[an error occurred while processing this directive]

В начало

Введение

Основные операции с базами данных

Структура таблиц и баз данных

Операции с файлами

Запросы и фильтры

Формы и отчеты

Вычисления

Вывод результатов

Дополнительные возможности и программирование

Корпоративная работа

Access SQL

Операции с файлами

Одним из простейших путей создания базы данных является копирование или импорт данных из других источников. Источниками данных могут служить как базы данных Access, так и любые другие базы данных, поскольку Access 2000 поддерживает все наиболее распространенные форматы баз данных. Кроме непосредственного переноса данных Access обеспечивает создание ссылок на другие базы данных с возможностью представления данных.

Система управления базами данных Access — это не только очень удобный, но и чрезвычайно мощный пакет. Совместная работа в сети подразумевает возможность защиты данных от несанкционированного доступа и ограничения прав доступа для определенных категорий пользователей. Кроме того, размеры баз данных растут, они могут достигать сотен и даже тысяч мегабайт, поэтому при совместной работе возникает проблема загруженности не только сетевых ресурсов, но и дискового пространства компьютеров пользователей. Access 2000 позволяет решить как эти проблемы, так и множество других.

В этой главе будут рассмотрены возможности импорта, экспорта и ссылок на данные из других источников, а также меры по защите баз данных и уменьшению их размеров.

База данных: Восстановление и сжатие

База данных Access представляет собой файл с расширением mdb. В этом файле хранятся все объекты и данные, преобразование которых, например удаление, приводит к освобождению ранее зарезервированного места. В больших базах данных это достаточно значительное дисковое пространство, поэтому базу данных нужно периодически сжимать — это позволит уменьшить размер базы данных и освободить место на жестком диске вашего компьютера.

Шаг за шагом

  1. Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов Access.
  2. Выберите нужный файл в окне диалога Открытие файла базы данных (Open) и нажмите кнопку Открыть (Open).
  3. Выберите команду Сервис (Tools) → Служебные программы (Database Utilities) → Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database).

ВНИМАНИЕ

При совместной работе перед сжатием и восстановлением базы данных необходимо, чтобы все пользователи данной базы данных завершили сеанс работы с ней.

База данных: Восстановление и сжатие закрытой базы данных

Иногда случаются ситуации, не зависящие от пользователя или программного обеспечения, когда требуется восстановление закрытой базы данных. Например, если питание компьютера было внезапно отключено, то после возобновления подачи питания при загрузке базы данных будет выдано сообщение о необходимости предварительного восстановления базы данных.

ВНИМАНИЕ

При проведении процедуры восстановления выполняется проверка корректности данных и другие необходимые операции, однако это, к сожалению, не всегда гарантирует полное восстановление базы данных.

Шаг за шагом

  1. Закройте текущую базу данных.
  2. Выберите команду Сервис (Tools) → Служебные программы (Database Utilities) → Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database).
  3. В открывшемся окне диалога База данных для сжатия (Database to Compact From) выберите базу данных и нажмите кнопку Сжать (Compact).
  4. В открывшемся окне диалога Сжатие базы данных под именем (Compact Database Into) введите новое имя базы данных (либо оставьте прежнее, тогда сжатая база данных заменит предыдущую) и нажмите кнопку Сохранить (Save).

ВНИМАНИЕ

Для избежания крупных потерь данных проводите периодическое сохранение вашей базы данных. Это облегчит восстановление и позволит свести потери данных к минимуму.

База данных: Преобразование

При открытии базы данных, написанной в ранних версиях Access, вам будет предложено преобразовать ее в формат новой версии.

ВНИМАНИЕ

Без преобразования данные из базы данных старого формата, открытой в режиме таблицы, можно редактировать. Однако изменять структуру базы данных или создавать в ней новые объекты нельзя.

Шаг за шагом

  1. Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов.
  2. Выберите нужный файл в окне диалога Открытие файла базы данных (Open) и нажмите кнопку Открыть (Open).
  3. В открывшемся окне диалога Преобразование или открытие базы данных (Convert/Open Database) установите переключатель в положение Преобразовать базу данных (Convert Database) и нажмите кнопку ОК.
  4. В открывшемся окне диалога Преобразование в базу данных (Convert Database Into) в поле Имя файла (File name) введите имя нового файла базы данных.
  5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).

База данных: Резервное копирование

Резервное копирование является необходимым условием безопасного хранения данных в базе данных. В случае утери или повреждения некоторых данных или базы данных в целом резервная копия позволит целиком или частично, в зависимости от срока давности копирования, восстановить базу данных.

Резервное копирование может выполняться двумя путями: созданием копии файла базы данных и ее архивированием. Создание копии осуществляется стандартными средствами Windows, а архивирование — либо стандартными средствами Windows, либо специальными программами архивирования.

СОВЕТ

Для уменьшения места, занимаемого резервной копией, базу данных перед резервированием нужно сжать (см. раздел «База данных: Восстановление и сжатие»).

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Открыть (Open).
  2. В открывшемся окне диалога Открытие файла базы данных (Open) выберите нужную базу данных и щелкните на ней правой кнопкой мыши.
  3. В открывшемся контекстном меню выберите команду Копировать.
  4. С помощью раскрывающегося списка Папка (Look in) окна диалога Открытие файла базы данных (Open) выберите местоположение копии базы данных.
  5. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном месте окна диалога Открытие файла базы данных (Open) и в открывшемся контекстном меню выберите команду Вставить (Paste).
  6. Закройте окно диалога Открытие файла базы данных (Open), нажав кнопку Закрыть (Close) в его правом верхнем углу.

База данных: Свойства

База данных, как и все составляющие ее объекты, имеет свойства. Окно диалога свойств базы данных имеет пять вкладок, на которых размещены: общая информация о базе данных — вкладка Общие (General); информация о пользователе и создателе базы данных, а также название шаблона и база (целевой адрес) гиперссылки (см. разделы «Гиперссылка: Ввод» и «Гиперссылка: Изменение адреса» главы «Основные операции с базами данных») — вкладка Документ (Summary); время создания, работы и внесения изменений — вкладка Статистика (Statistics); названия всех объектов базы данных — вкладка Состав (Contents); дополнительная информация о базе данных — вкладка Прочие (Custom).

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Свойства базы данных (Database Properties).
  2. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Документ (Summary) или Прочие (Custom) и введите необходимую информацию в соответствующие поля.
  3. Раскройте вкладку Общие (General), Статистика (Statistics) или Состав (Contents), чтобы просмотреть дополнительную информацию о базе данных.
  4. Нажмите кнопку ОК.
ПРИМЕЧАНИЕ

На вкладке Общие (General) представлены атрибуты файла Только чтение (Read only), Скрытый (Hidden), Архивный (Archive) и Системный (System), но изменить их нельзя. Чтобы изменить первые три атрибута, нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов Access, в открывшемся окне диалога щелкните на нужном файле правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Свойства (Properties).

База данных: Сохранение

В отличие от остальных приложений Office 2000 Access не имеет режима автосохранения. Все изменения, внесенные в таблицу или запрос, автоматически сохраняются в момент перехода в другое поле записи, и поэтому весь файл сохранять нет необходимости. Однако при изменении структуры объекта файл базы данных нужно обязательно сохранить. Впрочем, Access при попытке закрыть объект, изменения в котором повлияли на структуру базы данных, предлагает сохранить объект автоматически.

Шаг за шагом

  1. Внесите необходимые изменения в базу данных.
  2. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

Недоступность кнопки Сохранить (Save) означает отсутствие информации, подлежащей сохранению.

База данных: Установка папки по умолчанию

При организации работы полезно создать папку для хранения всех файлов с базами данных. Если такая папка создана, то можно настроить Access так, что при попытке открыть файл автоматически будет открываться именно эта папка.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options). Откроется окно диалога Параметры (Options).
  2. Раскройте вкладку Общие (General).
  3. В поле Рабочий каталог (Default Database Folder) введите путь и имя папки с файлами баз данных.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Защита: На уровне пользователя

При совместной работе пользователей с базой данных Access администратор базы данных или пользователь, имеющий его права, может открыть и настроить уровень доступа для других пользователей.

(См. также разделы «Пользователь: Создание» и «Группа: Создание» главы «Корпоративная работа».)

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Сервис (Tools) → Защита (Security) → Пользователи и группы (User and Group Accounts). Откроется окно диалога Пользователи и группы (User and Group Accounts).
  2. Раскройте вкладку Пользователи (Users).
  3. В области Пользователь (User) в раскрывающемся списке Имя (Name) выберите пункт Admin.
  4. Раскройте вкладку Изменение пароля (Change Logon Password).
  5. В поле Новый пароль (New Password) введите пароль.
  6. В поле Подтверждение (Verify) еще раз введите пароль и нажмите кнопку ОК.
  7. Выберите команду Сервис (Tools) → Защита (Security) → Мастер (User-Level Security Wizard).
  8. Следуйте инструкциям Мастера защиты базы данных (User-Level Security Wizard).

ПРИМЕЧАНИЕ

После завершения работы Мастера защиты баз данных пользователь в ранге администратора, то есть пользователь, знающий пароль доступа к базе данных, сможет создавать новые группы и добавлять других пользователей с присвоением им прав доступа (см. раздел «Защита: Ограничение прав пользователя»).

Защита: Ограничение прав пользователя

При совместной работе пользователей с базой данных Access администратор базы данных или пользователь, имеющий его права, может ограничивать права доступа различных пользователей. Ограничения прав доступа различны — от запрета внесения и редактирования данных до ограничения возможностей изменения объектов. Настройка прав и привилегий доступа к базе данных осуществляется в окне диалога Разрешения (Group Permissions), в котором посредством флажков можно задать следующие права: открытие/запуск (Open/Run), чтение данных (Read Data), чтение макета (Read Design), обновление данных (Update Data), изменение макета (Modify Design), вставка данных (Insert Data), администратора (Administer), удаление данных (Delete Data).

Информация о списках пользователей, их правах, привилегиях доступа и паролях хранится в файле рабочей группы (см. раздел «Защита: Создание файла рабочей группы»),

(См. также разделы «Пользователь: Создание» и «Группа: Создание» главы «Корпоративная работа».)

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Сервис (Tools) → Защита (Security) → Разрешения (User and Group Permissions).
  2. В открывшемся окне диалога Разрешения (User and Group Permissions) на вкладке Разрешения (Permissions) установите переключатель Список (List) в положение пользователи (Users) или группы (Groups) в зависимости от того, кому вы будете менять права доступа.
  3. В списке Пользователи и группы (User/Group Name) выберите нужную группу (пользователя).
  4. В раскрывающемся списке Тип объекта (Object Type) выберите тип объекта, для которого меняются права доступа.
  5. В списке Имя объекта (Object Name) выберите объект, для которого меняются права доступа.
  6. В области Разрешения (Permissions) установите или сбросьте флажки напротив соответствующих прав доступа.
  7. Нажмите кнопку Применить (Apply) и повторите шаги 2-6, если вы хотите изменить права доступа к другим объектам или для других групп (пользователей).
  8. Нажмите кнопку ОК.

Защита: Пароль базы данных

При совместной работе пользователей с базой данных для ее защиты от несанкционированного доступа нужно назначить пароль на право доступа к базе данных.

(См. также разделы «Пользователь: Создание» и «Группа: Создание» главы «Корпоративная работа».)

ВНИМАНИЕ

Пароль нужно хорошо запомнить или записать. Без знания пароля доступ к вашей базе данных будет невозможен!

COBET

Корпорация Microsoft рекомендует при создании пароля использовать не менее 10 символов, состоящих из букв разного регистра, цифр и знаков.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Открыть (Open).
  2. В открывшемся окне диалога выберите нужный файл.
  3. В списке кнопки Открыть (Open) выберите команду Монопольно (Open Exclusive). База данных откроется.
  4. Выберите команду Сервис (Tools) → Защита (Security) → Задать пароль базы данных (Set Database Password).
  5. В поле Новый пароль (Password) открывшегося окна диалога введите пароль.
  6. В поле Подтверждение (Verify) еще раз введите пароль и нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ

При назначении пароля доступа к базе данных синхронизация с помощью репликации (см. раздел «Репликация: Создание реплики») становится невозможной. Для сохранения этого свойства базы данных нужно использовать защиту на уровне пользователей (см. раздел «Защита: Ограничение прав пользователя»).

Защита: Создание файла рабочей группы

Для совместной работы пользователей с базой данных необходимо сформировать файл рабочей группы. Файл рабочей группы содержит информацию о группах и пользователях, имеющих доступ к базе данных, а также их правах, привилегиях и паролях. По умолчанию файл рабочей группы имеет название SYSTEM.MDW и входит в комплект Access. Свойства файла рабочей группы можно изменить или создать новый файл.

(См. также раздел «Совместная работа: Создание файла рабочей группы» главы «Корпоративная работа».)

ПРИМЕЧАНИЕ

При администрировании нескольких баз данных для каждой базы данных можно создать свой файл рабочей группы. Это имеет смысл, если с разными базами данных работают разные пользователи или статус пользователей в разных базах данных разный.

Шаг за шагом

  1. Закройте Access.
  2. Откройте папку, содержащую ярлык программы Администратор рабочих групп MS Access (MS Access WorkGroup Administrator). По умолчанию он находится в той же папке, в которой установлено приложение MS Access.
  3. Дважды щелкните на ярлыке Администратор рабочих групп MS Access (MS Access WorkGroup Administrator).
  4. В открывшемся окне диалога Администратор рабочих групп (Workgroup Administrator) нажмите кнопку Создать (Create).
  5. В поле Имя (Name) открывшегося окна диалога введите имя пользователя.
  6. В поле Организация (Organization) введите название организации.
  7. В поле Код группы (Workgroup ID) введите пароль, состоящий не более чем из 20 символов, и нажмите кнопку ОК.
  8. В открывшемся окне диалога Файл рабочей группы (Workgroup Information File) введите имя и путь к файлу рабочей группы.
  9. Нажмите кнопку ОК.
  10. В открывшемся информационном окне подтвердите сведения о рабочей группе, а затем нажмите кнопку Выход (Exit) в окне диалога Администратор рабочих групп (Workgroup Administrator).

ВНИМАНИЕ

Код группы, имя пользователя, название организации и копию файла рабочей группы нужно сохранить в отдельном месте. При утере или порче исходного файла открыть базу данных будет невозможно!

Защита: Шифрование и дешифрование базы данных

Для предохранения базы данных от проникновения и взлома с помощью других программ в Access используется шифрование. Шифрование вместе с созданием защиты на уровне пользователей (см. раздел «Защита: На уровне пользователя») позволяет полностью исключить возможность несанкционированного доступа.

ВНИМАНИЕ

Открывать зашифрованную базу данных нужно в режиме Монопольно (Open Exclusive) (см. раздел «База данных: Открытие» главы «Основные операции с базами данных»).

Шаг за шагом

  1. Убедитесь, что другие пользователи не работают с базой данных.
  2. Выберите команду Сервис (Tools) → Защита (Security) → Шифровать/дешифровать (Encript/Decript Database).
  3. В открывшемся окне диалога База данных для шифрования или дешифрования (Encript/Decript Database) укажите путь и базу данных для шифрования (дешифрования) и нажмите кнопку ОК.
  4. В открывшемся окне диалога Шифрование базы данных под именем (Encript Database As) выберите место расположения и имя зашифрованного файла и нажмите кнопку Сохранить (Save).

ВНИМАНИЕ

При совпадении имен и местоположения исходной и зашифрованной баз данных последняя запишется поверх исходной.

ВНИМАНИЕ

Для проведения шифрования при защите базы данных на уровне пользователя необходимо иметь доступ к объектам на уровне Изменение макета (Modify Design) (см. раздел «Защита: Ограничение прав пользователя»).

Импорт данных: База данных Access

(Для получения предварительной информации см. раздел «Импорт данных: Общие действия».)

Импорт данных из одних баз данных Access в другие происходит наиболее часто и широко используется при создании новых баз данных.

Шаг за шагом

  1. Откройте базу данных, в которую будет выполняться импорт объектов.
  2. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Импорт (Import).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Импорт (Import) выберите пункт Microsoft Access.
  4. Введите путь и имя файла, из которого будет происходить импорт данных.
  5. Нажмите кнопку Импорт (Import).
  6. В открывшемся окне диалога Импорт объектов (Import Objects) на вкладках Таблицы (Tables), Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros), Модули (Modules) выберите объекты для импорта.
  7. Нажмите кнопку Параметры (Options), установите нужные флажки и выберите соответствующие положения переключателей для настройки параметров импорта.
  8. Нажмите кнопку ОК.

Импорт данных: Документ Word

Для импорта данных из документа Word данные должны быть соответствующим образом подготовлены. Текст документа должен быть представлен в виде таблицы. Записью будущей таблицы базы данных будет являться строка исходной таблицы, а полем — столбец.

ПРИМЕЧАНИЕ

Возможен также импорт фрагментов обычного текста при условии, что они отделены друг от друга разделителями (см. раздел «Импорт данных: Текстовый файл»).

Шаг за шагом

  1. Создайте в базе данных Access таблицу с числом полей и их типом, соответствующим числу и типу импортируемых столбцов (см. раздел «Таблица: Создание в режиме конструктора» главы «Структура таблиц и баз данных»).
  2. Загрузите Word и откройте документ с импортируемыми данными.
  3. Выделите импортируемые данные, названия столбцов таблицы нужно пропустить.
  4. Скопируйте данные в буфер обмена и вставьте их в таблицу Access (см. раздел «Импорт данных: Использование буфера обмена»).

ПРИМЕЧАНИЕ

Возможен также импорт документа Word без его промежуточного копирования в буфер обмена. Для этого документ Word нужно предварительно сохранить в одном из текстовых форматов и далее импортировать как текстовый файл (см. раздел «Импорт данных: Текстовый файл»).

Импорт данных: Использование буфера обмена

Использование буфера обмена является наиболее быстрым и универсальным средством импорта и экспорта данных. Являясь стандартным инструментом Windows, он позволяет обмениваться данными не только между приложениями Office, но и между другими приложениями, написанными для Windows.

Копирование данных в Access с помощью буфера обмена может осуществляться как в новую, так и в уже существующую таблицу.

ВНИМАНИЕ

При копировании данных с помощью буфера обмена необходимо, чтобы формат копируемых данных соответствовал форматам полей таблицы Access.

Шаг за шагом

  1. Откройте файл, из которого будет осуществляться импорт данных.
  2. Выделите данные для импорта и нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов соответствующего приложения.
  3. Откройте Access. Откройте таблицу, в которую нужно вставить импортируемые данные, в режиме таблицы.
  4. В таблице Access выделите диапазон ячеек (см. раздел «Данные: Выделение» главы «Основные операции с базами данных»), равный диапазону ячеек импортируемой таблицы. При импорте в новую таблицу или в конец существующей таблицы выделите диапазон ячеек, равный количеству столбцов импортируемой таблицы.
  5. Нажмите кнопку Вставить (Paste Append) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Такой способ импорта данных особенно удобен при импорте небольших фрагментов из других баз данных, электронных таблиц или таблиц Word.

Импорт данных: Общие действия

Импорт позволяет вносить в базу данных данные из других источников — баз данных, электронных таблиц, текстовых файлов.

При импорте данных из файлов отличного от Access типа необходимо, чтобы был установлен соответствующий конвертер или фильтр (см. раздел «Экспорт и импорт: Инсталляция конвертеров и фильтров»).

ВНИМАНИЕ

Перед импортом данных в базу данных Access из других источников их нужно соответствующим образом подготовить (см. раздел «Импорт данных: Проверка целостности данных»).

Шаг за шагом

  1. Откройте базу данных, в которую будет выполняться импорт объектов.
  2. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Импорт (Import).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Импорт (Import) выберите тип файла, из которого будет происходить импорт данных.
  4. Введите путь и имя файла, из которого будет происходить импорт данных.
  5. Нажмите кнопку Импорт (Import).
ПРИМЕЧАНИЕ

Если при импорте Access не запрашивает имя новой таблицы, программа присваивает ей имя автоматически. После окончания импорта имя, присвоенное таблице автоматически, можно изменить (см. раздел «Объект базы данных: Переименование»).

СОВЕТ

Данные из файлов некоторых типов, которых нет в списке Тип файлов (Files of type) окна диалога Импорт (Import), можно импортировать с помощью буфера обмена (см. раздел «Импорт данных: Использование буфера обмена»).

Импорт данных: Проверка целостности данных

Данные, импортируемые из источников данных, формат которых отличен от формата Access, могут быть частично или полностью утеряны из-за несовпадения соглашений, принятых в Access и в источнике данных. Чтобы уменьшить вероятность потери данных, необходимо предварительно проверить импортируемые данные в источнике данных.

Шаг за шагом

  1. Проверьте имена полей источника данных. Имена полей не должны содержать точки (.), восклицательные знаки (!), квадратные скобки ([]), символы апострофа с кодом 096 (‘).
  2. Проверьте типы данных в каждом столбце источника данных — они должны быть однородными. Например, все текстовые выражения в столбце с числовыми данными должны быть удалены. В противном случае данные этого столбца должны импортироваться как текстовые.

ВНИМАНИЕ

Если при импорте данных имеют место ошибки, Access выдает соответствующие сообщения об ошибках и автоматически создает специальную таблицу, где размещает сообщения об ошибках и/или данные, которые по тем или иным причинам не удалось вставить в предназначенную для них таблицу.

Импорт данных: Таблица Excel

(Для получения предварительной информации см. раздел «Импорт данных: Общие действия».)

Электронные таблицы по своей структуре очень близки таблицам Access - строка электронной таблицы представляет собой запись, а столбец — поле таблицы Access. Это позволяет импортировать как целые листы, так и их части.

Шаг за шагом

  1. Откройте базу данных, в которую будет выполняться импорт объектов.
  2. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Импорт (Import).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Импорт (Import) выберите пункт Microsoft Excel.
  4. Введите путь и имя файла, из которого будет происходить импорт данных.
  5. Нажмите кнопку Импорт (Import).
  6. В окне диалога Мастера импорта электронной таблицы (Import Spreadsheet Wizard) выберите вид импорта и установите соответствующее ему положение безымянного переключателя: Листы (Show Worksheets) или Именованные диапазоны (Show Named Ranges) и нажмите кнопку Далее (Next).
  7. Установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings), если в первой строке таблицы Excel содержатся имена столбцов, и нажмите кнопку Далее (Next).
  8. Выберите место хранения импортируемой информации, установив переключатель Данные необходимо сохранить (Where would you like to store your data) в положение В новой таблице (In a New Table) или В существующей таблице (In an Existing Table), и нажмите кнопку Далее (Next).
  9. Измените свойства, присвоенные импортируемым столбцам по умолчанию.
    1. Выделите поле.
    2. В текстовом поле Имя поля (Field Name) измените при необходимости имя поля.
    3. В раскрывающемся списке Тип данных (Data Type) измените при необходимости тип данных.
    4. Установите флажок Не импортировать (пропустить) поле (Do not import field (Skip)), чтобы отказаться от импорта данного поля.
    5. В раскрывающемся списке Индекс (Indexed) выберите метод индексации.
    6. Повторите шаги 9.1-9.5 для всех импортируемых полей и нажмите кнопку Далее (Next).
  10. Выберите способ задания ключевого поля и нажмите кнопку Далее (Next).
  11. В поле Импорт в таблицу (Import to Table) введите имя будущей таблицы Access и нажмите кнопку Готово (Finish).

Импорт данных: Текстовый файл

(Для получения предварительной информации см. раздел «Импорт данных: Общие действия».)

Текстовый формат импорта данных является наиболее универсальным способом передачи данных — он позволяет передавать столбцы с данными разных форматов.

Текстовые файлы имеют различную структуру, основанную на механизме определения поля данных. Разделителями между полями могут быть запятые, пробелы, символы табуляции. Еще одной возможностью деления на поля является задание ширины поля, выраженной в числе символов.

Шаг за шагом

  1. Откройте базу данных, в которую будет выполняться импорт объектов.
  2. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Импорт (Import).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Импорт (Import) выберите пункт Text Files.
  4. Введите путь и имя файла, из которого будет происходить импорт данных.
  5. Нажмите кнопку Импорт (Import).
  6. В первом окне диалога Мастера импорта текста (Import text Wizard) выберите тип разделителей текстового файла, установив одно из положений безымянного переключателя: С разделителями — поля разделяются запятыми или табуляцией (Delimited — Characters such as comma or tab separate each field) или Фиксированная ширина полей — интервалы заполняются пробелами (Fixed Width — Fields are aligned in columns with spaces between each field), — и нажмите кнопку Далее (Next).
  7. Установите положение переключателя, соответствующее разделителю полей, или задайте значения ширины столбцов и нажмите кнопку Далее (Next).
  8. Выберите место хранения импортируемой информации, установив переключатель Данные необходимо сохранить (Where would you like to store your data) в положение В новой таблице (In a New Table) или В существующей таблице (In an Existing Table), и нажмите кнопку Далее (Next).
  9. Измените свойства, присвоенные импортируемым столбцам по умолчанию:
    1. Выделите поле.
    2. В текстовом поле Имя поля (Field Name) измените при необходимости имя поля.
    3. В раскрывающемся списке Тип данных (Data Type) измените при необходимости тип данных.
    4. Установите флажок Не импортировать (пропустить) поле (Do not import field (Skip)), чтобы отказаться от импорта данного поля.
    5. В раскрывающемся списке Индекс (Indexed) выберите метод индексации.
    6. Повторите шаги 9.1-9.5 для всех импортируемых полей и нажмите кнопку Далее (Next).
  10. Выберите способ задания ключевого поля и нажмите кнопку Далее (Next).
  11. В поле Импорт в таблицу (Import to Table) введите имя будущей таблицы Access и нажмите кнопку Готово (Finish).

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Дополнительно (Advanced), расположенная в нижней части окон Мастера импорта текста, открывает окно диалога спецификации импорта, позволяющее изменить параметры настроим мастера и параметры, устанавливающиеся по умолчанию.

Импорт данных: Файл HTML

(Для получения предварительной информации см. раздел: «Импорт данных: Общие действия».)

Импорт данных из файла в формате HTML обеспечивает перенос данных из таблиц или списков файла в таблицы Access.

Шаг за шагом

  1. Откройте базу данных, в которую будет выполняться импорт объектов.
  2. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Импорт (Import).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Импорт (Import) выберите пункт HTML Documents.
  4. Введите путь и имя файла, из которого будет происходить импорт данных.
  5. Нажмите кнопку Импорт (Import).
  6. В первом окне диалога Мастера импорта HTML (Import HTML Wizard) выберите вид импорта и установите соответствующее ему положение переключателя — Таблицы HTML (Show HTMLTables) или Списки HTML (Show HTML Lists) и нажмите кнопку Далее (Next).
  7. В следующем окне Мастера импорта HTML установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings), если в первой строке содержатся имена столбцов, и нажмите кнопку Далее (Next).
  8. Выберите место хранения импортируемой информации, установив переключатель Данные необходимо сохранить (Where would you like to store your data) в положение В новой таблице (In a New Table) или В существующей таблице (In an Existing Table), и нажмите кнопку Далее (Next).
  9. Измените свойства, присвоенные импортируемым столбцам по умолчанию:
    1. Выделите поле.
    2. В текстовом поле Имя поля (Field Name) измените при необходимости имя поля.
    3. В раскрывающемся списке Тип данных (Data Type) измените при необходимости тип данных.
    4. Установите флажок Не импортировать (пропустить) поле (Do not import field (Skip)), чтобы отказаться от импорта данного поля.
    5. В раскрывающемся списке Индекс (Indexed) выберите метод индексации.
    6. Повторите шаги 9.1-9.5 для всех импортируемых полей и нажмите кнопку Далее (Next).
  10. Выберите способ задания ключевого поля и нажмите кнопку Далее (Next).
  11. В поле Импорт в таблицу (Import to Table) введите имя будущей таблицы Access и нажмите кнопку Готово (Finish).

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Дополнительно (Advanced), расположенная в нижней части окон Мастера импорта HTML, открывает окно диалога спецификации импорта, позволяющее изменить параметры настройки мастера и параметры, устанавливающиеся по умолчанию.

Объект базы данных: Атрибуты

Каждый объект базы данных обладает некоторым набором атрибутов. Например, атрибут Реплицируемый (Replicable) служит указателем на возможность репликации объекта при Репликации базы данных (см. раздел «Репликация: Использование портфеля»); атрибут Скрытый (Hidden) предназначен для скрытия объекта в окне базы данных; атрибут Отслеживание строк (Row Level Tracking) позволяет отслеживать конфликты в наборе реплик (см. раздел «Репликация: Устранение конфликтов»).

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы отобразить скрытые объекты, нужно выбрать команду Сервис (Tools) → Параметры (Options) и на вкладке Вид (View) открывшегося окна диалога в области Отображать (Show) установить флажок Скрытые объекты (Hidden objects).

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите нужный объект.
  2. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
  3. В открывшемся окне диалога Свойства (Properties) установите (снимите) флажки у требуемых атрибутов.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Объект базы данных: Копирование

При работе с часто изменяемыми объектами, такими как таблицы, формы или отчеты, перед модификацией полезно создавать их резервные копии. Это позволит строить новые объекты на основе существующих и в случае необходимости возвращаться к изначальному, не модифицированному варианту объекта.

Шаг за шагом

  1. Закройте объект, который вы хотите копировать, и все построенные на его основе формы, запросы и отчеты.
  2. В окне базы данных выделите нужный объект.
  3. Нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов Access.
  4. Нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Access.
  5. В открывшемся окне диалога Вставка <объект> (Insert <oбъект>As) в поле ИмяОбъекта> (<объект> Name) введите имя копии объекта.
  6. Выберите способ копирования, установив переключатель Параметры вставки (PasteOptions) в одно из трех положений: только структура (Structure Only), структура и данные (Structure and Data) или добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table), — и нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ

Имя объекта не может быть длиннее 64 символов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Копирование только структуры позволяет создать новую таблицу на основе существующей, при этом форматы всех полей старой таблицы будут сохранены. Копирование структуры и данных позволяет создать полную резервную копию. Добавление данных в таблицу аналогично выполнению запроса на добавление (см. раздел «Запрос на изменение: Добавление» главы «Запросы и фильтры»).

Объект базы данных: Описание

Для краткой характеристики объекта можно создать его описание, которое отображается в столбце Описание (Description) окна базы данных (если предварительно была нажата кнопка Таблица (Details) на панели инструментов базы данных).

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выберите нужный объект.
  2. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
  3. В открывшемся окне диалога Свойства (Properties) в текстовом поле Описание (Description) введите описание объекта.
  4. Нажмите кнопку ОК.

Объект базы данных: Переименование

Переименование объекта — достаточно частая процедура, особенно при импорте данных. Название должно точно и емко отражать суть объекта. Ограничение на длину названия (64 символа) не позволяет описать объект полностью, но для этого служит свойство Описание (Description) (см. раздел «Объект базы данных: Описание»).

ВНИМАНИЕ

При переименовании объекта, например таблицы, на основе которого создавались другие объекты, связь с ними будет утеряна. Восстановить связь можно, изменив свойство Источник записей (Data Source) зависимых объектов (см. раздел «Формы и отчеты: Источник записей главы «Формы и отчеты»).

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите нужный объект.
  2. Выберите команду Правка (Edit) → Переименовать (Rename). Имя объекта окажется выделенным.
  3. Введите новое имя объекта и нажмите клавишу Enter.

Объект базы данных: Удаление

Для уменьшения физического размера базы данных требуется периодически удалять все ненужные объекты, например резервные копии объектов, надобность в которых уже отпала.

СОВЕТ

После удаления лишних объектов базу данных нужно сжать - это уменьшит размер базы данных и ускорит ее обработку (см. раздел «База данных: Восстановление и сжатие»).

ВНИМАНИЕ

Операция удаления объекта необратима! Кроме того, удаление повлияет на все объекты, связанные или созданные на основе удаленного объекта!

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите нужный объект.
  2. Нажмите клавишу Delete или выберите команду Правка (Edit) → Удалить (Delete).
  3. Подтвердите необходимость удаления объекта.

Репликация: Восстановление основной реплики

(Для получения предварительной информации см. раздел «Репликация: Создание реплики».)

Если основная реплика окажется испорченной, ее можно восстановить из оставшихся реплик (вернее, одна из оставшихся реплик станет основной).

ВНИМАНИЕ

Если после синхронизации (см. раздел «Репликация: Синхронизация») структура основной реплики была изменена, реплика будет восстановлена такой, какой она была до синхронизации. Все изменения, внесенные после синхронизации, восстановлению не подлежат, поэтому в такой ситуации сначала попытайтесь восстановить основную реплику обычным способом (см. раздел «База данных: Восстановление и сжатие закрытой базы данных»),

Шаг за шагом

  1. Откройте реплику базы данных.
  2. Выберите команду Сервис (Tools) → Репликация (Replication) → Восстановить основную реплику (Recover Design Master).
  3. В следующих окнах диалога сначала подтвердите, что прежняя основная реплика была испорчена, а затем — необходимость сделать открытую реплику основной.

Репликация: Использование портфеля

В число стандартных программ Windows входит Портфель (Briefcase), который позволяет выполнять репликацию (см. раздел «Репликация: Создание реплики») и синхронизацию (см. раздел «Репликация: Синхронизация») базы данных.

При использовании портфеля для репликации просто перетащите базу данных на значок Портфель на рабочем столе Windows. После этого автоматически будут сформированы реплика и основная реплика базы данных. Для синхронизации реплик выполните описанные далее шаги.

Шаг за шагом

  1. Дважды щелкните на значке Портфель на рабочем столе Windows.
  2. Выделите значок реплики базы данных.
  3. Выберите команду Портфель → Обновить выделенные объекты.

Репликация: Синхронизация

(Для получения предварительной информации см. раздел «Репликация: Создание реплики».)

Сверить и внести изменения в одинаковые базы данных, находящиеся на разных компьютерах (обычно на файловом сервере и переносном компьютере пользователя), позволяет синхронизация реплик. Для проведения синхронизации необходимо, чтобы база данных была реплицирована.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Сервис (Tools) → Репликация (Replication) → Синхронизация (Synchronize Now).
  2. В открывшемся окне диалога Синхронизация базы данных (Synchronize Database) в раскрывающемся списке выберите или задайте путь и имя реплики, с которой нужно проводить синхронизацию, и нажмите кнопку ОК.
  3. На вопрос Access о закрытии базы данных для обновления ответьте Да (Yes).

ВНИМАНИЕ

При наличии конфликтов между синхронизируемыми базами данных Access выдаст соответствующее предупреждение (см. раздел «Репликация: Устранение конфликтов»).

Репликация: Создание реплики

Для облегчения работы с базами данных на портативных компьютерах Access позволяет создать так называемую реплику (replica) базы данных. Реплика служит для синхронизации базы данных пользователя переносного компьютера и базы данных, находящейся на основном сервере, при подключении пользователя к сети.

С помощью реплики файл базы данных разбивается на две части — основную реплику и просто реплику, каждая из которых представляет собой файл с определенными свойствами. Файл основной реплики имеет все свойства обычной базы данных, а файл реплики позволяет только изменять данные, не меняя структуры базы данных, то есть создавать, изменять и удалять объекты в нем нельзя. Тип реплицированной базы данных указывается в заголовке окна базы данных и всех объектов, которые могут быть реплицированы.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Сервис (Tools) → Репликация (Replication) → Создать реплику (Create Replica).
  2. На вопрос Access о закрытии базы данных ответьте Да (Yes).
  3. Когда Access выведет на экран окно диалога с предупреждением о желательности создания резервной копии, нажмите кнопку Да (Yes), чтобы иметь копию на случай непредвиденных ситуаций во время процесса репликации.
  4. В открывшемся окне диалога Размещение новой реплики (Location of New Replica) выберите местоположение и название файла реплики и нажмите кнопку ОК.
  5. Нажмите кнопку ОК в окне, информирующем о создании основной реплики.

Репликация: Устранение конфликтов

(Для получения предварительной информации см. разделы «Репликация: Создание реплики» и «Репликация: Синхронизация»).

При синхронизации реплик конфликт происходит в том случае, если изменения для одной записи сделаны не только в реплике, но и в основной реплике.

Устранить конфликт можно либо непосредственно, либо при выполнении той или иной операции, например при открытии реплики.

ВНИМАНИЕ

В случае обнаружения конфликтов при выполнении той или иной операции Access выдает запрос о необходимости их разрешения автоматически. При положительном ответе открывается окно диалога Просмотр конфликтов репликации (Resolve Replication Conflicts), описанное на шаге 3 приведенной ниже пошаговой процедуры. При отрицательном ответе процесс разрешения конфликтов откладывается, а чтобы его инициировать, нужно выполнить пошаговую процедуру, начиная с шага 1.

Шаг за шагом

  1. Откройте реплицированную базу данных.
  2. Выберите команду Сервис (Tools) → Репликация (Replication) → Устранить конфликты (Resolve Conflicts).
  3. В открывшемся окне диалога Просмотр конфликтов репликации (Microsoft Replication Conflict Viewer) перечислены все таблицы, имеющие конфликты. Выделите таблицу и нажмите кнопку Просмотр (View).
  4. В открывшемся окне диалога будет описана причина конфликта и показан его источник. Установите переключатель Текущие и конфликтующие данные (Existing Data and Conflicting Data) в одно из четырех положений:
    • Сохранить текущие данные (Keep existing data), чтобы сохранить информацию из открытой базы данных;
    • Заменить конфликтующими данными (Overwrite with conflict data), чтобы сохранить данные из другой базы данных;
    • Сохранить обновленные данные (Keep revised data), чтобы сохранить вместо конфликтующих данных другие, для ввода которых становится доступным соответствующее поле;
    • Заменить обновленными данными (Overwrite with revised data), чтобы заменить конфликтующие данные другими, для ввода которых становится доступным соответствующее поле.
  1. Нажмите кнопку Устранить (Resolve), чтобы инициировать процесс разрешения конфликта.
  2. Повторите шаги 4 и 5 для всех оставшихся конфликтов.
  3. После устранения всех конфликтов нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне диалога Просмотр конфликтов репликации (Microsoft Replication Conflict Viewer).

ПРИМЕЧАНИЕ

Процесс разрешения конфликтов можно не начинать, если на шаге 3 нажать на кнопку Закрыть (Close), а не на кнопку Просмотр (View).

Связь с внешними данными: Базы данных

(Для получения предварительной информации см. раздел «Связь с внешними данными: Общие действия».)

Для создания связи с таблицей внешней базы данных любого типа необходимо наличие в этой таблице ключевого поля.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Связь с таблицами (Link Tables).
  2. В открывшемся окне диалога Связь (Link) в раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) выберите нужный формат файлов внешней базы данных.
  3. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Связь (Link).
  4. В открывшемся окне диалога Связь с таблицами (Link Tables) на вкладке Таблицы (Tables) выберите объект для организации связи.
  5. Нажмите кнопку ОК.

Связь с внешними данными: Обновление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Связь с внешними данными: Общие действия».) Файл, являющийся источником внешних данных, может быть перемещен пользователем в другое место, что приведет к потере возможности просмотра и редактирования базы данных Access, зависящей от источника данных. Для получения доступа к этим данным необходимо провести обновление информации об их местоположении.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Сервис (Tools) → Служебные программы (Database Utilities) → Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager).
  2. В открывшемся окне диалога Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager) установите флажки у тех таблиц, связь с которыми требуется обновить.
  3. Нажмите кнопку ОК.
  4. В открывшемся окне диалога выделите файл базы данных, связь с таблицами которого требуется обновить, и нажмите кнопку Открыть (Open).
  5. Повторите шаги 2—4 для всех таблиц, связь с которыми требуется обновить.
  6. Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне диалога Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager).

СОВЕТ

Чтобы запрос о новом местонахождении файла с источником данных появлялся при каждом открытии базы данных, в окне диалога Диспетчер связанных таблиц (Linked Table Manager) установите флажок Всегда выдавать запрос нового местонахождения (Always prompt for new location).

Связь с внешними данными: Общие действия

В отличие от импорта данных (см. раздел «Импорт данных: Общие действия») связь с внешними источниками данных позволяет, не копируя эти данные, связать их с базой данных Access. В этом случае Access формирует ссылки на внешний источник, имея при этом возможность при необходимости открывать и модифицировать данные внешнего источника и сохранять их в исходном формате.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Связь с таблицами (Link Table).
  2. В открывшемся окне диалога Связь (Link) в раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) выберите нужный формат файлов.
  3. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Связь (Link).

Связь с внешними данными: Таблица Excel

(Для получения предварительной информации см. раздел «Связь с внешними данными: Общие действия».)

Электронные таблицы Excel по своей структуре близки таблицам Access (строка электронной таблицы представляет собой запись, а столбец — поле таблицы Access), поэтому Access позволяет организовывать связи не только с таблицами баз данных, но и с таблицами Excel.

ВНИМАНИЕ

Для корректного присоединения данных таблиц Excel данные должны быть приведены в соответствие с соглашениями, принятыми в Access, то есть тип данных в каждом столбце должен быть фиксированным.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Связь с таблицами (Link Table).
  2. В окне диалога Связь (Link) в раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) выберите пункт Microsoft Excel.
  3. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Связь (Link).
  4. В первом окне Мастера связи с электронной таблицей (Link Spreadsheet Wizard) выберите нужный рабочий лист или именованный диапазон Excel и нажмите кнопку Далее (Next).
  5. В следующем окне мастера укажите, содержит ли первая строка таблицы Excel имена столбцов, и нажмите кнопку Далее (Next).
  6. В последнем окне мастера задайте имя связанной таблицы, под которым она будет фигурировать в базе данных, и нажмите кнопку Готово (Finish).

Связь с внешними данными: Текстовый файл

(Для получения предварительной информации см. раздел «Связь с внешними данными: Общие действия».)

Связь с текстовым файлом устанавливается, как правило, в случае его совместного использования различными программами.

Текстовые файлы имеют различную структуру, основанную на механизме определения поля данных. Разделителями между полями могут быть запятые, пробелы, символы табуляции. Еще одной возможностью деления на поля является задание ширины поля, выраженной в числе символов.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Связь с таблицами (Link Table).
  2. В окне диалога Связь (Link) в раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) выберите пункт Text Files.
  3. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Связь (Link).
  4. В первом окне Мастера связи с текстовым файлом (Link Text Wizard) выберите тип разделителей текстового файла, установив одно из положений безымянного переключателя: С разделителями — поля разделяются запятыми или табуляцией (Delimited — Characters such as comma or tab separate each field) или Фиксированная ширина полей — интервалы заполняются пробелами (Fixed Width — Fields are aligned in columns with spaces between each field), — и нажмите кнопку Далее (Next).
  5. Установите положение переключателя, соответствующее разделителю полей, или задайте значения ширины столбцов и нажмите кнопку Далее (Next).
  6. Измените свойства, присвоенные полям связываемой таблицы по умолчанию:
    1. Выделите поле.
    2. В текстовом поле Имя поля (Field Name) измените при необходимости имя поля.
    3. В раскрывающемся списке Тип данных (Data Type) измените при необходимости тип данных.
    4. Установите флажок Не импортировать (пропустить) поле (Do not import field (Skip)), чтобы отказаться от связывания данного поля.
    5. Повторите шаги 6.1-6.4 для всех связываемых полей и нажмите кнопку Далее (Next).
  7. В поле Имя связанной таблицы (Linked Table Name) введите имя связанной таблицы, под которым она будет фигурировать в базе данных, и нажмите кнопку Готово (Finish).

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Дополнительно (Advanced), расположенная в нижней части окон Мастера связи с текстовым файлом, открывает окно диалога спецификации связи, позволяющее изменить параметры настройки мастера и параметры, устанавливающиеся по умолчанию.

Связь с внешними данными: Удаление связи

(Для получения предварительной информации см. раздел «Связь с внешними данными: Общие действия».)

После завершения работы с данными из внешнего источника связь между Access и файлом данных можно удалить — это позволит ускорить обработку базы данных.

ВНИМАНИЕ

Удаление связи не удаляет данные из внешнего источника, но все объекты, основанные на нем или использующие его данные, будут функционировать неправильно.

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите внешнюю таблицу.
  2. Выберите команду Правка (Edit) → Удалить (Delete).
  3. Подтвердите необходимость удаления связи, нажав кнопку Да (Yes) в открывшемся окне с предупреждением.

Связь с внешними данными: Файл HTML

(Для получения предварительной информации см. раздел «Связь с внешними данными: Общие действия».)

Связь с файлом HTML позволяет только просматривать данные в файле, но изменить эти данные не удастся.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Файл (File) → Внешние данные (Get External Data) → Связь с таблицами (Link Table).
  2. В окне диалога Связь (Link) в раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) выберите пункт HTML Documents.
  3. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Связь (Link).
  4. В окне диалога Мастера связи HTML (Link HTML Wizard) выберите вид связи, установив соответствующее ей положение переключателя: Таблицы HTML (HTML Tables) или Списки HTML (HTML Lists), — и нажмите кнопку Далее (Next).
  5. Установите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings), если в первой строке связываемой таблицы содержатся имена столбцов, и нажмите кнопку Далее (Next).
  6. Измените свойства, присвоенные связываемым столбцам по умолчанию:
    1. Выделите поле.
    2. В текстовом поле Имя поля (Field Name) измените при необходимости имя поля.
    3. В раскрывающемся списке Тип данных (Data Type) измените при необходимости тип данных.
    4. Установите флажок Не импортировать (пропустить) поле (Do not import field (Skip)), чтобы отказаться от связывания данного поля.
    5. Повторите шаги 6.1-6.4 для всех связываемых полей и нажмите кнопку Далее (Next).
  7. В поле Имя связанной таблицы (Linked Table Name) введите имя связанной таблицы, под которым она будет фигурировать в базе данных, и нажмите кнопку Готово (Finish).

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Дополнительно (Advanced), расположенная в нижней части окон Мастера связи HTML, открывает окно диалога спецификации связи, позволяющее изменить параметры настройки мастера и параметры, устанавливающиеся по умолчанию.

Экспорт данных: В базу данных Access

Экспорт данных в другие базы данных Access происходит наиболее часто и широко используется при создании новых баз данных.

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в другую базу данных.
  2. Выберите команду Файл (File) → Экспорт (Export).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Экспорт объекта (Export <объект>) выберите пункт Microsoft Access.
  4. Введите путь и имя файла, в который будут импортироваться данные.
  5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
  6. В открывшемся окне диалога Экспорт (Export) введите имя объекта, под которым он будет фигурировать в новой базе данных, и установите переключатель Экспорт таблиц (Export Tables) в одно из двух положений:
    • структура и данные (Definition and Data);
    • только структура (Definition Only).
  1. Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных: В базы данных других форматов

При экспорте данных из Access в другие базы данных возможно нарушение режима экспортирования. Это связано с тем, что форматы других баз данных могут отличаться от формата Access, и конвертерам файлов не всегда удается правильно преобразовать формат: например, FoxPro 2.5 поддерживает 8 символов в названии таблиц, a Access — 64, поэтому все длинные имена столбцов будут урезаны.

Чтобы иметь возможность экспорта и импорта данных, нужно установить соответствующие конвертеры (см. раздел «Экспорт и импорт: Инсталляция конвертеров и фильтров»).

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в другую базу данных.
  2. Выберите команду Файл (File) → Экспорт (Export).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Экспорт объекта (Export <объект>) выберите тип нужной базы данных.
  4. Введите путь и имя файла, в который будут импортироваться данные.
  5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).

Экспорт данных: В документ Word

Экспорт данных из Access в Word связан, как правило, с необходимостью добавить к данным поясняющий текст.

ПРИМЕЧАНИЕ

Используя механизм слияния (merge), можно вставлять в документ Word части объектов базы данных (см. раздел «Документ Word: Слияние» главы «Вывод результатов»).

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в документ Word.
  2. Выберите команду Сервис (Tools) → Связи с Office (Office Links) → Публикация в MS Word (Publish It with MS Word).

ПРИМЕЧАНИЕ

Именем получившегося файла будет имя экспортированного объекта, а форматом - RTF (Rich Text Format, расширенный текстовый формат).

ВНИМАНИЕ

При экспорте в документ Word объекта базы данных таблица, запрос и форма преобразуются в таблицу, а отчет — в табулированный текст.

Экспорт данных: В таблицу Excel

Часто бывает необходимо проанализировать имеющиеся данные. Access обладает аналитическими возможностями, не в такой степени, как Excel, поэтому иногда требуется Призывать на помощь всю мощь аналитического аппарата электронной таблицы. Экспортировать в Excel можно таблицы, запросы, формы и отчеты.

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в электронную таблицу Excel.
  2. Выберите команду Сервис (Tools) → Связи с Office (Office Links) → Анализ в MS Excel (Analyze It with MS Excel).

Экспорт данных: В текстовый файл

Текстовый формат при экспорте данных является наиболее универсальным инструментом передачи данных, поскольку позволяет передавать данные даже в тех случаях, когда другие форматы недоступны.

Текстовые файлы имеют различную структуру, основанную на механизме определения поля данных. Разделителями между полями могут быть запятые, пробелы, символы табуляции. Еще одной возможностью деления на поля является задание ширины поля, выраженной в числе символов.

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в текстовый файл.
  2. Выберите команду Файл (File) → Экспорт (Export).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Экспорт объекта (Object Export) выберите пункт Text Files.
  4. Введите путь и имя файла, в который будут импортироваться данные.
  5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
  6. В первом окне Мастера экспорта текста (Export Text Wizard) выберите тип разделителей текстового файла, установив одно из двух положений безымянного переключателя: С разделителями — поля разделяются запятыми или табуляцией (Delimited — Characters such as comma or tab separate each field) или Фиксированная ширина полей — интервалы заполняются пробелами (Fixed Width — Fields are aligned in columns with spaces between each field), — и нажмите кнопку Далее (Next).
  7. В следующем окне мастера выберите положение переключателя, соответствующее разделителю полей, или установите значения ширины столбцов и нажмите кнопку Далее (Next).
  8. В поле Экспорт в файл (Export to File) последнего окна мастера введите местоположение и имя файла и нажмите кнопку Готово (Finish).

ПРИМЕЧАНИЕ

Кнопка Дополнительно (Advanced), расположенная в нижней части окна мастера экспорта текста, открывает окно диалога спецификации связи, позволяющее изменить параметры настройки мастера и параметры, устанавливающиеся по умолчанию.

Экспорт данных: В файл HTML

В состав Office 2000 входят стандартные шаблоны HTML, которые позволяют создавать Web-страницы. Это относится как к прямому процессу создания страниц, так и к экспорту данных из объектов Access в файлы HTML. По умолчанию все шаблоны формата HTML находятся в папке Office\Templates\1049.

Динамические страницы

Объект базы данных, экспортированный в динамическую страницу, генерирует исполняемый сценарий, который позволяет изменять данные прямо в файле HTML на сервере.

ВНИМАНИЕ

Лист данных, даже экспортированный динамически, только отображает данные. Модифицировать данные можно исключительно при динамическом экспорте формы базы данных.

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в динамическую Web-страницу.
  2. Выберите команду Файл (File) → Экспорт (Export).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Экспорт объекта (Export <объект>) выберите пункт Microsoft Active Server Pages.
  4. Введите путь и имя файла, в который будут импортироваться данные.
  5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
  6. В открывшемся окне диалога Настройка вывода файлов ASP (Microsoft Active Server Pages Output Options) в поле Шаблон HTML (HTML Template) укажите шаблон HTML, который будет использоваться для создания Web-страницы. В области Сведения об источнике данных (Data Source Information) в поле Название источника (Data Source Name) введите имя компьютера, используемого в качестве Web-сервера, а в поля Вход под именем (User to Connect As) и Пароль (Password for User) введите, соответственно, имя пользователя и пароль доступа. В области Вывод файлов ASP (Microsoft Active Server Pages Output) в поле Адрес (URL) сервера (Server URL) введите URL-адрес сервера, на который будет помещен файл.
  7. Нажмите кнопку ОК.
ВНИМАНИЕ

Динамические Web-страницы инициируют выполнение сценария, поэтому они должны быть помещены в папки Web-сервера, для которых должен быть обеспечен доступ на выполнение.

Статические страницы

Объект базы данных, экспортированный в статическую страницу, изменен быть не может. Для его редактирования необходимо сделать соответствующие изменения в объекте базы данных и снова экспортировать его в файл HTML.

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в файл HTML.
  2. Выберите команду Файл (File) → Экспорт (Export).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Экспорт объекта (Export <объект>) выберите пункт HTML Documents.
  4. Введите путь и имя файла, в который будут импортироваться данные.
  5. Установите флажок Сохранить формат (Save format).
  6. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
  7. В открывшемся окне диалога Параметры вывода в формате HTML (HTML Output Options) введите путь и имя шаблона для файла HTML и нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных: В файл MDE

Для запрещения несанкционированных модификаций пользовательского приложения базу данных можно лишить некоторых возможностей Access. Как правило, это относится к редактированию форм, отчетов и модулей. Базы данных Access позволяют создавать файлы MDE, то есть файлы с расширением mde, в которых все исходные коды программ VBA удалены и недоступны пользователям.

ВНИМАНИЕ

Исходную базу данных из файла MDE восстановить невозможно! Если предполагается обновлять созданное приложение, необходимо сохранить исходные файлы базы данных.

Шаг за шагом

  1. В окне базы данных выделите объект для экспорта в файл MDE.
  2. Выберите команду Сервис (Tools) → Служебные программы (Database Utilities) → Создать MDE-файл (Make MDE File).
  3. В раскрывающемся списке Тип файлов (Files of type) открывшегося окна диалога Сохранение файла MDE под именем (Save MDE As) выберите пункт Файлы MDE (MDE Files).
  4. Введите путь и имя файла, в который будут импортироваться данные.
  5. Нажмите кнопку Сохранить (Save).
ПРИМЕЧАНИЕ

После нажатия кнопки Сохранить (Save) Access перезагрузит текущую базу данных.

Экспорт и импорт: Инсталляция конвертеров и фильтров

Дополнительные конвертеры форматов необходимы при импорте, экспорте и создании связи с внешними источниками данных. В основном это касается конвертеров в другие базы данных.

Шаг за шагом

  1. Выберите команду Пуск → Настройка → Панель Управления.
  2. Дважды щелкните на значке Установка и удаление программ.
  3. В списке на вкладке Установка/удаление открывшегося окна диалога выберите пункт Microsoft Office 2000 и нажмите кнопку Добавить/Удалить.
  4. В первом окне Мастера установки Microsoft Office 2000 нажмите кнопку Добавить или удалить компоненты (Add or Remove Features).
  5. В следующем окне мастера раскройте список значка Конвертеры и фильтры (Converters and Filters) и выберите пункт Запускать все с моего компьютера (Run all from my computer).
  6. Вставьте компакт-диск с дистрибутивом Office 2000 в устройство чтения.
  7. Нажмите кнопку Обновить (Update Now).
[an error occurred while processing this directive]