В начало

Темы лабораторных работ

Введение

Цели и задачи курса

Настоящее учебное пособие ставит своей задачей сформировать у пользователя базовые навыки работы с системой управления базами данных Microsoft Access 2000 и продемонстрировать основные возможности ее практического применения. Пособие адресовано, в первую очередь, пользователю, впервые сталкивающемуся с реляционными системами управления базами данных, и содержит краткое и доступное изложение теоретических основ функционирования Microsoft Access 2000 и основные методики работы с этим продуктом. За читателем предполагается начальный уровень компьютерной грамотности, хотя бы поверхностное знакомство со средой Windows, а также некоторое представление о среде Microsoft Office.

Известным методическим подспорьем в освоении Microsoft Access 2000 могло бы служить знакомство с Microsoft Excel, хотя это и необязательно.

Настоящий курс рассчитан на прохождение в течение шестнадцати академических часов. Сжатые сроки и начальный уровень освоения системы - вот что предопределило выбор материала для учебного пособия.

После краткого теоретического введения, подробного описания среды Microsoft Access 2000 и основных правил работы с таблицами авторы на конкретных примерах демонстрируют слушателю курса основные приемы работы с системой. Вместе с начинающим пользователем они проходят через основные этапы составления баз данных: определение состава и характера данных, их нормализацию, конструирование таблиц, создание и настройку связей между ними, формирование различного рода запросов, конструирование отчетов, экспорт данных. Таким образом, не перегружая изложение общими формулировками и описаниями, удается в то же время научить пользователя ориентироваться в сложнейшей системе и находить наиболее простые решения насущных прикладных задач.

Поскольку предполагается, что слушатель курсов, вообще говоря, впервые встречается с системами управления базами данных, отличия Microsoft Access 2000 от предыдущих версий системы не выделяются авторами пособия в отдельную тему, а удостаиваются лишь беглого упоминания по ходу изложения. Тем не менее, здесь в сжатом виде представлен тот объем базовых знаний и навыков, который позволяет впоследствии освоить практическую работу, как с последней, так и с более ранними версиями Microsoft Access и закладывает основы для их более глубокого изучения.

Учебное пособие не только проиллюстрировано конкретными примерами, но и содержит практические задания. Последние помещены непосредственно в тексте, что позволяет читателю пособия выполнять их по ходу изложения, проверяя, правильно ли он усвоил прочитанное. Заданиям, а также интерактивным тестам, которые можно использовать для самоконтроля, авторы курса рекомендуют уделить особое внимание.

Условные обозначения, используемые в тексте курса

В тексте курса для выделения различных смысловых частей текста используются обозначения, приведенные в табл. 1. Для обозначения стандартных элементов пользовательского интерфейса Windows используются термины, приведенные в табл. 2.

Таблица 1. Условные обозначения

Таблица 2. Стандартные элементы пользовательского интерфейса среды Windows

Элемент интерфейса	Термин
	Закладки
	Кнопка
	Кнопка выбора в выключенном состоянии
	Кнопка выбора во включенном состоянии
	Переключатель в выключенном состоянии
	Переключатель во включенном состоянии
	Поле ввода (поле)
	Раскрывающийся список
	Список

Обзор возможностей СУБД Microsoft Access 2000

Система управления базами данных Microsoft Access 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000 Professional. Она довольно проста в освоении и доступна для ознакомления любому пользователю, который найдет один-два дня, чтобы усвоить основные присущие ей понятия и приемы работы с ней. В то же время профессиональные разработчики нередко используют Microsoft Access 2000 для создания внутрикорпоративных и даже тиражируемых приложений. Скажем сразу, что базы данных, будучи достаточно сложной структурой, потребуют от пользователя определенного сосредоточения. В отличие от других компонент пакета Microsoft Office 2000, с которыми большинство пользователей начинает работать немедленно, Microsoft Access 2000 при изучении требует более систематического подхода - в противном случае пользователю будет непонятно, что изображено на экране, и каких действий от него ожидает система.

В данном руководстве мы будем рассматривать функциональность Microsoft Access 2000 применительно к решению ряда типичных задач, возникающих на практике. При этом будем различать задачи, связанные, в основном, с накоплением данных, а также последующим поиском и выводом в отчеты нужных сведений, и задачи поддержки сложно организованной деятельности пользователей. К первому типу относятся всевозможные справочники, каталоги, списки рассылки, информационно-поисковые системы, ко второму - поддержка процесса продаж (требуется сначала выставить счет, затем дождаться оплаты, выдать товар, сгенерировать накладные и счета-фактуры и т.д.), управление нарядами на работы или заселением посетителей в номера отеля. В чем принципиальное отличие между этими двумя типами задач? Дадим Вам возможность самостоятельно выяснить этот вопрос, прежде чем Вы прочитаете ответ на него. Тем временем продолжим рассказ о возможностях Microsoft Access 2000.

С помощью Microsoft Access 2000 можно создавать и заполнять базы данных, искать и просматривать введенную в них информацию, делать выборки и оформлять их в виде отчетов, работать с базами данных других систем. Microsoft Access 2000 дает возможность конструировать удобные и эстетичные экранные формы для работы с данными, генерировать информативные и хорошо оформленные отчеты, создавать программы для обработки данных. Последнее не обязательно - многие распространенные задачи Microsoft Access 2000 позволяют решить одними только визуальными средствами, без написания программного кода вручную. Впрочем, как показывает практика, пользователи, реально заинтересованные в решении поставленных перед ними задач, довольно быстро осваивают и макросы, и язык программирования Visual Basic. Это относится и к тем, кто прежде не изучал программирование.

В Microsoft Access 2000 реализована реляционная модель данных. Эта модель предусматривает табличную организацию данных и возможность выполнения с таблицами ряда операций: получения подмножеств строк и столбцов, создания по определенным правилам одной таблицы из нескольких. Освоив эти операции, Вы получите мощные средства поиска и представления данных. Заметим, что в Microsoft Excel 2000 и Microsoft Word 2000 многие из подобных средств отсутствуют. Вместе с тем, благодаря тесной интеграции Microsoft Access 2000 с другими компонентами пакета Microsoft Office 2000, пользователь получает возможность применять Microsoft Excel 2000 для анализа и графического представления записанной в базах данных информации, использовать базы данных для автоматического формирования документов Microsoft Word 2000, экспортировать данные в формат, пригодный для публикации в Internet.

Как должно быть организовано применение Microsoft Access 2000 на практике? Вы можете считать эту систему просто одной из компонент пакета Microsoft Office 2000, и, предположим, проводя прямую почтовую рассылку, ввести в таблицу имена и адреса клиентов, другие сведения о них, а затем генерировать в Microsoft Word 2000 персональные письма каждому из них (кстати, в Microsoft Access 2000 есть специальный тип отчетов - наклейки на конверты). В то же время возможность совместного использования базы данных Microsoft Access 2000 несколькими пользователями позволяет распределить обязанности между Вашими коллегами: кто-то будет вводить в базу данных сведения об адресатах, кто-то уточнять почтовые адреса, кто-то распечатывать и отправлять письма, кто-то обзванивать адресатов и выяснять их мнение относительно Ваших предложений. Более того, базу данных Microsoft Access 2000 можно соединить с внешней базой данных, в том числе управляемой одной из «больших» СУБД, таких, как Microsoft SQL Server или Oracle, и связать с основными данными информацию, специфичную для Вашей задачи. Одновременно то же самое могут сделать и другие пользователи. Таким образом, можно, скажем, организовать одновременное проведение нескольких рассылок, за каждую из которых отвечает один из сотрудников. К записям из общей для всех рассылок базы данных по адресатам каждый сотрудник «привяжет» свою базу данных Microsoft Access 2000 со специфичной для соответствующей рассылки информацией.

Ответим на поставленный в начале этого пункта вопрос. Задачи типа «создание справочника» отличаются от задач типа «поддержка процесса продаж», в основном, тем, что в первых процесс ввода, изменения и удаления данных слабо зависит от самих данных. Информацию можно накапливать и просматривать.

Задачи второго типа подразумевают существенное влияние данных на способы манипулирования ими. Так, система автоматизации торговли может не позволять ввести накладную, сумма которой превышает сумму связанного с ней счета, или удалить счет, по которому уже выписаны накладные и счета-фактуры, а товар отгружен. В этом смысле управленческие задачи сложнее задач создания информационно-поисковых систем (ИПС). Следует, однако, отметить, что при возрастании объемов хранимой информации ИПС начинают требовать применения изощренных алгоритмов поиска и даже элементов искусственного интеллекта. Впрочем, рассмотрение этих вопросов уже выходит за рамки данного курса.