ресурсов, изменения непроизводственных расходов. Результаты финансового анализа, полученные при помощи компьютера, оказывают влияние на оптимизацию объемов производства, размеры прибыли и издержек, рентабельность производства.

Российский рынок программ финансового анализа только начинает развиваться. Фирмами-разработчиками составлен ряд программ. Заслуживает внимания программа, разработанная фирмой «Инфософт».

Программа является частью комплексной системы автоматизации бухгалтерского учета и предусматривает организацию АРМ финансового анализа (АРМ ФАН). Анализ выполняется на основе разнообразной учетной информации, выходящей за рамки бухгалтерского учета. АРМ ФАН на стадии приема информации осуществляет ее преобразование в формат, необходимый для проведения аналитических расчетов. Настройка приема исходных данных от АРМ различных участков учета может быть осуществлена пользователем в соответствии со своими конкретными условиями.

Просмотр результатов аналитических расчетов возможен в текстовом и табличном видах. Главное меню АРМ ФАН содержит следующие режимы: «Просмотр аналитических заключений»; «Прием (ввод) исходных Данных, расчеты»; «Ведение справочников, списков, словарей»; «Администрирование баз данных»; «Описание алгоритмов расчета»; «Технологические описания». Функции режима меню «Просмотр аналитических заключений» обеспечивают выдачу результатов расчетов в текстовом, табличном и графическом видах. Режим «Прием (ввод) исходных данных, расчеты» осуществляет прием или ввод исходных данных, используемых для анализа; выполняет расчеты. В режиме «Ведение справочников, списков, словарей» вводятся списки внешних организаций, банков, типов ситуации.

Режим «Администрирование баз данных» осуществляет сервисные операции над базами данных, изменение параметров эксплуатации АРМ, В режиме «Описание алгоритмов расчета» проводят просмотр и изменение настройки заданных алгоритмов расчетов. В режиме меню «Технологические описания» обеспечивается просмотр и изменение описания всех видов форм по анализируемым предприятиям.

Технология обработки финансового анализа включает в себя следующие этапы: прием и ввод исходных данных, выполнение аналитических расчетов.

Прием и ввод исходных данных обеспечивает АРМ ФАН исходными данными для выполнения расчетов. Если АРМ ФАН работает без связи с АРМ других участков учета (АРМ БУП), то ввод необходимой информации осуществляется вручную. Исходными данными для выполнения финансового анализа служит информация, содержащаяся в балансе предприятия, книге учета хозяйственных операций, Главной книге, а также сальдо балансовых счетов.

Перед вводом (приемом от других АРМ) информации устанавливаются следующие параметры ввода и расчетов: код предприятия, обрабатываемый период (месяц, квартал и др.), текущий период, базовый период, прошлый период, модификация баланса; методика, по которой выполняются расчеты.

Ручной ввод баланса осуществляется в режиме автоматической генерации строк. После автоматического формирования строк в балансе вводятся необходимые данные. При автоматизированном вводе используются данные, полученные АРМ БУП. Перед этим надо убедиться, что в АРМ БУП сформирована вся необходимая информация, так как правильные результаты анализа зависят от полноты и достоверности исходных данных. В процессе приема баланс преобразовывается в комплексную форму на основании описания, заданного разделом «Технологические описания».

Выполнение аналитических расчетов. На основе баланса выполняется решение задач: «Общая оценка финансового состояния»; «Анализ финансовой устойчивости», «Анализ ликвидности баланса». «Анализ финансовых коэффициентов».

Для проведения более детального анализа используются записи книги учета хозяйственных операций, обороты Главной книги и сальдо балансовых счетов.

В результате расчетов составляются следующие выходные данные: баланс-нетто, группировки баланса-нетто, итоговая экспертная оценка (рейтинг), ситуации по финансовой устойчивости и ликвидности и др.

Кроме основных показателей по балансу-нетто и группировкам, рассчитываются относительные коэффициенты к балансу, изменения по отношению к базовому и прошлому периодам (динамические показатели и коэффициенты).

АО «Инфософт» составляет АРМ ФАН, настроенные на анализ по методике финансового анализа предприятия (А.Д. Шеремет, Р.С. Сайфуллин, Е.В. Негашев), рекомендованной к использованию Президиумом Ассоциации бухгалтеров СНГ. Однако в процессе работы может возникнуть необходимость проведения анализа по другим методикам. Существует возможность настройки АРМ ФАН на другие методики расчета. Настройка заключается в создании (уточнении) структуры комплексного баланса и форм ввода.

1.6.6. Программная реализация технологии обработки в корпоративных системах

Корпоративные системы обеспечивают автоматизацию задач всех функций управления. В качестве примера реализации технологии обработки учетных задач рассмотрим использование корпоративной системы «Галактика» для учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Этот участок бухгалтерского учета тесно связан с задачами других функциональных контуров, таких как «Административное управление» и «Производство», и представляет собой сложный межфункциональный комплекс, реализуемый следующим составом модулей системы «Галактика».

1. Управление снабжением.
2. Управление сбытом.
3. Банк. Отчеты.
4. Складской учет.
5. Производство.
6. Хозяйственные операции.

Рассмотрим функциональные возможности приведенных модулей при выполнении учета приобретения и движения ТМЦ.

Модуль «Управление снабжением» обеспечивает полный цикл обслуживания процесса приобретения ТМЦ.

Функции модуля предусматривают как ведение конкретных документов, так и их формирование для последующей обработки в смежных модулях.

Функциональные возможности модуля осуществляются следующими режимами меню:

Документы, фигурирующие в модуле «Управление снабжением», предназначены для осуществления операций приобретения ТМЦ. При этом используется каталог «Организации и Банки». Каталог «Организаций» имеет иерархическую структуру: организации объединяются в группы, которые в свою очередь входят в состав групп более высокого уровня. Каждая организация может входить в несколько групп или не входить ни в одну из них. Каталог «Организаций» содержит следующую информацию:

1) наименование организации;

2) статистические коды ОКПО, ОКОНХ;

3) адрес предприятия - страна, город, улица;

4) телефон/факс;

5) банковские реквизиты: наименование банка, ИНН, БИК, расчетный счет.

Приобретение материалов связано с составлением ряда первичных документов. Прежде всего поставщиком выписывается счет, который заносится в систему при помощи модуля «Управление снабжением» - «Счета». Заполнение всех документов происходит в экранной форме.

Последовательно заносятся в документ все постоянные и переменные признаки, а также количественно-суммовые основания. При заполнений счетов одновременно осуществляется формирование базы данных о приобретаемых материалах (номенклатуры-ценника), которая впоследствии будет использована для организации учета материалов на складе предприятия. Ее состав следующий: номенклатурный номер, наименование, цена за единицу, количество, единица измерения, стоимость.

Поступление материала на склад выполняется функцией «Приходные накладные», где АРМ склада обеспечивает формирование приходных накладных.

При вызове этой функции открывается окно перехода «Список приходных накладных», где по каждой накладной приводится дата выписки, номер, контрагент (наименование поставщика) и сумма. Окно «Список приходных накладных» - это перечень первичной документации, поступившей в бухгалтерию в течение месяца от поставщика.

Формирование приходных накладных происходит автоматически. На основании данных из выбранного счета автоматически заполняется материально-ответственное лицо и номер склада. Накладные, сформированные автоматически, должны быть доступны для последующего редактирования. Такое редактирование может быть необходимо в случае неполной поставки ТМЦ.

Для получения товарно-материальных ценностей на основании данных счетов автоматически формируется доверенность (функции «Управление снабжением» → «Доверенность»).

В ППП «Галактика» реализована возможность автоматической регистрации счетов-фактур поставщика. Создаются записи по документам, а также их регистрация в «Книге покупок». Эта возможность автоматической регистрации реализуется с помощью модуля «Управлением снабжением» → «Счета-фактуры» → «Книга покупок». При выполнении автоматической регистрации отслеживаются все товарные и финансовые сопроводительные документы, связанные с данным счетом-фактурой.

Счет-фактура поставщика регистрируется автоматически только в случае наступления двух событий: оплаты и оприходования товара.

Модуль «Банк. Отчеты» предназначен для обслуживания операций с безналичными денежными средствами предприятия и получения разнообразных финансовых отчетов.

В функции меню «Документы» входит создание и редактирование платежных документов. Документы в окне выбора упорядочены по датам их формирования, внутри дат - по номерам. Отображаются основные реквизиты, по которым можно идентифицировать документ.

Из всех платежных документов «Платежное поручение» наиболее часто встречающееся.

При вводе нового документа предварительно запрашивается дата его формирования, и следующий вводимый документ будет по умолчанию формироваться на указанную дату.

Основанием для создания платежного поручения является счет, выставляемый поставщиками материальных ценностей. Именно счет является отправной точкой учета поступления материальных ценностей на предприятие. Это неслучайно, так как в счете содержится наибольшее количество информации, интересующей бухгалтера, а именно: наименование организации, банковские реквизиты организации, предмет счета (наименование покупаемых материальных ценностей) и т.д. Поэтому бухгалтер может без особых усилий, почти автоматизированно, создать с помощью компьютерной программы платежное поручение.

Функции меню «Отчеты» предназначены для составления отчетности по движению средств на счетах бухгалтерского учета. Все отчеты отображаются в окне текстового редактора, в котором их можно корректировать и распечатывать. При запуске функции открывается окно, в котором можно определить параметры для отбора данных (счет бухгалтерского учета, дата или период времени), установить фильтры на данные, выбрать тип отчета. Функции меню «Аналитика» позволяют контролировать обороты по бухгалтерским счетам в различных аналитических разрезах. Функция «Аналитический учет» используется для контроля движения средств на счете, для которого были введены коды аналитического учета.

При запуске функции на экране появляется окно, в котором следует указать номер интересующего счета. Данные в отчете группируются следующим образом: суммируются по счету, внутри счета - по его субсчетам, внутри субсчетов - по подразделениям, внутри подразделений - по объектам аналитического учета. При этом получаются несвернутые исходящие сальдо.

Функции «Книги проводок» позволяют бухгалтеру просмотреть все бухгалтерские хозяйственные операции, выполненные в разных модулях программы, а при необходимости внести в них исправления.

При запуске функции «Книга бухгалтерских проводок» открывается окно «Печать Книги бухгалтерских проводок», которое позволяет настроить вид отчета, установить фильтры просматриваемых счетов и интервал дат совершения проводок, которые следует отобрать для формируемой книги.

Согласно заданным параметрам настройки, программа просматривает в базе данных указанные первичные документы. Связанные с ними проводки собираются в хронологическом порядке в таблицу, в которой отражается: дата проводки, дебетовые: счет, субсчет, код аналитического учета, подразделение, сумма оборота; кредитовые: счет, субсчет, код аналитического учета, подразделение, сумма оборота; содержание проводки, номер документа, наименование документа.

Функции «Книга бухгалтерских проводок» предоставляют удобные возможности поиска и исправления ошибочных проводок, а также удаления проводки из базы данных и создание новой проводки.

Модуль «Складской учет» является ядром автоматизации «Учета материалов». Именно с помощью этого модуля осуществляется учет движения материальных ценностей, выявление их остатков и учетных цен. Ввод данных в компьютер осуществляется непосредственно в момент совершения операций. Имеется возможность получить данные об остатках материалов на складе, их поступлении и выбытии в различных группировках.

Функциональные возможности модуля «Складской учет» представлены на следующей схеме:

Полноценное ведение складского учета возможно при условии его неразрывной связи с задачами закупок и осуществлением производственной деятельности предприятия. Различные стадии движения материальных ценностей последовательно формируются с разной степенью автоматизации и переходят из модуля в модуль. Взаимосвязь различных модулей в системе «Галактика» представлена на рис. 1.14.

Операции по оприходованию и отпуску ТМЦ учитываются в основных складских документах: приходных и расходных ордерах, которые могут формироваться как независимо, так и согласно накладным, сформированным в других модулях (например в «Управлении снабжением»), Все операции отражаются в бухгалтерском учете посредством типовых хозяйственных операций (ТХО) в модуле «Хозяйственные операции».

Ведение складских документов выполняется функцией «Документы» (приходные ордера, расходные ордера).

В зависимости от вида перемещения ТМЦ выделяют следующие типы складских ордеров:

К - внешние операции с контрагентами;

П - операции с производством;

В - внутреннее перемещение.

Тип документа устанавливается при его создании и впоследствии не может быть отредактирован.

Приходные и расходные ордера - это основные элементы модуля «Складской учет», так как именно с их помощью формируется реальная картина поступления и выбытия ТМЦ, что можно рассмотреть на следующем примере.

ТМЦ поступили на центральный склад предприятия, сформировался приходный ордер. Надо отметить, что он может быть сформирован как вручную, так и автоматически. При оприходовании ТМЦ бухгалтер создает в базе, а именно в модуле «Управление снабжением» документ «Приходная накладная». У бухгалтера есть выбор - создать приходный ордер вручную или автоматически.

Приходный складской ордер будет сформирован автоматически на сумму и количество, указанные в накладной. Бухгалтеру необходимо лишь уточнить номер склада и МОЛ.

Функция «Документы» → «Карточка складского учета» предназначена для ввода и контроля информации обо всех операциях ТМЦ, имеющихся на предприятии.

Фактически - это машинный аналог карточки учета материалов на складе (форма № М-17). Каждая операция характеризуется значением следующих полей: номер ордера, дата операции, тип операции, склад, МОЛ, количество, цена за единицу.

Для отражения операций, связанных с передачей ТМЦ из одного подразделения в другое, используются накладные на внутреннее перемещение и связанные с ними пары складских ордеров - приходных и расходных ордеров. Учет движения ТМЦ осуществляется посредством функции «Документы» → «Накладная на внутреннее перемещение».

Функции «Складской учет» → «Операции» → «Инвентаризация» выполняются после принятия решения о проведении инвентаризации. Получение инвентаризационных бланков и ввод фактического наличия ТМЦ не представляет больших трудностей. Эти действия ничем не отличаются от выполняемых при ручном ведении учета, если не считать автоматического заполнения списка товаров, числящихся в заданном разделе «Склад-МОЛ».

Функции «Складской учет» → «Операции» → «Расчет текущих остатков» используются в оперативной работе для быстрого доступа к информации о наличии материалов. Текущие остатки поддерживаются системой автоматически, однако при необходимости их можно рассчитать путем вызова функции «Операции» → «Расчет текущих остатков».

Модуль «Складской учет» поддерживает ведение так называемых логических остатков, т.е. по мере проведения операций прихода/расхода в складском учете рассчитывается количество ТМЦ в наличии, и эти данные сохраняются в таблице текущих остатков.

Ведомости наличия товаров формируются с помощью функций «Складской учет» → «Отчеты». Перед созданием отчетов необходимо задать в диалоговом окне его параметры: дату, фильтры, форму ведомости порядок сортировки и вид группировки.

Группировка может принимать значение: по группам или по части номенклатурного номера.

Справка может быть установлена по наименованию либо по номенклатурному номеру.

«Отчет по складам» и «Отчет по МОЛ» - фактически одна и та же форма отчета. Разница лишь в том, что в отчетах по МОЛ за склад принято считать материалы, находящиеся в подотчете, т.е.:

отчет по складу	отчет по МОЛ
подразделение: склад № 1	подразделение: материалы в подотчете
МОЛ: Иванов И.И.	МОЛ: Петров П.П.

Фактически «Отчет по складу» и «Отчет по МОЛ» - это машинный аналог ведомости по учету материалов на предприятии. Эти отчеты создаются за интервал времени на определенную дату. В них содержится следующая информация: наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена за единицу, стоимость (или сумма).

Отчетность по движению товаров формируется с помощью функций «Складской учет» → «Движение». По каждой товарной позиции в отчете указывается количество и сумма по приходам и расходам за указанный период. Перед созданием отчета необходимо определить в диалоговом окне его параметры: период, за который будут рассматриваться складские ордера, подтверждающие движение ТМЦ; единицы измерения (штуки, кг, м, км и т.д.); валюта; ордера (приходные/расходные); сортировка (располагать позиции в отчете по дате либо по типу операции).

Возможно формирование отчетности по движению ТМЦ в следующих разрезах:

• по контрагенту - ведомость формируется в разрезе контрагентов, в окне выбора предлагается отметить контрагента для формирования отчета. Этот отчет дает возможность проанализировать, какие материалы поступили на предприятие от «выбранного» поставщика за определенный период времени;
• по предприятию в разрезе наименований ТМЦ. ТМЦ сортируются по наименованию либо номенклатурному номеру. Чтобы получить отчет по всем ТМЦ, следует установить: «Формировать ведомость по всем материальным ценностям»;
• по складу в разрезе наименований, при формировании ведомости используются два уровня группировки: по складам и по ТМЦ. Чтобы получить отчет по всем складам, следует установить параметр «Формировать ведомость по всем складам». ТМЦ в рамках каждого склада сортируется по наименованию;
• по МОЛ в разрезе наименования - данная ведомость аналогична вышеописанной, за исключением того, что верхним уровнем группировки является МОЛ (материально-ответственное лицо).

Ведомости движения позволяют получить реальную картину движения как одной номенклатуры, так и всех материальных ценностей внутри предприятия, склада или по МОЛ. Но следует учесть, что в ведомость попадут только те ТМЦ, над которыми за указанный период времени были совершены какие-либо операции по приобретению, отпуску или перемещению. С одной стороны это, конечно, положительный момент, но с другой стороны, бухгалтер не имеет возможности увидеть и оценить сроки хранения тех ТМЦ, по которым не было движения.

Модуль «Производство» предназначен для учета движения материальных ценностей между складами и производственными подразделениями.

В этом модуле отрабатывается следующий цикл документов:

• формирование и ввод накладной на отпуск ТМЦ в производство;
• формирование накладной на возврат ТМЦ из производства и оприходование их на склад.

При работе с модулем используется каталог «Подразделения», «Склады», «МОЛ».

Функции модуля «Производство» непосредственно связаны с модулем «Складской учет», который обеспечивает полный набор средств для учета и контроля движения ТМЦ в ходе производственного процесса.

Связь модуля «Производство» и «Складской учет» можно увидеть на рис. 1.15.

Отпуск ТМЦ в производство осуществляется с помощью функции «Документы» → «Накладная на отпуск в производство».

Накладная на отпуск в производство - это документ, характеризующий материальные затраты «Цеха» на производство продукции.

В накладной содержится информация: откуда были получены ТМЦ, кем они были отпущены, какой цех потребовал те или иные ТМЦ. Эти данные позволяют бухгалтеру, зная производственную структуру предприятия, проанализировать использование ТМЦ исполнителя.

Рис. 1.15. Связь модулей «Производство» и «Складской учет»

При получении из производства готовой продукции, полуфабрикатов, а также при возврате остатков сырья используют функции «Документы» → «Накладная на возврат из производства».

Расчет цен в позициях возвратной накладной имеет свои особенности: цены возвращаемых ТМЦ всегда можно откорректировать вручную. Модуль обеспечивает формирование приходных складских ордеров. Если определен расход сырья, то он списывается на производства, т.е. фактически приходуется на склад предприятия. Цены приходуемого сырья рассчитывает либо машина, либо бухгалтер, руководствуясь внутренними приказами и методиками.

Модуль «Производство» помогает бухгалтеру определить часть стоимости готовой продукции. С помощью этого модуля бухгалтер сможет рассчитать лишь стоимость материалов, потраченных на производство той или иной продукции, подробно рассмотреть структуру материальных затрат, проанализировать материальные затраты за определенный период времени.

Модуль «Хоз. операции» обеспечивает автоматизированное отражение проведенных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Это задача решается с помощью типовых хозяйственных операций (ТХО).

В меню модуля «Хоз. операции» имеется «общий» блок функций, названия которых соответствуют определенным хозяйственным документам. При активизации этих функций программа начинает работать именно с указанным типом документов и определенным для него набором ТХО. Блок функций можно представить на следующей схеме:

Разноска хозяйственных операций и формирование проводок происходит следующим образом. После выбора типа документа из блока функций (приходная накладная; платежное поручение; накладная на внутреннее перемещение и т.д.) проводится привязка этих документов к ТХО. При этом программа может автоматически сформировать проводки по документу согласно выбранной ТХО.

Модуль «Хоз. операции» - это итоговая часть работы бухгалтера в компьютерной системе. Первичные документы проходят все стадии обработки: занесение в базу данных и выполнение бухгалтерских проводок. Использование приведенного комплекса модули системы «Галактика» позволяет получить точную информацию о состоянии запасов ТМЦ по местам их хранения, о движении ТМЦ, о выполнении взаимоотношений с поставщиками, а также для составления отчетности, предоставляемой в различные инстанции.

---

[1] Применяются на предприятиях и в бюджетных организациях, где нет сдельной оплаты труда. Программы универсальны, компактны, просты.

[2] Имеют широкое применение на базах, в строительных организациях, медицинских учреждениях.

[3] Применяются на производственных предприятиях, отличаются большой сложностью.

чистка лица у косметолога

---

Пользователь, раз уж ты добрался до этой строки, ты нашёл тут что-то интересное или полезное для себя. Надеюсь, ты просматривал сайт в браузере Firefox, который один правильно отражает формулы, встречающиеся на страницах. Если тебе понравился контент, помоги сайту материально. Отключи, пожалуйста, блокираторы рекламы и нажми на пару баннеров вверху страницы. Это тебе ничего не будет стоить, увидишь ты только то, что уже искал или ищешь, а сайту ты поможешь оставаться на плаву.

---

---

Пользуйся браузерами Yandex, Firefox, Opera, Edge - они правильно отражают формулы, встречающиеся на страницах, как в десктопном, так и в мобильном вариантах.

Отключи на минуту блокираторы рекламы и нажми на пару баннеров на странице. Тебе ничего не будет стоить, а сайту поможешь материально.

---