В начало

Темы лабораторных работ

3. Просмотр и редактирование данных в таблицах

3.1. Окна просмотра и редактирования таблиц

Окна просмотра и редактирования таблиц, или просто таблицы, предназначены для просмотра и редактирования данных в таблицах и запросах (рис. 8). По своему интерфейсу они очень напоминают таблицы Microsoft Excel 2000. Каждая строка в окне просмотра и редактирования таблицы соответствует записи, а каждый столбец - полю таблицы или запроса. На пересечении каждой строки и каждого столбца находится ячейка, в которой для просмотра и редактирования доступны данные из соответствующего поля соответствующей записи.

Названия столбцов отображаются в их заголовках, которые расположены между заголовком окна и ячейками. Строки, хотя и не имеют названий, также снабжены заголовками, которые расположены слева от ячеек.

В каждый момент времени в таблице существует текущая ячейка. Если таблица является активным окном, то данные в текущей ячейке можно редактировать с помощью клавиатуры, меню и кнопок в панели инструментов. В заголовке строки, которой принадлежит текущая ячейка, отображается значок .

Рисунок 8. Окно редактирования и просмотра таблицы

Для отображения и редактирования данных различных типов в ячейках таблицы используются различные элементы интерфейса. Для работы с полями типа Текстовый, Числовой, Денежный и Дата/время могут использоваться поля ввода и раскрывающиеся списки. Для полей типа Логический - переключатели, для полей типа Поле МЕМО и Гиперссылка - поля ввода, а для полей типа Поле объекта OLE - специальный элемент интерфейса, предназначенный для работы с такими полями. Значения полей типа Счетчик отображаются в ячейках таблицы как строки или числа, но не могут быть отредактированы.

Если в просматриваемый набор записей можно добавлять новые, то ниже последней заполненной данными строки таблицы имеется пустая строка, в которую следует вводить значения полей добавляемой записи.

Заголовок такой строки отмечен символом («звездочка»).

3.2. Перемещение по таблице и редактирование данных

Для перемещения по таблице и редактирования данных в ее ячейках можно использовать хорошо знакомые большинству пользователей комбинации клавиш. Эти комбинации представлены в табл. 5.

Таблица 5. Использование клавиатуры при работе с таблицей

Чтобы переместиться в некоторый столбец, выберите его название в раскрывающемся списке «Перейти к полю» в панели инструментов «Формат».

Чтобы отсортировать таблицу по текущему столбцу, нажмите в панели инструментов на кнопку (для сортировки по возрастанию) или (для сортировки по убыванию).

3.3. Вырезать, скопировать, вставить

В полях и раскрывающихся списках, как в обычном текстовом редакторе, можно выделять фрагменты текста, вырезать их, копировать в буфер обмена, вставлять из буфера обмена в текст. Для этого используются стандартные пункты меню «Правка» и динамического меню, кнопки в панели инструментов и комбинации клавиш (табл. 6).

Таблица 6. Использование стандартных функций редактирования в таблицах

Функция	Пункт меню «Правка» или динамического меню ячейки	Комбинация клавиш	Кнопка в панели инструментов
Вырезать выделенный фрагмент и поместить в буфер обмена	«Вырезать»	[CTRL]+[X], [SHIFT]+[DEL]
Скопировать выделенный фрагмент в буфер обмена	«Копировать»	[CTRL]+[C], [CTRL]+[INS]
Вставить фрагмент из буфера обмена	«Вставить»	[CTRL]+[V], [SHIFT]+[INS]
Восстановить исходное значение поля	«Отмена»	[CTRL]+[Z], [ALT]+[BACKSPACE]

3.4. Выделение строк и столбцов

В окнах таблиц строки и столбцы можно выделять. Выделенные строки можно удалять, вырезать или копировать, а выделенные столбцы - перемещать, расширять или сужать.

Для того чтобы выделить несколько смежных строк,

1. Переместите курсор мыши к заголовку первой из выделяемых строк (первой сверху или снизу - все равно). При этом он примет форму стрелки, указывающей направо: .
2. Нажмите на левую клавишу мыши.
3. Не отпуская левой клавиши мыши, переместите курсор к последней из выделяемых строк.
4. Отпустите левую клавишу мыши.

Выделение нескольких смежных столбцов выполняется аналогично, только курсор мыши надо подвести к заголовку первого из выделяемых столбцов и перемещать в горизонтальном направлении. Курсор при этом принимает форму стрелки, направленной вниз: .

3.5. Изменение высоты строк и ширины столбцов. Перемещение столбцов

Высоту строк таблицы можно изменять. Для этого

1. Переместите курсор мыши в область заголовков строк. Подведите его к линии, которая разделяет любые две соседние строки. При этом курсор примет форму двойной вертикальной стрелки: .
2. Нажмите на левую клавишу мыши.
3. Если Вы хотите увеличить высоту строк, перемещайте, не отпуская левой клавиши мыши, курсор вниз, а если уменьшить - то вверх.
4. Отпустите левую клавишу мыши.

Подобным образом Вы можете изменять ширину любого столбца или нескольких выделенных столбцов.

Курсор нужно переместить в область заголовков столбцов, остановить на линии, отделяющий друг от друга два столбца, и перемещать в горизонтальном направлении. При этом курсор принимает форму двойной горизонтальной стрелки: .

Порядок столбцов можно изменить, отбуксировав заголовки выделенных столбцов (или одного выделенного столбца) в нужном направлении на нужное расстояние. Во время буксировки курсор принимает следующую форму: , а столбцы, между которыми будут помещены буксируемые, если отпустить левую клавишу мыши, разделяются толстой черной линией.

3.6. Форматирование текста в таблице

В отличие от таблиц Microsoft Excel 2000, окна просмотра и редактирования таблиц не позволяют задавать форматирование для каждой ячейки отдельно и, тем более, использовать несколько способов форматирования внутри одной ячейки. Форматирование задается только для всех ячеек таблицы одновременно. Для этого можно использовать любую кнопку в панели инструментов «Формат».

Пример 3

Таблицу отформатировали следующим образом:

1. Нажали на кнопки и в панели инструментов.
2. Выбрали в раскрывающемся списке «Шрифт» гарнитуру Garamond, а в раскрывающемся списке «Размер» размер шрифта 12.
3. В раскрывающемся списке («Цвет заливки/фона») выбрали темно-серый цвет, а в раскрывающемся списке («Цвет текста») - белый.
4. В раскрывающемся списке («Оформление») выбрали , а в раскрывающемся списке («Цвет линии/границы») - черный цвет.

После этого таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 9.

Рисунок 9. Пример форматирования таблицы

3.7. Применение к таблице фильтров

Фильтр - это средство, позволяющее сделать видимыми в таблице только те записи, у которых значение заданного поля отвечает указанному условию, например, содержит (или наоборот, не содержит) указанную подстроку-образец. Предположим, для Вас почему-либо важно, чтобы в поле Биография автора имелось слово Академия, и Вы хотите найти все записи, у которых в этом поле встречается данное слово.

Для того чтобы отобразить в таблице только записи с вхождением указанной подстроки (в нашем случае слова Академия),

1. Выделите указанную подстроку в одной из записей. Для этого щелкните мышью по ячейке, где эта подстрока находится. Щелкните мышью в начале выделяемой подстроки, затем нажмите на левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, подведите курсор к концу выделяемой подстроки. Отпустите клавишу мыши.
2. Нажмите на кнопку или щелкните правой клавишей мыши в таблице и в динамическом меню выберите пункт «Фильтр по выделенному».

В результате в таблице останутся видимыми только те записи, которые содержат в поле Биография автора слово Академия. При этом кнопка перейдет в нажатое состояние. Чтобы вернуться к полному набору записей, отожмите кнопку либо щелкните правой клавишей мыши и в динамическом меню выберите пункт «Удалить фильтр». Чтобы вновь применить последний по времени фильтр, нажмите на эту кнопку снова.

Для того чтобы скрыть в таблице те и только те записи, которые содержат указанную подстроку,

1. Выделите указанную подстроку в одной из записей.
2. Щелкните правой клавишей мыши в таблице и в динамическом меню выберите пункт «Исключить выделенное».

В таблицах Microsoft Access 2000 могут применяться и более сложные фильтры, однако их рассмотрение находится за пределами данного курса.