В начало

Access SQL

Вывод результатов

Полученную и обработанную информацию необходимо правильно представить. Основными объектами печати в Access являются формы и отчеты. Таблицы и запросы имеют минимальный набор средств настройки параметров печати и печатаются, как правило, только для просмотра данных без какого-либо форматирования.

В Access имеется несколько способов вывода информации. Основной способ — печать нужного объекта или его фрагмента. Кроме того, имеется возможность объединить базу данных Access и документ Word, опубликовать базу данных или ее часть в Интернете в виде Web-страницы (см. раздел «Экспорт данных: В файл HTML» главы «Операции с файлами») и, наконец, использовать электронную почту.

Документ Word: Публикация

Любой объект Access (таблицу, запрос, форму или отчет) можно опубликовать в документе Word, чтобы получить доступ ко всем возможностям форматирования этого текстового процессора.

(См. также раздел «Документ Word: Слияние».)

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выберите нужный объект (таблицу, запрос, форму или отчет).
2. В раскрывающемся списке кнопки Связи с Office (OfficeLinks) на панели инструментов Access выберите команду Публикация в MS Word (Publish It with MS Word). Откроется окно нового документа Word с опубликованным объектом базы данных, причем именем этого документа будет имя выбранного объекта.
3. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Word.

Документ Word: Слияние

Документ слияния — это документ, основа которого создана в приложении Word, а все данные взяты из базы данных Access. В отличие от публикации (см. раздел «Документ Word: Публикация»), при слиянии в документе Word создаются поля слияния, которые обеспечивают связь с соответствующими полями таблицы или запроса Access. Можно, например, составить стандартное приглашение с полями слияния вместо атрибутов и адресов приглашенных. После этого на основе документа слияния можно создать новый документ Word, в котором поля слияния будут заменены записями соответствующих полей таблицы или запроса Access, причем количество разделов этого документа будет равно количеству записей. Таким образом, для каждого приглашенного, информация о котором имеется в базе данных Access, в документе Word будет создан отдельный раздел со стандартным текстом приглашения.

СОВЕТ

Перед выполнением слияния создайте запрос на выборку, в котором соберите все поля, необходимые в итоговом документе слияния.

ПРИМЕЧАНИЕ

Алгоритм слияния несколько напоминает алгоритм создания почтовых наклеек (см. раздел «Печать: Почтовых наклеек»), но возможности слияния гораздо шире, поскольку в документ слияния может быть включен любой текст с любым форматированием, доступным в программе Word.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Запросы (Queries) или Таблицы (Tables) на левой панели окна базы данных.
2. Выделите нужный запрос или таблицу.
3. В раскрывающемся списке кнопки Связи с Office (OfficeLinks) на панели инструментов Access выберите команду Слияние с MS Word (Merge It with MS Word).
4. В первом окне Мастера слияния с документами Microsoft Word (Microsoft Word Mail Merge Wizard) установите переключатель в необходимое положение: Установить связь с готовым документом Microsoft Word (Link your data to an existing Microsoft Word document) или Создать новый документ и установить связь с ним (Create a new document and then link the data to it). Нажмите кнопку ОК. Если вы выбрали первый вариант, выберите нужный файл в стандартном окне открытия файла. Во втором случае будет открыто окно нового документа Word.
5. В открывшемся документе Word выберите место, куда надо вставить данные, и нажмите кнопку Добавить поле слияния (Insert Merge Field) на панели инструментов Слияние (MailMerge). В открывшемся списке выберите поле Access, которое нужно вставить в документ Word. Повторите этот шаг требуемое число раз.
6. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Word, чтобы закончить создание документа слияния.
7. Нажмите кнопку Слияние в новый документ (Merge to New Document) на панели инструментов Слияние (Mail Merge), чтобы просмотреть, как будет выглядеть новый документ Word, созданный из документа слияния.
8. Закройте оба документа Microsoft Word (документ слияния и новый, созданный из документа слияния).

СОВЕТ

Между полями слияния в документе Word можно вставлять текст, любые знаки препинания и вообще форматировать документ, используя все возможности форматирования Microsoft Word.

Использование электронной почты

Для распространения любых объектов базы данных, за исключением макросов, среди ограниченного круга пользователей можно воспользоваться услугами электронной почты. Такой способ передачи информации из базы данных самый быстрый и дешевый. Access не имеет собственных инструментов для подготовки и отправки почтовых сообщений, однако в пакете Office 2000 имеется приложение Outlook, предназначенное для работы с электронной почтой. Все приложения Office, в том числе Access, связаны с Outlook и могут использовать возможности этой программы.

Для работы с электронной почтой вы и ваши клиенты должны быть подключены к Интернету через модем или локальную сеть.

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выберите нужный объект (таблицу, запрос, форму, отчет или модуль).
2. Выберите команду Файл (File) → Отправить (Send То) → Сообщение (как вложение) (Mail Recipient (as Attachment)).
3. В открывшемся окне диалога Отправка по почте (Send) выберите формат, в котором нужно отправлять объект, и нажмите кнопку ОК. Откроется окно программы Outlook.
4. В поле Кому (То) введите адрес получателя, в поле Тема (Subject) - тему сообщения.
5. Нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Outlook.

СОВЕТ

В текстовое поле, под которым находится значок присоединенного объекта, можно ввести текст сообщения.

ПРИМЕЧАНИЕ

Access позволяет отправить объекты в следующих форматах: HTML (.HTM или .HTML), ActiveX (.ASP), Excel (.XLS), IIS (.HTX или .IDC), текст в формате MS-DOS (.TXT) или RTF (.RTF). Список допустимых форматов в окне диалога Отправка по почте (Send) зависит от типа объекта, выбранного в окне базы данных.

Параметры страницы: Ориентация и размер

Для печати документов в Access используются две стандартные ориентации страницы: книжная и альбомная. Страница с альбомной ориентацией отличается от книжной тем, что развернута на 90° (ширина такой страницы больше, чем высота). По умолчанию для страницы устанавливаются размер 210×297 мм (это стандартный формат А4) и книжная ориентация. Указанные параметры (ориентацию и размер) можно изменить.

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выделите нужный объект (таблицу, запрос, форму или отчет).
2. Таблицу или запрос откройте в режиме таблицы. Форму и отчет открывать не обязательно.
3. Выберите команду Файл (File) → Параметры страницы (Page Setup). Откроется окно диалога Параметры страницы (Page Setup).
4. Раскройте вкладку Страница (Page).
5. Установите переключатель Ориентация (Orientation) в положение книжная (Portrait) или альбомная (Landscape).
6. В области Бумага (Paper) в раскрывающемся списке размер (Size) выберите размер страницы.
7. Нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access параметры страницы каждого объекта хранятся отдельно, поэтому параметры страницы, установленные для одного объекта, никак не влияют на параметры страницы другого объекта.

Параметры страницы: Отступы

Отступы от всех краев страницы (поля страницы) по умолчанию устанавливаются одинаковыми и равными 25 мм. При необходимости эти отступы можно изменить, например сделать с одной стороны широкие поля для заметок.

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выделите нужный объект (таблицу, запрос, форму или отчет).
2. Таблицу или запрос откройте в режиме таблицы. Форму и отчет открывать не обязательно.
3. Выберите команду Файл (File) → Параметры страницы (Page Setup). Откроется окно диалога Параметры страницы (Page Setup).
4. Раскройте вкладку Поля (Margins).
5. В области Поля (мм) (Margins (мм)) введите значения отступов в поля верхнее (Тор), нижнее (Bottom), левое (Left), правое (Right).
6. Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Если документ не помещается на странице, попробуйте уменьшить поля страницы - это позволит увеличить размер области печати, не меняя размера страницы.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access параметры страницы каждого объекта хранятся отдельно, поэтому параметры страницы, установленные для одного объекта, никак не влияют на параметры страницы другого объекта.

Параметры страницы: Номера

При печати многостраничных документов Access предоставляет возможность вставлять в них номера страниц (это касается только форм и отчетов).

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выберите нужный объект (форму или отчет).
2. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора объекта.
3. Выберите команду Вставка (Insert) → Номера страниц (Page Numbers).
4. В открывшемся окне диалога задайте шаблон номера страницы, установив переключатель Формат (Format) в положение Страница N (Page N) или Страница N из М (Page N of M).
5. С помощью переключателя Расположение (Position) выберите место размещения номера страницы, установив его в положение верхний колонтитул (Top of Page [Header]) или нижний колонтитул (Bottom of Page [Footer]).
6. В раскрывающемся списке Выравнивание (Alignment) выберите нужный вариант выравнивания номера страницы относительно ее краев.
7. Если хотите, чтобы номер имелся также на первой странице, установите флажок Отображать номер на первой странице (Show Number on First Page).
8. Нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

При выполнении описанной выше процедуры Access создает в области верхнего или нижнего колонтитула объекта обычный элемент управления Поле (Text Box), в поле свойства Данные (Control Source) которого помимо текста имеются ключевые слова [Page] и/или [Pages]. Первое позволяет определять номера страниц, а второе - их количество. При желании можно «вручную» создать такой элемент управления и ввести нужное значение свойства Данные (Control Source) (см. раздел «Элемент управления: Поле» главы «Формы и отчеты»).

СОВЕТ

Чтобы отредактировать поле номера страницы, например добавить текст, в окне конструктора отчета выделите это поле и на вкладке Данные (Data) окна диалога свойств выделенного элемента управления в поле свойства Данные (Control Source) введите нужный текст или выражение. Текст должен быть заключен в кавычки, например "страница".

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access параметры страницы каждого объекта хранятся отдельно, поэтому параметры страницы, установленные для одного объекта, никак не влияют на параметры страницы другого объекта.

Печать: Выбранных страниц

В формах и отчетах имеется возможность печати не всего объекта, а лишь его части — страницы или даже отдельной записи (см. раздел «Печать: Одной записи»).

СОВЕТ

Необходимую для печати область в отчете можно выделить символами разрыва страниц. Затем, зная номер страницы, ее можно напечатать (см. раздел «Разрыв страницы: Вставка в отчет»).

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выберите нужный объект (таблицу, запрос, форму или отчет).
2. Выберите команду Файл (File) → Печать (Print). Откроется окно диалога Печать (Print).
3. Установите переключатель Печатать (Print Range) в положение Страницы (Pages) и в поле С (From) введите номер первой, а в поле По (То) — номер последней страницы, которую нужно напечатать.
4. Нажмите кнопку ОК.

Печать: Нескольких копий

Параметры печати, установленные по умолчанию, позволяют печатать только один документ. Однако реальное число копий документа, которое автоматически может напечатать принтер, зависит только от возможностей принтера и количества бумаги.

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выберите нужный объект (таблицу, запрос, форму или отчет).
2. Выберите команду Файл (File) → Печать (Print). Откроется окно диалога Печать (Print).
3. В поле Число копий (Number of Copies) введите требуемое число копий.
4. Нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

При установленном флажке разобрать по копиям (Collate) сначала печатается первая копия всех страниц документа, потом следующая и т. д. В противном случае сначала печатаются все копии первой страницы, потом второй и т. д.

Печать: Одной записи

Ситуация, в которой нужно напечатать всего одну запись яз базы данных, достаточно распространена. Она возникает, например, когда требуется послать приглашение клиенту, информация о котором хранится в базе данных. Для массовой рассылки в Access предусмотрены другие средства (см. разделы «Печать: Почтовых наклеек» и «Документ Word: Слияние»), а для печати одной записи подойдет описанная ниже процедура.

Шаг за шагом

1. Откройте нужную форму в режиме формы.
2. Используя элементы управления формы, перейдите к требуемой записи.
3. Выберите команду Файл (File) → Печать (Print). Откроется окно диалога Печать (Print).
4. Установите переключатель Печатать (Print Range) в положение выделенные записи (Selected Record(s)).
5. Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Чтобы напечатать одну запись отчета, выделите ее символами разрыва страниц. Затем напечатайте эту страницу по ее номеру (см. раздел «Разрыв страницы: Вставка в отчет»).

Печать: Отчета

Отчеты представляют собой объекты Access, которые специально предназначены для вывода информации в удобном для пользователя виде. В отчетах предусмотрено множество возможностей по отображению данных, которых нет в других объектах. Например, отчет позволяет сгруппировать данные и вывести итоговые значения для каждой группы записей (см. раздел «Групповые операции: Группировка в отчете» главы «Вычисления»).

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
2. Выделите нужный отчет.
3. Выберите команду Файл (File) → Печать (Print). Откроется окно диалога Печать (Print).
4. Задайте модель принтера, диапазон печатаемых страниц и число копий. Чтобы получить доступ к другим параметрам печати, нажмите кнопку Настроить (Setup).
5. Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Чтобы напечатать отчет с параметрами, заданными по умолчанию, выделите его в окне базы данных и нажмите кнопку Печать (Print) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы прервать печать в процессе загрузки данных на принтер, нажмите кнопку Отмена (Cancel) в окне диалога Печать (Printing). Если документ уже печатается, откройте окно диалога Принтеры, выбрав команду Пуск → Настройка → Принтеры, затем выберите принтер, в открывшемся окне диалога выбранного принтера выделите документ, печать которого нужно остановить, и выберите команду Документ → Отменить печать.

Печать: По событию

Для управления процессом печати пользователь может ввести программный код в свойства обработки событий. С его помощью можно запрограммировать вывод на печать записей того или иного поля. Например, если отчет не содержит никакой информации, молено вывести информационное окно с сообщением об отсутствии данных для печати.

(Для получения более полной информации о процедурах обработки событий см. главу «Дополнительные возможности и программирование».)

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
2. Выберите нужный отчет.
3. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора отчета.
4. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств отчета.
5. На вкладке События (Event) окна диалога свойств установите курсор в поле свойства Отсутствие данных (On No Data) и нажмите кнопку Построить (Build) на панели инструментов Access или непосредственно в поле свойства, где эта кнопка выглядит как многоточие (...).
6. В списке открывшегося окна диалога Построитель (Choose Builder) выберите пункт Программы (Code Builder) и нажмите кнопку ОК. Откроется окно программы Microsoft Visual Basic с открытым окном вашей будущей процедуры, причем курсор будет находиться между первой и последней инструкциями.
7. Нажмите клавишу Tab и введите следующую инструкцию: MsgBox "Данных для отчета нет. Отчет не будет выведен на печать.". Нажмите клавишу Enter.
8. Введите инструкцию Cancel = True.
9. Нажмите кнопку Закрыть (Close) в верхнем нравом углу окна Microsoft Visual Basic.
10. В окне конструктора отчета нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы проверить работоспособность созданного кода, создайте условия, при которых отчет не будет содержать данных. Например, если отчет основан на запросе, задайте такие условия отбора, чтобы не наелось ни одной записи, соответствующей этим условиям.

ПРИМЕЧАНИЕ

Примеры обработки этого и других событий можно найти в базе данных «Борей» в отчете

Печать: Почтовых наклеек

Почтовые наклейки — это небольшие бланки, на которых печатаются содержащиеся в базе данных данные (как правило, адреса и фамилии получателей) и которые предназначены для наклеивания на почтовые конверты. Для создания почтовых наклеек в Access предусмотрен специальный мастер.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
2. Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
3. В списке открывшегося окна диалога Новый отчет (New Report) выберите пункт Почтовые наклейки (Label Wizard).
4. В раскрывающемся списке Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос (Choose the table or query where the object's data comes from) выберите таблицу или запрос, который нужно использовать в качестве источника данных для наклеек, и нажмите кнопку ОК. Откроется окно Мастера создания наклеек (Label Wizard).
5. В первом окне мастера выберите нужный формат наклейки. При необходимости можно создать собственный тип наклейки. Для этого нажмите кнопку Настройка (Customize), затем в окне диалога Размеры наклеек (New Label Size) нажмите кнопку Создать (New), введите нужные параметры и нажмите кнопку ОК. Нажмите кнопку Далее (Next).
6. Выберите тип шрифта, его размер, насыщенность и цвет. Нажмите кнопку Далее (Next).
7. Выберите поле, которое нужно поместить на наклейке, и нажмите кнопку (>). Повторите шаг для всех нужных полей. В текстовом поле Прототип наклейки (Prototype label) сформируйте вид наклейки. Здесь допускается введение текста, знаков препинания и переход на другую строку с помощью клавиши Enter. Нажмите кнопку Далее (Next).
8. Чтобы готовые наклейки были нужным образом отсортированы на странице, выберите поле для сортировки и нажмите кнопку (>). Повторите шаг для всех нужных полей. Сортировка по полям происходит последовательно — сначала по верхнему полю, затем все одинаковые записи сортируются по второму полю и т. д.
9. Введите имя отчета (набора наклеек) и нажмите кнопку Готово (Finish).

Печать: Создание кнопки

(Для получения предварительной информации см. раздел «Печать: Одной записи».)

Если вам приходится очень часто печатать по одной записи, на форме можно создать кнопку, которая позволит распечатать форму с требуемой записью.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
2. Выберите нужную форму.
3. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы.
4. Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
5. Нажмите кнопку Кнопка (Command Button) на панели элементов.
6. Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Запустится Мастер создания кнопок (Command Button Wizard).
7. В списке Категории (Categories) первого окна мастера выберите пункт Обработка записей (Record Operations), a в списке Действия (Actions) — пункт Печать записи (Print Record). Нажмите кнопку Далее (Next).
8. Введите текст или выберите рисунок, который должен быть отображен на кнопке. Нажмите кнопку Далее (Next).
9. Введите внутреннее имя кнопки, которое будет однозначно характеризовать ее в списке элементов управления.
10. Нажмите кнопку Готово (Finish).
11. Нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы открыть форму в режиме формы.
12. Используя элементы управления формы, перейдите к требуемой записи.
13. Нажмите на созданную кнопку, чтобы напечатать выбранную запись.

Печать: Таблицы или запроса

Таблицы и запросы имеют минимальный набор средств форматирования для подготовки документа к печати. Как правило, таблицы и запросы печатаются только для просмотра данных, а не для создания в достаточной степени представительного документа. Для подготовки профессиональных документов нужно использовать возможности отчета.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Таблицы (Tables) или Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
2. Выберите нужную таблицу или запрос.
3. Выберите команду Файл (File) → Печать (Print). Откроется окно диалога Печать (Print).
4. Задайте модель принтера, диапазон печатаемых ниц и число копий. Чтобы получить доступ к другим параметрам печати, нажмите кнопку Настроить (Setup).
5. Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Чтобы напечатать таблицу или запрос с параметрами, заданными по умолчанию, выделите объект в окне базы данных и нажмите кнопку Печать (Print) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы прервать печать в процессе загрузки данных на принтер, нажмите кнопку Отмена (Cancel) в окне диалога Печать (Printing). Если документ уже печатается, нужно открыть окно диалога Принтеры, выбрав команду Пуск → Настройка → Принтеры, затем выбрать нужный принтер, в открывшемся окне диалога выбранного принтера выделить документ, печать которого нужно остановить, и выбрать команду Документ → Отменить печать.

Печать: Только данных

Данные, внесенные в базу данных, иногда требуется выводить на стандартные бланки, например типографские. Для печати данных на таких бланках создается форма (или отчет), размеры и расположение полей которой соответствуют размеру и расположению полей бланка. Затем, чтобы на стандартном бланке не были напечатаны элементы оформления формы или отчета, выполняется печать в специальном режиме, который называется режимом печати только данных.

(См. также разделы «Печать: Формы», «Печать: Отчета» и «Печать: Одной записи».)

ПРИМЕЧАНИЕ

«Подогнать» размеры полей формы под размеры полей какого-либо стандартного бланка гораздо проще, чем сделать то же самое с полями отчета.

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выберите нужный объект (форму Или отчет).
2. Выберите команду Файл (File) → Параметры страницы (Page Setup).
3. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Поля (Margins).
4. Установите флажок Печатать только данные (Print Data Only).
5. Нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

В режиме печати только данных элементы оформления формы и. отчета не печатаются.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Access параметры страницы каждого объекта хранятся отдельно, поэтому параметры страницы, установленные для одного объекта, никак не влияют на параметры страницы другого объекта.

Печать: Формы

Формы обладают улучшенными по сравнению с таблицами и запросами возможностями форматирования внешнего вида и данных для их вывода на печать, хотя и не такими широкими, как отчеты. Формы позволяют печатать как все записи источника данных, так и только одну запись (см. раздел «Печать: Одной записи»).

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
2. Выберите нужную форму.
3. Выберите команду Файл (File) → Печать (Print). Откроется окно диалога Печать (Print).
4. Задайте модель принтера, диапазон печатаемых страниц и число копий. Чтобы получить доступ к другим параметрам печати, нажмите кнопку Настроить (Setup).
5. Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Чтобы прервать печать в процессе загрузки данных на принтер, нажмите кнопку Отмена (Cancel) в окне диалога Печать (Printing). Если документ уже печатается, нужно открыть окно диалога Принтеры, выбрав команду Пуск → Настройка → Принтеры, затем выбрать нужный принтер, в открывшемся окне диалога выбранного принтера выделить документ, печать которого нужно остановить, и выбрать команду Документ → Отменить печать.

СОВЕТ

Чтобы напечатать форму с параметрами, заданными по умолчанию, выделите ее в окне базы данных и нажмите кнопку Печать (Print) на панели инструментов Access.

Просмотр: Предварительный

В режиме предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть документ на бумаге. Перед выводом на печать документов, особенно новых, их необходимо просматривать. Это, несомненно, позволит вам сэкономить кучу бумаги.

(См. также раздел «Просмотр: Образца».)

СОВЕТ

Особенно внимательно нужно следить за полями документа. В отличие от Word, где документ представляет собой последовательность страниц, в Access документ может быть развернут на несколько страниц в ширину и поэтому нередко оказывается шире страницы. Если изменением размера полей расположить документ в пределах страницы не удается, а размер страницы максимально возможный, придется печатать документ на нескольких страницах.

Шаг за шагом

1. В окне базы данных выберите нужный объект (таблицу, запрос, форму, отчет или модуль).
2. Нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Кнопки Одна страница (One Page), Две страницы (Two Pages) и Несколько страниц (Multiple Pages) на панели инструментов Access в режиме предварительного просмотра позволяют менять число просматриваемых страниц. Щелчками на области просмотра можно менять масштаб отображения страниц.

Просмотр: Образца

В Access помимо предварительного просмотра (см. раздел «Просмотр: Предварительный») имеется еще один режим просмотра отчетов перед их выводом на печать — это просмотр образца документа. В режиме предварительного просмотра осуществляется подготовка к печати всего документа, что при достаточно объемном документе может отнять много времени. В режиме просмотра образца документа осуществляется подготовка к печати только одной страницы, на основе которой вполне можно оценить внешний вид будущего отчета.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
2. Выберите нужный отчет.
3. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора отчета.
4. Выберите команду Вид (View) → Образец (Layout Preview).

СОВЕТ

Если образец не может должным образом обеспечить представление о будущем отчете, лучше воспользоваться режимом предварительного просмотра.

Разрыв страницы: Вставка в отчет

Разрыв страницы служит для принудительного перехода на следующую страницу, что можно обнаружить при печати и в режиме предварительного просмотра.

(См. также раздел «Разрыв страницы: Свойства».)

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
2. Выберите нужный отчет.
3. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора отчета.
4. Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
5. Нажмите кнопку Разрыв страницы (Page Break) на панели элементов. Вид указателя мыши изменится.
6. Щелкните в том месте бланка отчета, в которое нужно вставить символ разрыва страницы.

СОВЕТ

Чтобы удалить символ разрыва страницы, выделите его и нажмите клавишу Delete.

СОВЕТ

Чтобы напечатать только одну запись отчета, выделите ее символами разрыва страниц. Затем напечатайте эту страницу по ее номеру (см. раздел «Параметры страницы: Номера»).

Разрыв страницы: Свойства

Установить алгоритм перехода на следующую страницу можно, используя некоторые свойства отчета.

(См. также раздел «Разрыв страницы: Вставка в отчет».)

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
2. Выберите нужный отчет.
3. Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора отчета.
4. На бланке отчета выделите область данных либо область заголовка или примечания группы.
5. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств.
6. На вкладке Макет (Format) установите нужные значения некоторых свойств:

• В раскрывающемся списке свойства Конец страницы (Force New Page) выберите место вставки символа разрыва страницы: До раздела (Before Section), После раздела (After Section), До и после раздела (Before & After) или Отсутствует (None). Под разделом здесь понимается область данных, если на шаге 4 была выделена область данных, или группа, если на шаге 4 была выделена область заголовка или примечания группы.
• В раскрывающемся списке свойства Не разрывать (Keep Together) выберите пункт Да (Yes), что позволит не разрывать раздел при условии, что вся область данных или вся группа помещается на странице.

7. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если при группировке (см. раздел «Отчет: Группировка» главы «Формы и отчеты») в окне диалога Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) в раскрывающемся списке свойства Не разрывать (Keep Together) выбрать пункт Вся группа (Whole Group), это позволит не разрывать группу при условии, что она помещается на одной странице, а если группа велика, нужно выбрать пункт С первыми данными (With First Detail).