[an error occurred while processing this directive]

Введение

Основные операции с базами данных

Структура таблиц и баз данных

Операции с файлами

Запросы и фильтры

Формы и отчеты

Вычисления

Вывод результатов

Дополнительные возможности и программирование

Корпоративная работа

Access SQL

Формы и отчеты

Формы и отчеты — это те объекты Access, которые обеспечивают красивое и наглядное представление данных.

Форма предназначена для непосредственной работы с данными. Можно указать три основные задачи, которые призвана решать форма, — ввод и отображение данных из таблиц базы данных, настройка параметров базы данных в пользовательских окнах диалога, открытие и запуск других объектов базы данных.

Отчет предназначен для создания итогового документа, в котором могут быть собраны данные из нескольких таблиц, запросов и других отчетов.

Форма, как и отчет, формируется из набора элементов, которые называют элементами управления. В Access существует специальная панель инструментов, которая называется Панель элементов (Toolbox) и содержит кнопки наиболее популярных элементов управления. Каждый элемент управления обладает определенными функциями и имеет ряд специфических свойств, которые позволяют настроить его необходимым образом. Для более наглядного представления данных в формах и отчетах Access можно также использовать диаграммы и элементы управления класса ActiveX.

Диаграмма: Ввод надписей

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

На созданную диаграмму можно добавлять любые надписи, если они служат более удобному и наглядному представлению данных.

(См. также раздел «Диаграмма: Подписи данных».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
В окне диаграммы введите нужный текст и нажмите клавишу Esc. Перетащите текст в нужное место диаграммы.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

СОВЕТ

Для удаления подписи выделите ее и нажмите клавишу Delete.

СОВЕТ

Для изменения подписи щелкните на ней и внесите требуемые изменения.

СОВЕТ

Для изменения формата подписи выделите ее, нажмите кнопку Формат выделенного объекта (Format Selected Object) на панели инструментов Microsoft Graph и на соответствующих вкладках открывшегося окна диалога внесите необходимые изменения.

Диаграмма: Добавление заголовка

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

При создании диаграммы с помощью мастера заголовок и названия осей вводятся в процессе ее формирования. Однако их можно вставить в диаграмму и после ее создания.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
Выберите команду Диаграмма (Chart) → Параметры диаграммы (Chart Options).
В открывшемся окне диалога Параметры диаграммы (Chart Options) перейдите на вкладку Заголовки (Titles).
В поле Название диаграммы (Chart Title) введите нужное название. Нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

СОВЕТ

Для изменения формата заголовка выделите его, нажмите кнопку Формат заголовка диаграммы (Format Chart Title) на панели инструментов Microsoft Graph и на соответствующих вкладках открывшегося окна диалога внесите необходимые изменения.

Диаграмма: Изменение источника данных

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

Изменить источник данных для диаграммы можно непосредственно в окне свойств диаграммы.

ВНИМАНИЕ

При изменении имени таблицы, запроса или содержащихся в них полей, на основе которых была построена диаграмма, ссылки в ней на местоположение прежних данных будут утеряны.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога свойств диаграммы перейдите на вкладку Данные (Data) и в раскрывающемся списке свойства Источник строк (Row Source) выберите таблицу или запрос. Нажмите кнопку Построить (Build) (...), чтобы ввести инструкцию SQL с помощью построителя запросов.
В открывшемся окне построителя запросов выберите нужные поля, введите для них условия отбора и сортировки, задайте групповую операцию (Sum, Avg, Count и т. п.) (см. раздел «Групповые операции: В запросе» главы «Вычисления»).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access и закройте окно построителя запросов.

ПРИМЕЧАНИЕ

Окно построителя запросов полностью аналогично окну конструктора обычных запросов. В нем используются все приемы работы с конструктором запросов (см. главу «Запросы и фильтры»).

Диаграмма: Изменение типа

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

В Access имеется несколько типов диаграмм. Для более удобного и наглядного представления данных тип диаграммы можно изменить. Например, плоскую гистограмму можно заменить объемной диаграммой или диаграммой в виде секторов круга. Кроме стандартных типов диаграмм существует ряд нестандартных. Нестандартные диаграммы, как правило, не используются для строгих, официальных отчетов, но могут применяться для придания отчету или форме нарядности. Ниже приведены основные типы диаграмм и дано их краткое описание:

Гистограмма (Column chart). Этот тип диаграммы предназначен для отображения значений в виде столбцов в конкретных временных точках. Ось категорий является равномерно масштабируемой, то есть все категории располагаются через равные промежутки.
Линейчатая диаграмма (Bar Chart). Этот тип диаграммы полностью аналогичен гистограмме, только вместо вертикальных столбцов отображаются горизонтальные линейки.
График (Line Chart). Диаграмма предназначена для отображения больших массивов значений. Ось категорий является равномерно масштабируемой.
Круговая диаграмма (Pie Chart). Этот тип диаграммы предназначен для представления вклада каждого значения в общую сумму.
Точечная диаграмма (XY (Scatter) Chart). Этот тип диаграммы предназначен для представления научных данных и имеет вид плоского графика в декартовых осях. Ось категорий является пропорционально масштабируемой, то есть имеет масштаб.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
Выберите команду Диаграмма (Chart) → Тип диаграммы (Chart Type).
В открывшемся окне диалога Тип диаграммы (Chart Type) на вкладке Стандартные (Standard Types) или Нестандартные (Custom Types) выберите нужный тип диаграммы и нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Файл (File) → Выходи возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

СОВЕТ

При отображении на диаграмме нескольких рядов данных каждому из них можно назначить свой тип диаграммы. Щелкните левой кнопкой мыши на нужном ряду данных и выполните шаги 5 и 6. В выделенном ряду изменится тип диаграммы, а в остальных сохранится старый способ представления. Все типы диаграмм должны быть одного вида - плоского или объемного.

Диаграмма: Линия тренда

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

Определение общей зависимости данных и прогноз их дальнейшего поведения выполняется с помощью линии тренда (Trend line). Для ее создания в Access используются шесть зависимостей определения регрессии данных: линейная (Linear), логарифмическая (Logarithmic), полиномиальная (Polynomial), степенная (Power), экспоненциальная (Exponential) и скользящее среднее (Moving Average).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
Выберите команду Диаграмма (Chart) → Добавить линию тренда (Add Trendline). Откроется окно диалога Линия тренда (Add Trendline).
На вкладке Тип (Туре) в списке Построен на ряде (Based on series) выберите нужный ряд данных, а затем задайте требуемую линию тренда.
Перейдите на вкладку Параметры (Options). Введите имя линии тренда, в разделе Прогноз (Forecast) установите число периодов, на которое нужно сделать прогноз. Установите флажки, определяющие место пересечения оси значений и оси категорий, а также отображение на диаграмме функции аппроксимации и величины достоверности, рассчитанной по методу наименьших квадратов. Нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

Диаграмма: Настройки для осей

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

При построении диаграмм с помощью мастера все параметры осей устанавливаются по умолчанию. Однако в Access заложена возможность изменить любой параметр — максимальное и минимальное значения, шрифт, представление чисел, метки осей, тип линий и т. д.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
В раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Objects) на панели инструментов Microsoft Graph выберите нужную ось.
Нажмите кнопку Формат оси (Format Axis) на панели инструментов Microsoft Graph.
Измените нужные параметры на соответствующих вкладках открывшегося окна диалога:

На вкладке Вид (Patterns) настраиваются вид линии оси, а также положение и форма меток на ней.
На вкладке Шкала (Scale) устанавливаются минимальное и максимальное значения, цена делений, порядок представления значений и формат шкалы (нормальный или логарифмический).
На вкладке Шрифт (Font) можно изменить стиль и шрифт отображения подписей меток оси.
На вкладке Число (Number) выбирается формат отображения подписей меток оси.
На вкладке Выравнивание (Alignment) можно выбрать положение подписей меток оси: вертикальное, горизонтальное или под любым удобным углом.

Нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

ВНИМАНИЕ

Некоторые параметры вкладок окна диалога Формат оси (Format Axis) зависят от используемого типа диаграммы.

Диаграмма: Отображение легенды

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

Легенда служит для более понятного и наглядного представления данных на диаграмме. Это особенно важно, когда на диаграмме построено несколько рядов зависимости. В легенде показан способ отображения данных (линия, ее цвет и вид маркера) и дана их краткая характеристика. Легенда диаграммы создается вместе с, самой диаграммой с помощью мастера.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
Нажмите кнопку Легенда (Legend) на панели инструментов Microsoft Graph, чтобы отобразить или скрыть легенду диаграммы.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

СОВЕТ

Чтобы изменить формат представления легенды, отобразите ее в раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Objects) на панели инструментов Microsoft Graph выберите пункт Легенда (Legend) и нажмите кнопку Формат легенды (Format Legend) на панели инструментов Microsoft Graph. На соответствующих вкладках открывшегося окна внесите нужные изменения.

Диаграмма: Отображение линий сетки

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

Линии сетки диаграммы служат для более наглядного представления данных. Это особенно удобно, когда на диаграмме построено несколько рядов зависимостей. Линии сетки позволяют более точно сравнить значения разных данных в одном или нескольких рядах на диаграмме. Сетка диаграммы разделяется на горизонтальные и вертикальные линии.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
Нажмите кнопку Линии сетки оси категорий (Category Axis Major Gridlines) на панели инструментов Microsoft Graph для отображения или скрытия соответствующих линий
Нажмите кнопку Линии сетки оси значений (Value Axis Major Gridlines) для отображения или скрытия соответствующих линий.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в «ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

СОВЕТ

Чтобы изменить формат представления линий сетки, отобразите их, в раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Object) на панели инструментов Microsoft Graph выберите соответствующую линию сетки и нажмите кнопку Формат линий сетки (Format Gridlines) панели инструментов Microsoft Graph. На соответствующих вкладках крывшегося окна диалога внесите нужные изменения.

Диаграмма: Подписи данных

(Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».)

Подписи данных на диаграмме служат для более удобного и наглядного представления данных. Подпись может отображать значение или категорию соответствующей точки. Подпись может быть как у одной точки, так и у всех точек ряда.

СОВЕТ

При большом числе точек устанавливать подписи данных для каждой точки не очень удобно - подписи окажутся наложенными друг на друга и внесут путаницу. В таких случаях лучше задать подписи только в ключевых точках.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
В раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Objects) на панели инструментов Microsoft Graph выберите нужный ряд данных.
Нажмите кнопку Формат рядов данных (Format Data Series) на панели инструментов Microsoft Graph.
На вкладке Подписи данных (Data Labels) открывшегося окна диалога установите переключатель Подписи значений (Data Labels) в нужное положение: нет (None), значение (Show Value), доля (Show percent), категория (Show label), категория и доля (Show label and percent) или размеры пузырьков (Show bubble sizes). Нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to «ИмяОбъекта: объект»).

ВНИМАНИЕ

В зависимости от типа диаграммы те или иные положения переключателя Подписи значений (Data Labels) могут оказаться не доступными.

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы изменить подпись для отдельной точки, выделите содержащий ее ряд и щелкните на нужной подписи. Нажмите кнопку Формат подписей данных (Format Data Point) на панели инструментов Microsoft Graph и внесите необходимые изменения на вкладках открывшегося окна диалога.

Диаграмма: Создание

Диаграмма служит для удобного и наглядного представления данных. Диаграмма является интерактивным элементом, то есть любое изменение данных в таблице будет мгновенно отражено в диаграмме.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выберите команду Вставка (Insert) → Диаграмма (Chart). Указатель мыши превратится в крестик с маленькой диаграммой.
Щелкните в том месте объекта, куда нужно вставить диаграмму. Запустится Мастер создания диаграмм (Chart Wizard).
В первом окне мастера выберите запрос или таблицу, содержащую данные, которые требуется представить на диаграмме. Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите поле, которое должно присутствовать на диаграмме, и нажмите кнопку (>). Повторите этот шаг для всех нужных полей. Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите тип диаграммы (см. раздел «Диаграмма: Изменение типа»). Нажмите кнопку Далее (Next).
Перетащите кнопки выбранных полей в область будущей диаграммы. В области диаграммы расположены три поля: поле Данные (Data) — ось значений, поле Оси (Axis) — ось категорий и поле Ряды (Series). Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите имя диаграммы и укажите, следует ли добавить легенду. Нажмите кнопку Готово (Finish).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

На шаге 9 для полей таблицы, находящихся в поле Данные (Data), Мастер создания диаграмм позволяет вычислить сумму, среднее значение, количество, минимум или максимум величин. Поля, находящиеся в поле Оси (Axis), можно сгруппировать по датам, если поле имеет тип Дата/время (Date/Time), или указать границы интервала. Для этого дважды щелкните на нужном поле. В раскрывающемся списке выберите нужный параметр.

Диаграмма: Цвета фона

Для получения предварительной информации см. раздел «Диаграмма: Создание».

Цвет или штриховка данных, представленных на диаграмме, служит для их более удобного и наглядного представления.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно Конструктора формы или отчета.
Выделите нужную диаграмму и выберите команду Правка (Edit) → Объект Chart (Chart Object) → Открыть (Open). Откроется окно программы Microsoft Graph с открытым окном диаграммы.
В раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Objects) на панели инструментов Microsoft Graph выберите нужный ряд данных.
Нажмите кнопку Формат рядов данных (Format Data Series) на панели инструментов Microsoft Graph.
На вкладке Вид (Pattern) открывшегося окна диалога настройте параметры рамки, фона или маркеров данных. Нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Файл (File) → Выход и возврат в <ИмяОбъекта: объект> (Exit & Return to <ИмяОбъекта: объект>).

СОВЕТ

Для изменения параметров фона всей диаграммы в раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Objects) на панели инструментов Microsoft Graph выберите пункт Область диаграммы (Chart Area), нажмите кнопку Формат области диаграммы (Format Chart Area) и на вкладке Вид (Patterns) открывшегося окна диалога настройте требуемые параметры.

СОВЕТ

Для выделения цветом отдельного элемента ряда (точки данных) в раскрывающемся списке Элементы диаграммы (Chart Objects) на панели инструментов Microsoft Graph выберите содержащий элементу и выделите элемент. Нажмите кнопку Формат точки данных (Format Data Point) и на вкладке Вид (Patterns) открывшегося окна диалога настройте требуемые параметры.

Отчет: Автоматическое создание

В Access имеется инструмент для быстрого автоматического создания отчетов – это Автоотчет (AutoReport). Этот инструмент позволяет создавать два варианта отчетов — отчет в столбец, в котором все поля исходной таблицы или проса располагаются в одном столбце, и ленточный отчет, в котором для записей каждого поля выделяется отдельный столбец.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новый отчет (New Report) выберите пункт Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).
В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построен отчет.
Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога введите имя нового отчета и нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

Созданный отчет при желании можно немедленно начать редактировать. Для этого перейдите в режим конструктора, нажав кнопку Вид (View) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для быстрого автоматического создания отчета в столбец достаточно выбрать таблицу или запрос в окне базы данных и в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на панели инструментов Access выбрать команду Автоотчет (AutoReport).

Отчет: Группировка

(Для получения предварительной информации см. разделы «Отчет: Автоматическое создание», «Отчет: Создание в режиме конструктора» и «Отчет: Создание с помощью мастера».)

Access позволяет создавать отчеты, в которых все записи исходной таблицы или запроса разбиты на группы. К каждой группе можно добавить область заголовка группы в которой обычно находится поле группировки, а также область примечания, в которой можно разместить поля для групповых операций (см. раздел «Групповые операции: Группировка в отчете» главы «Вычисления»). Группировку данных удобно использовать для их структурирования) подведения промежуточных итогов.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный отчет.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора отчета.
Нажмите кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) в раскрывающемся списке свободной строки столбца Поле/выражение (Field/Expression) выберите нужное поле.
В столбце Порядок сортировки (Sort Order) в раскрывающемся списке выберите порядок сортировки: По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending).
Установите значение Да (Yes) в полях свойств Заголовок группы (Group Header) и/или Примечание группы (Group Footer), чтобы на бланке отчета были сформировав области заголовка и/или примечания группы.
В поле свойства Группировка (Group On) выберите параметр группировки. Набор возможных значений меняется в зависимости от типа данных в поле. Например, для поля типа Дата/время (Date/Time) можно выбрать группировку по интервалам времени — годам, месяцам, дням и т. д. В этом случае в поле свойства Интервал (Group Interval) нужно указать, сколько временных интервалов должно быть включено в группу. Если тип данных — Текст (Text), в раскрывающемся списке поля Группировка (Group On) можно выбрать группировку По полному значению (Each Value), чтобы группировка выполнялась по полным записям каждого поля, или По первым знакам (Prefix characters), чтобы группировка выполнялась по первым символам записей. В последнем случае в поле свойства Интервал (Group Interval) указывается число символов. Таким образом, можно сформировать списки клиентов в алфавитном порядке.
В раскрывающемся списке свойства Не разрывать (Keep Together) можно указать вид расположения групп на странице: Нет (No), чтобы порядок вывода групп не зависел от их положения на странице, С первыми данными (With First Detail), чтобы не отделять заголовок группы от первой записи, Вся группа (Whole Group), чтобы расположить каждую группу по возможности на отдельной странице.
Нажмите кнопку Список полей (Field List) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран список полей источника данных.
Перетащите поле, по которому выполняется группировка, из списка полей источника данных в область заголовка или примечания группы. При необходимости добавьте туда поля для групповых операций.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

При желании можно создать несколько уровней группировки. В этом случае на бланке отчета создаются области заголовков нескольких групп.

СОВЕТ

Чтобы отключить группировку, в окне диалога Сортировка группировка (Sorting and Grouping) установите в полях свойств Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) значение Нет (No).

ПРИМЕЧАНИЕ

В столбце Поле/выражение (Field/Expression) окна диалога Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) можно ввести выражение. Примеры таких выражений приведены в учебной базе данных «Борей» в отчетах «Продажи по сотрудникам и странам» и «Суммы продаж по кварталам».

Отчет: Модификация

Созданный отчет можно редактировать. Это может потребоваться после создания отчета для добавления или удаления тех или иных элементов отчета, например диаграмм.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный отчет.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Удалите, добавьте или измените свойства элементов управления. Сгруппируйте нужным образом данные. Выполните другие действия по изменению отчета.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для сохранения измененного отчета в качестве нового объекта базы данных выберите команду Файл (File) → Сохранить как (Save As).

Отчет: Создание в режиме конструктора

Конструктор является универсальным инструментом создания и редактирования отчетов. Обычно конструктор используется для внесения изменений в отчеты, созданные с помощью мастера (см. раздел «Отчет: Создание с помощью мастера»), или для создания отчетов с небольшим числом элементов управления.

(См. также разделы «Элемент управления: Добавление», «Элемент управления: Выравнивание» и «Элемент управления: Подчиненная форма или отчет».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новый отчет (New Report) выберите пункт Конструктор (Design View).
В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построен отчет.
Нажмите кнопку ОК.
Перетащите на бланк отчета необходимые поля из источника данных и дополните их элементами управления. Измените свойства элементов отчета.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога введите имя нового отчета и нажмите кнопку ОК.

Отчет: Создание с помощью мастера

Мастер создания отчетов является наиболее гибким и удобным средством создания отчета. С помощью мастера можно создавать очень сложные по структуре отчеты.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новый отчет (New Report) выберите пункт Мастер отчетов (Report Wizard) и нажмите кнопку ОК.
В раскрывающемся списке первого окна мастера выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построен отчет.
В списке Доступные поля (Available Fields) выберите нужное поле и нажмите кнопку (>). Повторите шаги 4 и 5 для всех необходимых таблиц или запросов и их полей. Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите уровни группировки. В списке полей выберите поле, по которому нужно группировать в первую очередь, и нажмите кнопку (>). Повторите шаг для всех полей, по которым нужно провести группировку. Изменить порядок группировки можно, выбрав соответствующий уровень и нажав одну из кнопок Уровень (Priority): вверх или вниз. Нажмите кнопку Далее (Next).
В раскрывающемся списке выберите поле, к которому нужно применить сортировку или групповую операцию — суммирование (Sum), определение среднего (Avg), минимальное (Min) или максимальное (Мах) значение. Нажмите кнопку справа от текстового поля для выбора порядка сортировки. Нажмите кнопку Итоги (Summary Options) и установите флажки у необходимых групповых операций. Установите переключатель Показать (Show) в нужное положение: Данные и итоги (Detail and Summary) или Только итоги (Summary Only). Нажмите кнопку ОК. Повторите те же действия для следующего поля. Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите макет и ориентацию страниц отчета. Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите стиль отчета. Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите имя отчета и нажмите кнопку Готово (Finish).

СОВЕТ

После создания отчета, возможно, понадобится внести некоторые изменения в его оформление или структуру. Это делается в режиме конструктора. Для перехода в этот режим нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access.

Отчет: Сортировка

Отчеты строятся на основе данных из таблиц и запросов. При изменении порядка сортировки в таблице отчет, как зависимый объект, изменит порядок представления данных. Для исключения таких перестановок данных в отчете существует возможность отдельной сортировки данных, не зависящая от их источника.

(См. также раздел «Отчет: Группировка».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный отчет.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Нажмите кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) в раскрывающемся списке каждой строки в столбце Поле/выражение (Field/Expression) выберите нужное поле.
В раскрывающихся списках соответствующих строк столбца Порядок сортировки (Sort Order) выберите нужный порядок: По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Порядок следования сортируемых полей можно изменить, перетащив строку соответствующего поля в нужное место.

Форма: Автоматическое создание

В Access имеется инструмент для быстрого автоматического создания форм — это Автоформа (AutoForm). Этот инструмент позволяет создавать три варианта форм - форму в столбец, в которой на экран выводятся данные одной записи исходной таблицы или запроса, а все поля располагаются в одном столбе, табличную форму, в которой готовая форма выглядит в точности как исходная таблица или запрос, и ленточную форму, в которой на экран выводятся данные нескольких записей исходной таблицы или запроса, а для каждого поля выделяется отдельный столбец.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новая форма (New Form) выберите пункт Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar), Автоформа: табличная (AutoForm: Datasheet) или Автоформа: ленточная (AutoForm: Tabular).
В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построена форма.
Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога введите имя новой формы и нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

Созданную форму при желании можно немедленно начать редактировать. Для этого перейдите в режим конструктора, нажав кнопку Вид (View) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для быстрого автоматического создания формы в столбец достаточно выбрать таблицу или запрос в окне базы данных и в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на панели инструментов Access выбрать команду Автоформа (AutoForm).

Форма: В качестве окна диалога

В Access для обмена информацией между пользователем и программой используются окна диалога. При разработке базы данных пользователь может создавать собственные окна диалога.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новая форма (New Form) выберите пункт Конструктор (Design View) и нажмите кнопку ОК. Откроется окно конструктора форм.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств формы.
Перейдите на вкладку Данные (Data) и в раскрывающихся списках свойств Разрешить удаление (Allow Deletions) и Разрешить добавление (Allow Additions) выберите пункт Нет (Not). В раскрывающемся списке свойства Тип набора записей (Recordset Type) выберите пункт Статический Набор (Snapshot).
Перейдите на вкладку Макет (Format). В поле свойства Подпись (Caption) введите текст, который будет использоваться в качестве заголовка окна диалога.
В раскрывающемся списке свойства Полосы прокрутки (Scroll Bars) выберите пункт Отсутствуют (Neither).
В раскрывающемся списке свойства Область выделения (Record Selectors) выберите пункт Нет (No).
В раскрывающемся списке свойства Кнопка перехода (Navigation Buttons), которое позволяет показать в нижней части бланка формы кнопки перехода между записями, выберите пункт Нет (No).
В раскрывающемся списке свойства Тип границы (Border Style) выберите пункт Окна диалога (Dialog). Это позволит удалить с бланка формы стандартные кнопки развертывания, восстановления и свертывания окна.
В раскрывающемся списке свойства Выравнивание по центру (Auto Center) выберите пункт Да (Yes), чтобы окно диалога появлялось в центре экрана.
Перейдите на вкладку Другие (Other). В раскрывающемся списке свойства Всплывающее окно (Pop Up) выберите пункт Да (Yes). Это позволит окну диалога всегда располагаться поверх остальных.
В раскрывающемся списке свойства Модальное окно (Modal) выберите пункт Да (Yes). Это позволит запретить выполнение любых других действий до закрытия окна диалога.
В раскрывающемся списке свойства Контекстные меню (Shortcut Menu) выберите пункт Нет (No).
Закройте окно диалога свойств формы.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите на нужный элемент управления на панели элементов. Выберите место на бланке формы, где он будет располагаться, и щелкните левой кнопкой мыши. Для некоторых элементов управления может запуститься мастер создания соответствующего элемента управления. Выполните указания мастера.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога свойств настройте свойства созданного элемента управления:

Для кнопки Да (Yes) (или ей подобной) на вкладке Другие (Other) в раскрывающемся списке свойства По умолчанию (Default) выберите пункт Да (Yes). Это позволит инициировать щелчок на кнопке нажатием клавиши Enter. Такое значение свойства По умолчанию (Default) может быть присвоено только одной кнопке формы.
Для кнопки Отмена (Cancel) (или ей подобной) на вкладке Другие (Other) в раскрывающемся списке свойства Отмена (Cancel) выберите пункт Да (Yes). Это позволит отменить выполнение всех запущенных ранее процедур и закрыть окно диалога.
Свойство Подпись (Caption) на вкладке Макет (Format) позволяет вести текст надписи на кнопке. Это свойство никак не отразится на кнопке, если задано свойство Рисунок (Picture).
Свойство Рисунок (Picture) на вкладке Макет (Format) позволяет разместить на кнопке рисунок. Чтобы выбрать нужный рисунок из существующей коллекции, нажмите кнопку (...).
Свойство Текст строки состояния (Status Bar Text) на вкладке Другие (Other) позволяет ввести текст, который будет появляться в строке состояния при попадании элемента управления в фокус.
Свойство Всплывающая подсказка (ControlTip Text) на вкладке Другие (Other) позволяет ввести текст, который будет появляться на экране, когда указатель мыши попадает на элемент управления.

Повторите шаги 17 и 18 для всех необходимых элементов управления.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
Введите имя новой формы и нажмите кнопку ОК.

Форма: Задание гиперссылки

Гиперссылки предназначены для быстрого перехода к другим документам и их фрагментам, находящимся в текущем документе, на локальном диске или на Web-сервере. Форма, содержащая гиперссылки, подобна панели переключателей и позволяет переходить к фрагментам различных объектов текущей базы данных или других документов.

(См. также раздел «Гиперссылка: Ввод» главы «Основные операции с базами данных».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новая форма (New Form) выберите пункт Конструктор (Design) и нажмите кнопку ОК.
Выберите команду Вставка (Insert) → Гиперссылка (Hyperlink).
В открывшемся окне диалога Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) нажмите кнопку Последние файлы (Recent Files) и в списке выберите нужный файл. Если имени нужного файла в списке нет, нажмите кнопку Файл (File) я найдите его с помощью стандартного окна диалога открытия файла. Для ссылки на Web-страницу нажмите кнопку Просмотренные страницы (Browsed Pages) и в списке выберите нужную. При отсутствии нужной страницы нажмите кнопку Web-страница (Web Page) и перейдите к нужной странице. Для ссылки на объект в текущей базе данных нажмите кнопку Объект в этой базе данных (Object in This Database) и, раскрыв соответствующую папку, выберите нужный объект.
В поле Текст (Text to display) введите текст, который будет отображен на бланке формы.
Нажмите кнопку ОК.
Добавьте в бланк формы другие элементы управления (см. разделы «Элемент управления: Добавление», «Элемент управления: Выравнивание» и «Элемент управления: Подчиненная форма или отчет»).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога введите имя новой формы и нажмите кнопку ОК.

Форма: Значение по умолчанию

Access позволяет назначить значение поля по умолчанию. После такого назначения значение или выражение будет появляться в каждой новой записи, что, однако, не исключает возможности ее редактирования. Примером может служить название города или текущая дата, которая вставляется в виде функции: Date.

Значение по умолчанию можно назначить для поля таблицы (см. раздел «Поле: Значение по умолчанию» главы «Структура таблиц и баз данных»), но тогда это будет значением по умолчанию для всех записей поля. Чтобы создать несколько значений по умолчанию для одного поля таблицы, эти значения надо назначать в формах. Это поболит использовать в каждом конкретном случае наиболее Удобную форму для ввода данных в таблицу.

ПРИМЕЧАНИЕ

Задание значения по умолчанию не меняет уже созданные записи. При необходимости значение по умолчанию всегда можно изменить, что также не повлияет на созданные записи.

ВНИМАНИЕ

Свойство Значение по умолчанию (Default Value) не должно противоречить свойству Условие на значение (Validation Rule).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную форму.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора форм.
Выделите элемент управления, для которого требуется назначить значение по умолчанию.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств выделенного элемента управления.
На вкладке Данные (Data) перейдите к свойству Значение по умолчанию (Default Value) и введите нужное значение.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

При использовании в качестве значения по умолчанию какого-либо выражения можно воспользоваться кнопкой Построить (Build) (...), которая открывает Построитель выражений (Expression Builder) (см. раздел «Выражения: Построитель выражений главы «Вычисления»).

Форма: Несколько записей в одной форме

(Для получения предварительной информации см. разделы «Форма: Автоматическое создание», «Форма: Создание в режиме конструктора» и «Форма: Создание с помощью мастера».)

Можно так настроить форму, что в режиме формы будут одновременно отображаться несколько записей, то есть для каждой записи будет создаваться отдельное поле.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную форму.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств формы.
На вкладке Макет (Format) в раскрывающемся списке свойства Режим по умолчанию (Default View) выберите нужный режим:

Таблица (Datasheet). В этом режиме форма выглядит так же, как обычная таблица базы данных.
Ленточная форма (Continuous Forms). В этом режиме в одном поле формы можно увидеть сразу несколько записей, для перемещения по которым используется вертикальная полоса прокрутки.
Простая форма (Single Form). В этом режиме в одном поле формы можно увидеть только одну запись.

Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы форма была доступна только в определенном режиме, в раскрывающемся списке свойства Допустимые режимы (Views Allowed) на вкладке Макет (Format) окна диалога свойств формы установите нужный режим - Таблица (Datasheet) или Форма (Form). Для представления в любом из режимов выберите пункт Все (Both).

Форма: Последовательность перехода

При заполнении формы данные по умолчанию вводятся в поля слева направо и сверху вниз. Это означает, что после ввода данных в поле и нажатия клавиши Tab или Enter курсор ввода переместится к полю, расположенному справа, а при его отсутствии — к полю, находящемуся ниже. Для удобства ввода данных Access позволяет настроить последовательность перехода между полями.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную форму.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Выберите команду Вид (View) → Последовательность перехода (Tab Order).
В открывшемся окне диалога Последовательность перехода (Tab Order) выберите раздел формы, в котором нужно упорядочить последовательность перехода.
В списке Последовательность (Custom Order) выберите поле и перетащите его в нужное место с помощью мыши. Последовательность перехода определяется порядком следования полей в списке Последовательность (Custom Order). Настройте последовательность перехода для остальных полей.
Нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

В Access имеется возможность настройки функций определенных клавиш. Для этого выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options) и в открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Клавиатура (Keyboard). Установите переключатели Переход при нажатии Enter (Move after enter), Поведение при входе в поле (Behavior entering field) и Переход по клавише со стрелкой (Arrow key behavior) в нужные положения. При установленном флажке Останов на первом и последнем поле (Cursor stops at first/last field) перемещение курсора будет происходить циклически по разным полям в пределах одной записи.

ВНИМАНИЕ

Если в форму, для которой настроен циклический переход, добавляется новое поле, независимо от места расположения нового поля оно автоматически становится последним в последовательности перехода. Поэтому после изменения структуры формы необходимо заново настроить последовательность перехода. Чтобы последовательность перехода настраивалась автоматически, в окне диалога Последовательность перехода (Tab Order) нажмите кнопку Авто (Auto Order). Тогда все новые поля будут автоматически включены в последовательность перехода соответственно их положению на бланке формы.

Форма: Создание в режиме конструктора

Конструктор является универсальным инструментом создания и редактирования форм. Обычно конструктор используется для внесения изменений в формы, созданные с помощью мастера (см. раздел «Форма: Создание с помощью мастера»), или для создания небольших форм, имеющих 3-4 элемента управления.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новая форма (New Form) выберите пункт Конструктор (Design).
В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, на основе которого будет построена форма.
Перетащите на бланк формы все необходимые элементы управления и настройте их свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога введите имя новой формы и нажмите кнопку ОК.

Форма: Создание с помощью мастера

Мастер является наиболее гибким и удобным средством создания форм. С помощью мастера можно создавать очень сложные формы.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога Новая форма (New Form) выберите пункт Мастер форм (Form Wizard) и нажмите кнопку ОК. Откроется первое окно мастера.
В раскрывающемся списке Таблицы и Запросы (Tables/Queries) выберите таблицу или запрос, который будет служить источником данных для формы.
В списке Доступные поля (Available Fields) выберите нужное поле и нажмите кнопку (>).
Повторите шаги 4 и 5 для всех необходимых полей. Нажмите кнопку Далее (Next).
Если форма создается на основе связанных таблиц, в списке Выберите тип представления данных (How do you want to view your data) выберите материнскую таблицу, которая будет управлять просмотром. Выберите способ представления дочерней таблицы, установив безымянный переключатель в положение Подчиненные формы (Form with subform(s)) или Связанные формы (Linked forms). Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите внешний вид формы и нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите стиль оформления формы и нажмите кнопку Далее (Next).
В поле Форма (Form) введите имя новой формы. Если дочерняя таблица представлена как подчиненная форма, в поле Подчиненная (Subform) введите имя подчиненной формы.
Нажмите кнопку Готово (Finish).

Форма: Сортировка

формы строятся на основе таблиц и запросов. При изменении порядка сортировки в таблице или запросе форма, как зависимый объект, изменит порядок представления данных. Для исключения таких перестановок данных в форме существует возможность отдельной сортировки данных, не зависящая от их источника.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную форму.
Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
Перейдите к нужному полю и нажмите одну из кнопок сортировки на панели инструментов Access: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).
Повторите шаг 4 для всех нужных полей.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для отказа от сортировки откройте форму в режиме конструктора, нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, в открывшемся окне диалога свойств формы перейдите на вкладку Данные (Data) и очистите поле свойства Порядок сортировки (Order By).

Форма: Специальные эффекты

После создания формы для выделения ее элементов управления, например кнопок или текстовых полей, можно использовать специальные эффекты — обычное, приподнятое, утопленное, вдавленное и рельефное оформление, а также затенение.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную форму.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Выделите элемент управления или группу элементов управления, для оформления которых требуются специальные эффекты.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога свойств выделенных элементов управления перейдите на вкладку Макет (Format) и в раскрывающемся списке свойства Оформление (Special Effect) выберите необходимый стиль оформления.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Форма: Условие на значение

Для записи в полях только тех данных, значения которых не выходят за рамки определенных условий, в формах используется свойство Условие на значение (Validation Rule), например, между 0 и 50 (between 0 and 50) или раньше текущей даты (<Date()).

Условие на значение обеспечивает проверку корректности вводимых данных и может быть установлено для соответствующего свойства поля таблицы (см. раздел «Корректность данных: Условие на значение поля» главы «Структура таблиц и баз данных»). В этом случае для свойства соответствующего поля формы оно устанавливается автоматически.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную форму.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора форм.
Выделите элемент управления, для которого требуется назначить условие на значение.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств выделенного элемента управления.
На вкладке Данные (Data) перейдите к свойству Условие на значение (Validation Rule) и введите нужное условие.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

В поле свойства Сообщение об ошибке (Validation Text) можно ввести текст, который появится в окне предупреждения в случае ввода данных, не удовлетворяющих условию на значение.

ВНИМАНИЕ

Значение, вводимое в поле, на которое наложено условие, записывается в таблицу базы данных только в том случае, если не противоречит заданному условию.

ВНИМАНИЕ

Свойство Условие на значение (Validation Rule) не должно противоречить свойству Значение по умолчанию (Default Value).

Формат: Автоформат

Автоформат (AutoFormat) предназначен для быстрого и удобного изменения внешнего вида созданной формы или отчета. Этот инструмент Access обеспечивает 10 различных вариантов оформления объектов базы данных.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выберите команду Формат (Format) → Автоформат (AutoFormat).
В открывшемся окне диалога Автоформат (AutoFormat) выберите один из вариантов оформления объекта.
Нажмите кнопку Параметры (Options). Установите или сбросьте флажки шрифт (Font), цвет (Color), границы (Border), позволяющие соответствующим образом оформить текстовые поля объекта.
Нажмите кнопку ОК.

Формат: Копирование

Благодаря копированию формата в Access те или иные элементы оформления всех форм и отчетов в базе данных можно сделать одинаковыми.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления, формат которого требуется скопировать.
Щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) на панели инструментов Access. Рядом с указателем мыши появится маленькая кисточка.
Щелкните на элементе управления, к которому требуется применить готовый формат.
Повторите шаги 4-6 для всех элементов управления, которые должны быть оформлены одинаково.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы применить один и тот же формат поочередно к нескольким элементам управления, на шаге 5 выполните не одинарный, а двойной щелчок на кнопке Формат по образцу (Format Painter) на панели инструментов Access.

Формат: Поля

В Access можно задать стиль оформления символов в полях. То есть вводимые в поле формы или выводимые в поле отчета символы будут автоматически форматироваться требуемым образом. Для вводимых или выводимых символов можно задать регистр, выравнивание, шрифт и т. д.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выберите элемент управления Поле (Text Box), для которого нужно изменить стиль оформления вводимого текста.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно свойств элемента управления.
На вкладке Макет (Format) измените нужным образом свойства поля:

В поле свойства Формат поля (Format) введите знак больше (>) для преобразования всех символов к верхнему регистру или меньше (<) для преобразования всех символов к нижнему регистру.
В раскрывающемся списке свойства Шрифт (Font Name) выберите нужный шрифт.
В раскрывающемся списке свойства Размер шрифта (Font Size) выберите нужный размер шрифта.
В раскрывающемся списке свойства Насыщенность (Font Weight) выберите нужную насыщенность шрифта.
В раскрывающихся списках свойств Курсив (Font Italic) и Подчеркнутый (Font Underline) выберите пункт Да (Yes) или Нет (No), чтобы использовать или не использовать эти атрибуты оформления.
В раскрывающемся списке свойства Выравнивание текста (Text Align) выберите способ выравнивания.
В поля свойств Левое поле (Left Margin), Верхнее поле (Top Margin), Правое поле (Right Margin), Нижнее поле (Bottom Margin) введите значение соответствующих отступов в сантиметрах.
В поле свойства Междустрочный интервал (LineSpacing) введите значение расстояния между соседними строками в сантиметрах.

Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

Изменение регистра вводимого текста на бланке объекта будет происходить при переходе к другому элементу управления или после нажатия клавиши Enter.

Формат: Числового поля

Формат полей типа Числовой (Number), Дата/время (Date/Time) и Денежный (Currency) у форм и отчетов по умолчанию является тем же самым, что и формат соответствующих полей таблицы или запроса. Однако этот формат можно изменить.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выберите нужное поле, данные в котором имеют тип Числовой (Number) или Дата/время (Date/Time).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно свойств элемента управления.
На вкладке Макет (Format) в раскрывающемся списке свойства Формат поля (Format) выберите нужный формат представления данных.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Заголовок и примечание

Заголовок служит для краткого представления формы или отчета и может содержать текст и рисунки. В форме и отчете заголовок всегда выводится в начале первой страницы, независимо от их числа.

Примечание предназначено для пояснения чего-либо в форме или отчете и располагается внизу на последней странице (см. также раздел «Формы и отчеты: Колонтитулы»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выберите команду Вид (View) → Заголовок/примечание формы (Form Header/Footer) или Вид (View) → Заголовок/ примечание отчета (Report Header/Footer). На бланке объекта появятся области заголовка и примечания.
Перетащите требуемые элементы управления в область Заголовок формы (Form Header) (Заголовок отчета (Report Header)) или Примечание формы (Form Footer) (Примечание отчета (Report Footer)).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Имя

Имя предназначено для однозначной идентификации объекта среди других. В Access, в отличие от некоторых других баз данных, в имени может быть использовано 64 различных символа, включая пробелы.

ВНИМАНИЕ

Соглашение Access об именах объектов не допускает использования в имени следующих символов: точка (.), восклицательный знак (!), апостроф ('), квадратные скобки([]).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Выберите команду Правка (Edit) → Переименовать (Rename).
Введите новое имя объекта.
Нажмите клавишу Enter.

ПРИМЕЧАНИЕ

Описанный способ назначения имени применим к любому объекту базы данных, а не только к форме или отчету.

ПРИМЕЧАНИЕ

При создании нового объекта с помощью мастера имя объекта задается в последнем окне мастера. При создании нового объекта в режиме конструктора имя объекта вводится в окне диалога, которое появляется после нажатия кнопки Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Инструменты конструктора

В режиме конструктора форм и отчетов имеется ряд инструментов, которые служат для более быстрой и удобной обработки объектов.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Включите или отключите нужные инструменты:

Окно диалога свойств позволяет изменять свойства как самого объекта, так и содержащихся в нем элементов управления. Окно диалога свойств открывается после нажатия кнопки Свойства (Properties) на панели инструментов Access, двойного щелчка на элементе управления или выбора команды Вид (View) → Свойства (Properties). (См. также разделы «Элемент управления: Изменение свойств» и «Формы и отчеты: Свойства области данных».)
В списке полей содержатся все поля таблицы (ид» запроса), которая является источником данных. Чтобы, например, создать элемент управления Поле (Text Box), отображающий записи определенного поля таблицы или запроса, просто перетащите поле в нужное место бланка формы или отчета. Список полей появляется на экране после нажатия кнопки Список полей (Field List) на панели инструментов Access или выбора команды Вид (View) → Список полей (Field List). (См. также раздел «Элемент управления: Добавление».)
Горизонтальная и вертикальная линейки помогают точнее позиционировать элементы управления на бланках форм и отчетов. Для удаления или отображения вертикальной и горизонтальной линеек служит команда Вид (View) → Линейка (Ruler).
Сетка делит бланк формы или отчета на квадраты и позволяет задать точки привязки для элементов управления. Для удаления или отображения линий сетки служит команда Вид (View) → Сетка (Grid). Команда Формат (Format) → Выровнять (Align) → по узлам сетки (То Grid) позволяет выровнять выделенные элементы управления по линиям сетки. Число линий сетки можно задать в полях свойств Число делений по X (Grid X) и Число делений по Y (Grid Y) на вкладке Макет (Format) окна свойств объекта.
Панель элементов (Toolbox) содержит кнопки основных элементов управления и кнопку Другие элементы (More Controls), открывающую список всех доступных элементов управления. Панель элементов появляется на экране после нажатия кнопки Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access или выбора команды Вид (View) → Панель элементов (Toolbox).

Формы и отчеты: Источник записей

Полностью готовый отчет или форму можно использовать в качестве шаблона. Поскольку все данные, которые появляются в формах или отчетах, реально хранятся в таблицах (источниках записей), изменяя ссылку на источник записей, можно выводить новые данные в уже готовый объект.

СОВЕТ

Перед изменением источника записей создайте копию объекта.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно свойств объекта.
На вкладке Данные (Data) в раскрывающемся списке свойства Источник записей (Record Source) выберите нужную таблицу или запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Колонтитулы

Колонтитулы предназначены для отображения необходимой информации на каждой печатаемой странице объекта, независимо от числа страниц. В колонтитулы можно включить имя базы данных, дату ее создания, номер текущей страницы, общее число страниц и т. д.

СОВЕТ

Не стоит слишком перегружать колонтитулы информацией. Для общих слов о документе удобнее использовать заголовок или примечание, которые располагаются не на всех, а только на первой и последней страницах документа (см. раздел «Формы и отчеты: Заголовок и примечание»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выберите команду Вид (View) → Колонтитулы (Page Header/Footer). На бланке объекта появятся области колонтитулов.
Перетащите требуемые элементы управления в область Верхний колонтитул (Page Header) или Нижний колонтитул (Page Footer).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Свойства

При создании формы или отчета можно изменять свойства объекта, добиваясь этим нужного режима отображения данных.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств объекта.
На вкладке Данные (Data) перейдите к нужному свойству и измените его значение. Повторите шаг для всех необходимых свойств:

Свойство Источник записей (Record Source) содержит имя таблицы или запроса, на основе которых построена форма или отчет. (См. также раздел «Формы и отчеты: Источник записей».)
Свойство Фильтр (Filter) позволяет задать условие отбора данных. Свойство не работает, если для свойства Применение фильтров (Allow Filters) задано значение Нет (No). Фильтр задается в режиме просмотра объекта после выполнения команды Записи (Records) → Фильтр (Filter) → Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort) и установки соответствующих параметров. В отчетах это свойство активно, если свойство Фильтр включен (Filter On) имеет значение Да (Yes).
В поле свойства Порядок сортировки (Order By) указывается имя поля, по которому сортируются записи. Информация заносится в это свойство в момент нажатия кнопки Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending). В отчетах это свойство активно, если свойство Сортировка включена (Order By On) имеет значение Да (Yes).
Если свойство Разрешить изменение (Allow Edits) имеет значение Нет (No), возможность изменения данных в форме блокируется.
Если свойство Разрешить удаление (Allow Deletions) имеет значение Нет (No), возможность удаления данных в форме блокируется.
Если свойство Разрешить добавление (Allow Additions) имеет значение Нет (No), возможность добавления данных в форме блокируется.
Если свойство Ввод данных (Data Entry) имеет значение Да (Yes), форма после загрузки автоматически устанавливается в позицию новой записи.
Если свойство Тип набора записей (RecordsetType) имеет значение Статический набор (Snapshot), изменение данных не допускается.
Свойство Блокировка записей (Record Locks) имеет три значения: Отсутствует (No Locks) — допускается одно временное редактирование записи несколькими пользователями (сохраняется последний вариант записи) Изменяемой записи (Edited Record) — запрещается одновременное редактирование одной записи, Всех записей (All Records) — запрещается одновременное редактирование любых таблиц, на основе которых построен объект.

Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Свойства области данных

Основные элементы управления, с помощью которых представляется информация в формах и отчетах, конструируются в области данных бланка объекта. Область данных формы или отчета, как и любой объект базы данных, обладает рядом специфических свойств.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Щелкните левой кнопкой мыши на верхней границе области данных (на полосе с надписью Область данных (Detail)).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств области данных.
На вкладке Макет (Format) перейдите к нужному свойству и измените его значение. Повторите шаг для всех необходимых свойств.

Если свойству Не разрывать (Keep Together) присвоено значение Да (Yes), то при печати все записи области данных выводятся на одной странице. Это свойство игнорируется, если размер области данных превышает размер страницы.
Если свойству Вывод на экран (Visible) присвоено значение Нет (No), то в режиме просмотра или печати область данных будет скрыта.
Если свойство Расширение (Can Grow) и одноименное свойство соответствующего элемента управления имеют значение Да (Yes), то область данных будет автоматически расширяться, адаптируясь к длинным строкам текста.
Если свойство Сжатие (Can Shrink) имеет значение Да (Yes), то из области данных будет автоматически удаляться незанятое пространство коротких и пустых записей.
В поле свойства Высота (Height) можно задать размер области данных по вертикали. Тот же результат достигается перетаскиванием нижней границы области данных вверх или вниз.
В поле свойства Цвет фона (Back Color) вводится специальный номер, идентифицирующий цвета фона, но запоминать все номера цветов нет необходимости. При щелчке на кнопке Построить (Build) (...), которая появляется в поле этого свойства при перемещении туда курсора, открывается палитра цветов.

Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Создание областей

Для более наглядного представления информации в формах и отчетах Access можно создать несколько областей: Оголовок, примечание, верхний и нижний колонтитулы, область данных. Каждая область имеет специфический Набор возможностей. Например, колонтитулы в режиме просмотра представлены на всех страницах, а заголовок - только на первой.

В дополнение к перечисленным областям в отчетах может быть еще две области — заголовки и примечания групп которые формируются при группировке (см. раздел «Отчет: Группировка»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Добавьте на бланк объекта нужные области (область данных присутствует на бланке объекта по умолчанию):

Для добавления колонтитулов выберите команду Вид (View) → Колонтитулы (Page Header/Footer).
Для добавления заголовка и примечания в форму или отчет выберите, соответственно, команду Вид (View) → Заголовок/примечание формы (Form Header/Footer) или команду Вид (View) → Заголовок/примечание отчета (Report Header/Footer).

Измените требуемым образом размер новой области, перетащив мышью ее нижнюю границу (указатель должен превратиться в двунаправленную, вверх и вниз, стрелку).
Внесите в новую область нужные элементы управления и измените их свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для удаления той или иной области ликвидируйте на ней все элементы управления и снова выполните одну из команд, описанных на шаге 4 (эти команды играют роль флажков).

СОВЕТ

Для скрытия области при просмотре или печати на вкладке Макет (Format) окна диалога свойств соответствующей области в раскрывающемся списке свойства Вывод на экран (Visible) выберите значение Нет (No). Тот же результат достигается перетаскиванием нижней границы области к верхней.

Формы и отчеты: Текущие дата и время

В отчет или форму можно включить текущую дату и/или время. Это позволит, например, сортировать печатные версии базы данных по времени. Кроме текущей даты в форму или отчет можно вставить элемент управления Поле (Fild) с нужным выражением для вычисления даты и/или времени (см. раздел «Функции: Даты и времени» главы «Вычисления»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выберите команду Вставка (Insert) → Дата и время (Date and Time). Откроется окно диалога Дата и время (Date and Time).
Установите флажок Формат даты (Include Date) и выберите нужное положение переключателя.
Установите флажок Формат времени (Include Time) и выберите нужное положение переключателя. Нажмите кнопку ОК.
Перетащите элемент управления в требуемое место формы или отчета.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Формы и отчеты: Шаблон по умолчанию

Оформление формы или отчета можно сохранить в качестве шаблона, применяемого по умолчанию. Этот шаблон будет автоматически назначаться всем вновь создаваемым объектам.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options).
В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Формы и отчеты (Forms/Reports). В поле Шаблон формы (Form Template) или Шаблон отчета (Report Template) введите имя объекта, который нужно использовать в качестве шаблона по умолчанию.
Нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ

Шаблон по умолчанию является атрибутом Access, а не открытой базы данных, то есть он становится общим шаблоном для всех баз данных, открываемых в окне Access.

СОВЕТ

Для использования в качестве шаблона объекта другой базы данных сначала импортируйте требуемый объект (см. раздел «Импорт данных: База данных Access» главы «Операции с файлами»), а затем сделайте его шаблоном.

Элемент управления: ActiveX

Элементы управления ActiveX позволяют значительно расширить возможности формы или отчета и улучшить их внешний вид, поскольку каждый элемент управления ActiveX часто является полноценным приложением с собственным интерфейсом и набором команд.

Подключение

Существует множество библиотек элементов управления ActiveX, распространяемых на компакт-дисках или через Интернет. Чтобы элемент управления ActiveX можно было включить в форму или отчет, его сначала необходимо подключить, то есть зарегистрировать в Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

Поскольку элементы управления ActiveX по сути являются готовыми приложениями, их, как и любые другие приложения, нужно инсталлировать. В процессе инсталляции некоторые элементы регистрируются в Access автоматически. Для таких элементов описанная ниже процедура подключения является излишней.

Шаг за шагом

Выберите команду Сервис (Tools) → Элементы ActiveX (ActiveX Controls).
В открывшемся окне диалога Элементы ActiveX (ActiveX Controls) нажмите кнопку Подключить (Register).
В открывшемся окне диалога выберите файл нужного элемента управления и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне диалога Элементы ActiveX (ActiveXControls).

СОВЕТ

Чтобы удалить элемент управления ActiveX, выберите его в списке Доступные элементы управления (Available Controls) окна диалога Элементы ActiveX (ActiveX Controls) и нажмите кнопку Отключить (Unregister).

Добавление

После подключения элемент управления ActiveX появляется в списке доступных элементов управления, который открывается по нажатию кнопки Другие элементы (More Controls) на панели элементов, и его можно добавить в форму или отчет.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Другие элементы (More Controls) на панели элементов.
В списке доступных элементов управления выберите нужный.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства (см. раздел «Элемент управления: Изменение свойств»).
Повторите шаги 5-8 для всех выбранных элементов управления.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Элемент управления: Выделение

Для изменения свойств, размера и положения элемента управления его нужно сначала выделить, а уже затем выполнять необходимые действия.

Шаг за шагом

В режиме конструктора формы или отчета выделите нужный элемент или группу элементов управления одним из перечисленных ниже способов:

Щелкните на элементе управления указателем мыши.
Выберите элемент управления в раскрывающемся списке Объект (Object) на панели инструментов Access.
Сначала выделите любой элемент управления в требуемой области, а затем последовательно нажимайте клавишу Tab, пока нужный элемент управления не окажется выделенным.
Нажмите левую кнопку мыши в любой точке бланка объекта и, не отпуская кнопки, переместите указатель мыши. За указателем потянется рамка выделения. Все элементы, попавшие внутрь рамки, будут выделены.
Для выделения группы несмежных элементов управления щелкайте на них, удерживая клавишу Shift.

Измените размер выделенного элемента управления (см. раздел «Элемент управления: Изменение размера»).
Измените положение выделенного элемента управления на бланке объекта (см. раздел «Элемент управления: Перемещение»).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и измените свойства выделенного элемента управления (см. раздел «Элемент управления: Изменение свойств»).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы снять выделение с элемента управления, щелкните в свободном месте бланка объекта.

ПРИМЕЧАНИЕ

Режим выделения элементов управления с помощью рамки выделения можно настроить. Выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options). На вкладке Формы и отчеты (Forms/Reports) открывшегося окна диалога установите переключатель Выделение объектов (Selection behavior) в положение Пересечение (Partially enclosed), что позволит выделять элементы, даже частично оказавшиеся внутри рамки выделения, или в положение Охват (Fully enclosed), что позволит выделять только те элементы, которые полностью оказываются внутри рамки выделения.

Элемент управления: Выключатель

Элемент управления Выключатель (Toggle Button) предназначен для ввода информации в поля с типом данных Логический (Yes/No) и выглядит как кнопка. Если запись поля имеет значение Да (Yes) или Истина (True), кнопка выключателя утоплена (нажата). Если запись поля имеет значение Нет (No) или Ложь (False), кнопка выключателя приподнята (отжата).

(См. также разделы «Элемент управления: Переключатель» и «Элемент управления: Флажок».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Выключатель (Toggle Button) на панели элементов. Вид указателя мыши изменится.
Поместите указатель мыши на место вставки выключателя и щелкните левой кнопкой.
Введите имя выключателя (или любой другой текст, который, по вашему мнению, должен находиться на кнопке выключателя в режиме просмотра).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и настройте свойства выключателя.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы выключатель имел неопределенное состояние и был окрашен серым цветом, когда поле, являющееся его источником данных (см. раздел «Элемент управления: Источник данных»), имеет значение Null (см. раздел «Данные: Отсутствующие и пропущенные строки» главы «Структура таблиц и баз данных»), выберите значение Да (Yes) для свойства Тройное состояние (Triple State).

Элемент управления: Выравнивание

После добавления (см. раздел «Элемент управления: Добавление») или перемещения (см. раздел «Элемент управления: Перемещение») элементов управления их можно установить в одну линию по горизонтали или по вертикали с общим выравниванием.

Шаг за шагом

В режиме конструктора формы или отчета выделите элементы управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), которые требуется выровнять.
Выберите одну из следующих команд:

Формат (Format) → Выровнять (Align) → Полевому краю (Left);
Формат (Format) → Выровнять (Align) → По правому краю (Right);
Формат (Format) → Выровнять (Align) → По верхнему краю (Тор);
Формат (Format) → Выровнять (Align) → По нижнему краю (Bottom);
Формат (Format) → Выровнять (Align) → По узлам сетки (То Grid).

Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Команда Формат (Format) → Выровнять (Align) → По узлам сетки (То Grid) привязывает элементы управления к ближайшим узлам линий сетки. Чтобы эта операция выполнялась автоматически, выберите команду Формат (Format) → Привязать к сетке (Snap to Grid).

Элемент управления: Вычисляемый

В форме и отчете можно создать элемент управления для выполнения вычислений. Основой такого элемента управления является выражение (подробнее см. раздел «Вычисляемое поле: В форме и отчете» главы «Вычисления»),

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
На панели элементов нажмите кнопку Поле (Text Box).
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления.
Введите в поле знак равенства (=) и необходимое выражение.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для редактирования выражения выделите поле и на вкладке Данные (Data) окна диалога свойств в поле свойства Данные (Control Source) сделайте необходимые изменения. Если выражение велико и не помещается в поле, нажмите сочетание клавиш Shift+F2. Откроется окно диалога Область ввода (Zoom) с большим полем для ввода данных. После окончания редактирования выражения нажмите кнопку ОК.

Элемент управления: Группа переключателей

Элемент управления Группа переключателей (Option Group) предназначен для выбора одной из записей поля исходной таблицы или запроса. Каждый переключатель в группе связан со своей, отличной от других, записью поля источника данных (см. раздел «Элемент управления: Источник данных») группы переключателей. Значение переключателя может быть только целочисленным, то есть данные в поле источника данных могут иметь следующие типы: Байт (Byte), Целое (Integer) и Длинное целое (Long Integer) (см. раздел «Поле: Размер» главы «Структура таблиц и баз данных»).

Оптимальное число переключателей в группе — четыре или меньше. Чтобы предоставить возможность выбора большего числа вариантов, лучше воспользоваться элементом управления Поле со списком (Combo Box) (см. раздел «Элемент управления: Поле со списком»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Группа переключателей (Option Group) на панели элементов. Вид указателя мыши изменится.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Запустится Мастер создания группы переключателей (Option Group Wizard).
В поле первого окна мастера введите имя первого переключателя группы. Нажмите клавишу Tab. Повторите этот шаг для всех переключателей, которые должны образовать группу. Нажмите кнопку Далее (Next).
В раскрывающемся списке с именами переключателей выберите тот, который будет использоваться по умолчанию. Если установка по умолчанию одного из переключателей группы вам не подходит, выберите вариант Нет (No) и нажмите кнопку Далее (Next).
Введите значения, которые будут присвоены соответствующим переключателям. Нажмите кнопку Далее (Next).
В раскрывающемся списке выберите поле, в котором будет сохраняться значение выбранного переключателя. Если обрабатывать информацию группы переключателей предполагается в программном модуле, выберите вариант Сохранить значение для дальнейшего применения (Save the value for later use). Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите тип переключателей (это могут быть собственно переключатели, а также флажки или выключатели) и их внешнее оформление. Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите подпись для новой группы переключателей и нажмите кнопку Готово (Finish).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

При передаче данных из группы переключателей в программный модуль в поле свойства После обновления (After Update) на вкладке События (Event) необходимо добавить несколько инструкций (для получения дополнительной информации см. разделы, посвященные программированию в главе «Дополнительные возможности и программирование»).

Элемент управления: Добавление

На панели элементов размещены 17 кнопок для создания наиболее часто используемых элементов управления и кнопка Другие элементы (More Controls), открывающая список из еще почти сотни элементов. Любой из них может быть добавлен в объект в режиме конструктора.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
На панели элементов нажмите кнопку нужного элемента управления. Вид указателя мыши изменится.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Для создания элементов управления Поле со списком (Combo Box), Группа переключателей (Option Group), Список (List Box), Кнопка (Command Button) или Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) запустится соответствующий мастер. Выполните все шаги мастера.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства (см. раздел «Элемент управления: Изменение свойств»).
Повторите шаги 5—7 для всех выбранных элементов управления.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для фиксации добавляемого элемента управления, то есть для того, чтобы при каждом щелчке на бланке объекта в него вставлялся новый элемент выбранного типа, на шаге 5 выполните не одинарный, а двойной щелчок мыши. Чтобы выйти из этого режима, нажмите клавишу Esc.

Элемент управления: Замена

Для удобства пользователя в Access предусмотрена возможность замены элемента управления, находящегося на бланке объекта. При замене элемента управления значения его свойств копируются в аналогичные свойства нового элемента управления. Если аналогичное свойство в новом элементе управления отсутствует, оно игнорируется, а всем свойствам, которым не было присвоено значение, устанавливаются значения по умолчанию.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), который требуется заменить.
Выберите одну из команд Формат (Format) → Преобразовать элемент в (Change То) → <новый элемент управления>.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

Допустимы не все возможные варианты замены элементов управления другими. Если какие-то варианты замены для выбранного элемента управления не допускаются, соответствующие команды на шаге 5 окажутся недоступными.

Элемент управления: Изменение интервала

Интервал между элементами управления играет важную роль при создании формы или отчета. Его правильный подбор влияет на восприятие объекта в целом.

(См. также раздел «Элемент управления: Перемещение».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите группу элементов управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), интервал между которыми требуется изменить.
Чтобы изменить интервал по вертикали, выберите одну из следующих команд:

Формат (Format) → Интервал по вертикали (Vertical Spacing) → Сделать равным (Make Equal);
Формат (Format) → Интервал по вертикали (Vertical Spacing) → Увеличить (Increase);
Формат (Format) → Интервал по вертикали (Vertical Spacing) → Уменьшить (Decrease).

Чтобы изменить интервал по горизонтали, выберите одну из следующих команд:

Формат (Format) → Интервал по горизонтали (Horizontal Spacing) → Сделать равным (Make Equal);
Формат (Format) → Интервал по горизонтали (Horizontal Spacing) → Увеличить (Increase);
Формат (Format) → Интервал по горизонтали (Horizontal Spacing) → Уменьшить (Decrease).

Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Элемент управления: Изменение источника Данных

Любой элемент управления может быть связан с полем данных, которое называется источником данных. Необходимость в замене источника данных может возникнуть, например, при копировании элемента управления или всего объекта (см. раздел «Объект базы данных: Копирование» главы «Операции с файлами» и раздел «Элемент управления: Копирование» текущей главы).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), источник данных которого требуется заменить.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств выделенного элемента управления.
На вкладке Данные (Data) в раскрывающемся списке свойства Данные (Control Source) выберите имя нужного поля таблицы или запроса.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Если значение элемента управления должно вычисляться, введите знак равенства (=) и необходимое выражение. При создании выражения можно использовать Построитель выражений (Expression builder) (см. раздел «Выражения: Построитель выражений» главы «Вычисления»),

Элемент управления: Изменение размера

При создании элемента управления его размер устанавливается по умолчанию. Однако данные в полях таблицы, являющейся источником данных, могут превосходить размеры элемента управления, например, за счет большого размера шрифта или общей длины. Чтобы данные корректно отображались в соответствующем элементе управления, нужно изменить его размер.

ПРИМЕЧАНИЕ

Элементы управления, созданные с помощью различных мастеров, настраиваются автоматически и имеют достаточную ширину для отображения данных.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), размер которого требуется изменить.
Установите указатель мыши на один из маркеров изменения размера, окружающих выделенный элемент управления, — указатель должен превратиться в двунаправленную стрелку.
Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите границу элемента управления. При необходимости перейдите к другому маркеру и повторите действие.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы элемент управления Надпись (Label) автоматически настроился на размер введенного в него текста, выберите команду Формат (Format) → Размер (Size) → По размеру данных (То Fit).

СОВЕТ

Чтобы выровнять размеры нескольких элементов управления, выделите их, в меню Формат (Format) раскройте пункт меню Размер (Size) и выберите одну из следующих команд: По самому высокому (То Tallest), По самому низкому (То shortest), По самому широкому (То Widest) или По самому узкому (То Narrowest).

Элемент управления: Изменение свойств

Все элементы управления обладают определенными свойствами, изменяя которые можно добиться того или иного режима работы элемента управления. Некоторые свойства удобно изменять непосредственно на самом бланке объекта. Для настройки других необходимо использовать окно диалога свойств.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), свойства которого нужно изменить.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access.
В открывшемся окне диалога свойств выделенного элемента управления доступны пять вкладок — Макет (Format), Данные (Data), События (Event), Другие (Other), Все (All), причем на последней собраны поля свойств остальных вкладок. Внесите необходимые изменения.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Переход между полями свойств одной вкладки может осуществляться нажатием клавиши Tab или клавиш со стрелками.

ПРИМЕЧАНИЕ

В полях многих свойств имеется кнопка Построить (Build) (...), открывающая доступ к тому или иному инструменту для задания значения выбранного свойства. Инструменты могут быть самыми разными, поскольку в качестве значения может выступать программный код, выражение, номер цвета и т. д.

СОВЕТ

Если при задании значения свойства весь текст не помещается в поле свойства, можно нажать сочетание клавиш Shift+F2. Откроется окно диалога Область ввода (Zoom) с большим полем для ввода данных. После окончания ввода значения нажмите кнопку ОК.

Элемент управления: Изменение свойств по умолчанию

Свойства вновь создаваемого элемента управления устанавливаются по умолчанию. Исключением из этого правила может являться, например, копирование (см. раздел «Элемент управления: Копирование») или замена (см. раздел «Элемент управления: Замена») элемента управления. Свойства, устанавливаемые по умолчанию для создаваемых элементов управления, можно изменить.

ВНИМАНИЕ

Изменение свойств по умолчанию не влияет на уже созданные элементы управления.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
На панели элементов нажмите кнопку элемента управления, для которого нужно изменить свойства, устанавливаемые по умолчанию.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.

Элемент управления: Кнопка

Элемент управления Кнопка (Command Button) предназначен для быстрого выполнения одной или нескольких команд.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Кнопка (Command Button) на панели элементов.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Запустится Мастер создания кнопок (Command Button Wizard).
В списке Категории (Categories) первого окна мастера выберите категорию, для которой создается кнопка, а в соответствующем списке Действия (Actions) выберите действие, которое должно выполняться по нажатию кнопки. Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите текст, который должен быть отображен на кнопке, или выберите нужный рисунок. Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите внутреннее имя кнопки, которое будет однозначно характеризовать ее в списке элементов управления. Например, кнопка OК в форме Окно может иметь внутреннее имя OК_формы_Окно.
Нажмите кнопку Готово (Finish).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для редактирования действий, выполняемых по нажатию кнопки, на вкладке События (Event) окна диалога свойств кнопки перейдите к свойству Нажатие кнопки (On Click) и отредактируйте программный код.

Элемент управления: Копирование

Для создания элементов управления, обладающих одинаковыми свойствами и оформлением, допускается их копирование. После копирования новые элементы управления требуемым образом размещают на бланке формы или отчета, что позволяет быстро заполнить бланк объекта нужными элементами управления.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), который требуется размножить.
Выберите команду Правка (Edit) → Дублировать (Duplicate). На бланке формы появится новый элемент управления, окруженный маркерами выделения.
Переместите новый элемент в нужное место (см. раздел «Элемент управления: Перемещение»).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените свойства нового элемента управления.
Повторите шаги 4-7 требуемое число раз.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для копирования элемента управления в другой объект удобнее воспользоваться стандартным алгоритмом копирования. Выделите нужный элемент, нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов Access, перейдите к объекту, в который нужно вставить копию, и нажмите кнопку Вставить (Paste).

Элемент управления: Линия

Для создания формальных разделителей в формах или отчетах служат линии. Изменяя цвет и форму линий, можно сделать документ более наглядным.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Линия (Line) на панели элементов.
Выберите место в форме или отчете, откуда должна начинаться линия, и нажмите левую кнопку мыши. Не отпуская кнопку мыши, протяните линию до нужного места. Отпустите левую кнопку мыши.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Аналогичным описанной выше процедуре способом переносится на бланк формы или отчета элемент управления Прямоугольник (Rectangle). Растягивать прямоугольник можно в любом направлении, установив указатель мыши на один из его маркеров изменения размера.

СОВЕТ

Чтобы нарисовать горизонтальную или вертикальную линию, на шаге 6 нужно тянуть ее, удерживая нажатой клавишу Shift.

Элемент управления: Надпись

Элемент управления Надпись (Label) автоматически присоединяется к другим элементам управления, например элементам Поле (Text Box), Поле со списком (Combo Box), при их создании. Кроме того, элемент управления Надпись (Label) может создаваться отдельно, например, для использования в качестве заголовка объекта.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Надпись (Label) на панели инструментов элементов.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления.
В появившемся поле введите текст надписи.
Выделите созданную надпись, нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

По умолчанию некоторые элементы управления используются вместе с элементом управления Надпись (Label). Чтобы вновь создаваемые элементы управления создавались без надписи, нажмите кнопку соответствующего элемента управления на панели элементов, затем нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и на вкладке Макет (Format) открывшегося окна диалога установите значение Нет (No) для свойства Добавление подписи (Auto Label).

Элемент управления: Настройка шрифта

Шрифт является достаточно важным атрибутом любого элемента управления, поскольку текст имеется почти в каждом из них. Правильная настройка параметров шрифта позволяет сделать объект (форму или отчет) более наглядным и удобочитаемым.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), шрифт которого нужно изменить.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств выделенного элемента управления.
Перейдите на вкладку Макет (Format) и измените необходимые свойства шрифта:

В раскрывающемся списке свойства Шрифт (Font Name) перечислены все доступные шрифты. Выберите нужный.
В раскрывающемся списке свойства Размер шрифта (Font Size) представлены все стандартные размеры шрифта. Если вам этого мало, введите в поле свойства любое целое число, которое и будет новым размером шрифта.
В раскрывающемся списке свойства Насыщенность (Font Weight) перечислены все возможные стили выделения текста — от тонкого до сверхжирного.
Свойство Курсив (Font Italic), имеющее только два значения — Да (Yes) и Нет (No), позволяет выделить текст курсивом.
Свойство Подчеркнутый (Font Underline), имеющее только два значения — Да (Yes) и Нет (No), позволяет подчеркивать текст.

Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Элемент управления: Отображение и скрытие

Часть элементов управления на бланке объекта можно скрыть. Это может понадобиться, например, для вычисляемых элементов управления (см. раздел «Элемент управления: Вычисляемый»), которые не обязательно показывать, но значение которых требуется для правильного отображения других элементов объекта. Скрытие элементов управления относится только к режиму просмотра, в режиме конструктора они будут оставаться на прежних местах.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»), который необходимо скрыть.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств выделенного элемента управления.
На вкладке Макет (Format) для свойства Вывод на экран (Visible) установите значение Нет (No).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы отобразить скрытый элемент управления, на шаге 6 для свойства Вывод на экран (Visible) установите значение Да (Yes).

Элемент управления: Переключатель

Элемент управления Переключатель (Option Button), если он входит в группу переключателей, предназначен для выбора одной из записей поля исходной таблицы или запроса. Если переключатель используется как самостоятельный элемент, данные в поле источника данных должны иметь тип Логический (Yes/No). Когда запись поля содержит значение Да (Yes), в центре переключателя имеется черная точка, когда Нет (No) — центр переключателя белый.

(См. также разделы «Элемент управления: Флажок», «Элемент управления: Выключатель» и «Элемент управления: Группа переключателей».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Список полей (Field List) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран список полей источника данных.
Нажмите кнопку Переключатель (Option Button) на панели элементов, в списке доступных полей выберите поле, данные которого имеют тип Логический (Yes/No), и перетащите его на бланк объекта. Переключатель появится на бланке объекта вместе с подписью, соответствующей имени поля источника данных.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств выделенного элемента управления.
Измените необходимые свойства, например свойство Подпись (Caption) на вкладке Макет (Format).
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы переключатель имел неопределенное состояние и был окрашен серым цветом, когда поле, являющееся его источником данных (см. раздел «Элемент управления: Источник данных»), имеет значение Null (см. раздел «Данные: Отсутствующие и пропущенные строки» главы «Структура таблиц и баз данных»), выберите значение Да (Yes) для свойства Тройное состояние (Triple State).

Элемент управления: Перемещение

Элементы управления на бланке объекта можно свободно перемещать.

(См. также раздел «Элемент управления: Выравнивание».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления или группу элементов управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»).
Установите указатель мыши на любой выделенный элемент управления — он примет вид раскрытой ладони. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащите выделенные элементы управления в нужное место.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

Если описанным выше способом попытаться переместить один из двух связанных элементов управления (например, Надпись (Label) и Поле (Text Box)), ничего не получится - связанные элементы управления останутся связанными. Для решения задачи тащить надо за маркер выделения в верхнем левом углу соответствующего элемента управления (указатель мыши на этом маркере примет форму указательного пальца).

Элемент управления: Подчиненная форма или отчет

Объект, вызывающийся из другого объекта, называется подчиненным. Например, главный отчет может содержать в себе несколько отчетов, которые, в свою очередь, тоже могут иметь подчиненные отчеты.

Подчиненная форма или отчет обладает рядом специфических свойств, важных для функционирования данного элемента управления. Список этих свойств приведен ниже:

Свойство Подчиненные поля (Link Child Fields) на вкладке Данные (Data). В поле этого свойства задается поле, являющееся источником данных для подчиненных полей. Обычно совпадает со значением свойства Основные поля (Link Master Fields).
Свойство Основные поля (Link Master Fields) на вкладке Данные (Data). В поле этого свойства задается поле, являющееся источником данных для основных полей. Обычно совпадает со значением свойства Подчиненные поля (Link Child Fields).
Свойство Расширение (Can Grow) на вкладке Макет (Format). В раскрывающемся списке этого свойства выберите значение Да (Yes). Это позволит подчиненной форме или отчету автоматически расширяться таким образом, чтобы вместить все имеющиеся данные.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport) на панели элементов.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Запустится Мастер подчиненных форм (или отчетов) (Subform (или Subreport) Wizard).
В первом окне мастера выберите объект, из которого будут браться данные для подчиненной формы или отчета, установив переключатель в одно из двух положений: Имеющиеся таблицы и запросы (Use existing Tables and Queries) или Имеющиеся отчеты и формы (Use an existing form). Во втором случае выберите соответствующую форму или отчет и нажмите кнопку Далее (Next).
Если переключатель был установлен в положение Имеющиеся таблицы и запросы (Use existing Tables and Queries), выполните описанные ниже действия:
1. Нажмите кнопку Далее (Next).
2. В следующем окне мастера задайте источник данных. Для этого в раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, а в списке Доступные поля (Available Fields) выберите поле и нажмите кнопку (>). Повторите шаг для всех требуемых полей. Нажмите кнопку Далее (Next).
3. Если переключатель был установлен в положение Имеющиеся отчеты и формы (Use an existing form), выберите необходимую форму или отчет и нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите или самостоятельно определите поля связи между главной и починенной формой или отчетом. Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите имя нового подчиненного объекта и нажмите кнопку Готово (Finish).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Элемент управления: Поле

Элемент управления Поле (Text Box) используется чаще остальных, поскольку является универсальным средством для отображения и ввода записей — основных компонентов любой базы данных, а также для разного рода вычислений (см. раздел «Элемент управления: Вычисляемый»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Список полей (Field List) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран список полей источника данных.
Нажмите кнопку Поле (Text Box) на панели элементов, в списке доступных полей выберите поле, которое будет источником данных, и перетащите его на бланк объекта.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если на шаге 6 не перетаскивать поле источника данных из списка полей, а просто щелкнуть в нужном месте бланка объекта, поле все равно будет создано, но это будет свободное поле (см. раздел «Элемент управления: Свободный»).

СОВЕТ

Если записи источника данных содержат большие объемы текста, в поле можно установить вертикальную полосу прокрутки. Для этого на вкладке Макет (Format) окна диалога свойств в раскрывающемся списке свойства Полосы прокрутки (Scroll Bars) выберите значение По вертикали (Vertical).

СОВЕТ

Для создания элемента управления Поле (Text Box) достаточно перетащить поле источника данных нужного типа из списка полей на бланк объекта.

Элемент управления: Поле со списком

Элемент управления Поле со списком (Combo Box) предназначен как для непосредственного ввода данных в поле, так и для их выбора из раскрывающегося списка. Источником данных для каждого поля списка может служить запрос и таблица.

Элемент управления Поле со списком (Combo Box) обладает рядом специфических свойств, важных для его функционирования. Список этих свойств приведен ниже:

Свойство Данные (ControlSource) на вкладке Данные (Data). В поле этого свойства задается имя поля таблицы или запроса, в котором будут сохраняться данные, вводимые посредством поля со списком.
Свойство Источник строк (Row Source) на вкладке Данные (Data). В поле этого свойства задается имя таблицы или запроса, выступающего в роли источника значений для подстановки. Кнопка Построить (Build) (...) позволяет запустить построитель запроса, в котором можно выбрать нужные поля, порядок их сортировки и условия отбора.
Свойство Ограничиться списком (LimitTo List) на вкладке Данные (Data). Если свойство имеет значение Нет (No), пользователь может вводить в поле со списком новые значения, а если Да (Yes), пользователь может вводить в поле со списком только те значения, которые есть в списке.
Свойство Число столбцов (Column Count) на вкладке Макет (Format). В поле этого свойства задается число столбцов списка (в том числе скрытых).
Свойство Ширина столбцов (Column Widths) на вкладке Макет (Format). В поле этого свойства через точку с запятой перечисляются значения ширины столбцов в списке, причем порядок следования значений соответствует порядку следования столбцов. Если для какого-либо столбца значение не указано, его ширина устанавливается по умолчанию. Ширина скрытого столбца обозначается как 0 (ноль).
Свойство Ширина списка (List Width) на вкладке Макет (Format). В поле этого свойства задается полная ширина раскрывающегося списка.

(См. также раздел «Элемент управления: Список».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Поле со списком (Combo Box) на панели элементов.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Запустится Мастер создания полей со списком (Combo Box Wizard).
В первом окне мастера установите переключатель в нужное положение:

Объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the combo box to look up the values in a table or query);
Будет введен фиксированный набор значений (I will type in the values that I want);
Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком (Find a record on my form based on the value I selected in my combo box).
Нажмите кнопку Далее (Next).

Если переключатель был установлен в положение Объект «поле со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the combo box to look up the values in a table or query), выполните описанные ниже действия:
1. В списке доступных таблиц и запросов выберите нужный объект. Нажмите кнопку Далее (Next).
2. В списке Доступные поля (Available Fields) выберите поле, на основе которого будет построен элемент управления Поле со списком (Combo Box), и нажмите кнопку (>). Повторите шаг для всех нужных полей, если таких полей несколько. Нажмите кнопку Далее (Next).
3. Установите необходимую ширину столбцов списка. Нажмите кнопку Далее (Next).
4. Выберите, что делать со значениями, которые будут вводиться посредством поля со списком, установив переключатель в одно из двух положений: Запомнить значение (Remember the value for later use) или Сохранить в поле (Store that value in this field). В первом варианте сохраненное значение можно использовать, например, для написания какого-либо кода обработки этого значения. При выборе второго варианта в раскрывающемся списке выберите имя поля, в котором нужно сохранить введенное в поле со списком значение. Нажмите кнопку Далее (Next).
Если переключатель был установлен в положение Будет введен фиксированный набор значений (I will type in the values that I want), выполните описанные ниже действия:
1. Заполните список, вводя нужные значения и нажимая клавишу Tab для перехода на следующую строку. При необходимости добавьте еще столбцы и заполните их. Установите необходимую ширину столбцов будущего списка. Нажмите кнопку Далее (Next).
2. Выберите, что делать со значениями, которые будут вводиться посредством поля со списком, установив переключатель в одно из двух положений: Запомнить значение (Remember the value for later use) или Сохранить в поле (Store that value in this field). В первом варианте сохраненное значение можно использовать, например, для написания какого-либо кода обработки этого значения. При выборе второго варианта в раскрывающемся списке выберите имя поля, в котором нужно сохранить введенное в поле со списком значение. Нажмите кнопку Далее (Next).
Если переключатель был установлен в положение Поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком (Find a record on my form based on the value selected in my combo box), выполните описанные ниже действия:
1. В списке Доступные поля (Available Fields) выберите поле, на основе которого будет построен элемент управления Поле со списком (Combo Box), и нажмите кнопку (>). Повторите шаг для всех нужных полей, если таких полей несколько. Нажмите кнопку Далее (Next).
2. Установите необходимую ширину столбцов списка. Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите подпись для нового элемента управления и нажмите кнопку Готово (Finish).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

Элемент управления Поле со списком (Combo Box) может быть преобразован в Список (List Box) и наоборот (см. раздел «Элемент управления: Замена»).

Элемент управления: Присоединенный

Элемент управления называется присоединенным, если ему соответствует источник данных в таблице или запросе.

(См. также раздел «Элемент управления: Свободный».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Список полей (Field List) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран список полей источника данных.
Нажмите кнопку необходимого элемента управления на панели элементов.
В списке полей источника данных выберите поле, на основе которого будет создан присоединенный элемент управления, и перетащите его в нужное место на бланке объекта.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для создания конкретного элемента управления, который может выступать в роли присоединенного, обратитесь к соответствующему разделу из группы разделов под общим названием «Элемент управления».

Элемент управления: Свободный

Элемент управления называется свободным, если у него не задан источник данных. Примерами свободных элементов управления являются надписи, рисунки, линии, прямоугольники и т. п. Кроме того, свободными могут стать любые другие элементы управления, если лишить их источника данных.

(См. также раздел «Элемент управления: Присоединенный».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку необходимого элемента управления на панели инструментов Панель элементов (Toolbox).
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Если запустится какой-либо мастер создания элемента управления, в первом окне мастера нажмите кнопку Отмена (Cancel).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

При создании элементов управления Рисунок (Image) или Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) необходимо указать имя вставляемого файла или создаваемого объекта.

Элемент управления: Список

Элемент управления Список (List Box) позволяет только выбирать данные из набора значений, а непосредственный ввод значений не допускается. Тем не менее, чтобы ускорить переход к нужной строке списка, в поле списка можно набрать первые буквы строки.

Основные свойства этого элемента управления совпадают со свойствами элемента управления Поле со списком (Combo Box) (см. раздел «Элемент управления: Поле со списком»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Список (List Box) на панели элементов.
Щелкните в том месте бланка объекта, где должен находиться элемент управления. Запустится Мастер создания списков (List Box Wizard).
В первом окне мастера установите переключатель в нужное положение:

Объект «список» будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the list box to look up the values in a table or query);
Будет введен фиксированный набор значений (I will type in the values that I want).

Нажмите кнопку Далее (Next).
Если переключатель был установлен в положение Объект «список» будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the list box to look up the values in a table or query), выполните описанные ниже действия.

В списке доступных таблиц и запросов выберите нужный объект. Нажмите кнопку Далее (Next).
В списке Доступные поля (Available Fields) выберите поле, на основе которого будет построен элемент управления Поле со списком (Combo Box), и нажмите кнопку (>). Повторите шаг для всех нужных полей, если таких полей несколько. Нажмите кнопку Далее (Next).
Установите необходимую ширину столбцов списка. Нажмите кнопку Далее (Next).

Если переключатель был установлен в положение Будет введен фиксированный набор значений (I will type in the values that I want), заполните список, вводя нужные значения и нажимая клавишу Tab для перехода на следующую строку. При необходимости добавьте еще столбцы и заполните их. Установите необходимую ширину столбцов будущего списка. Нажмите кнопку Далее (Next).
Введите подпись для нового элемента управления и нажмите кнопку Готово (Finish).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ПРИМЕЧАНИЕ

Элемент управления Список (List Box) может быть преобразован в Поле со списком (Combo Box) и наоборот (см. раздел «Элемент управления: Замена»).

Элемент управления: Удаление

Любой элемент управления, находящийся в бланке формы или отчета, может быть удален.

ВНИМАНИЕ

Удаление элементов управления, влияющих на работу других элементов управления, приведет к неправильной работе последних.

ПРИМЕЧАНИЕ

Удаление элемента управления никак не влияет на источник данных.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления или группу элементов управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»).
Выберите команду Правка (Edit) → Удалить (Delete) или нажмите клавишу Delete.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Элемент управления: Флажок

Элемент управления Флажок (Flag) предназначен для ввода или отображения содержимого поля, данные которого имеют тип Логический (Yes/No). Флажок, отмеченный галочкой, соответствует значению Да (Yes), пустой — значению Нет(No).

(См. также разделы «Элемент управления: Переключатель» и «Элемент управления: Выключатель».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Нажмите кнопку Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран панель элементов.
Нажмите кнопку Список полей (Field List) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран список полей источника данных.
Нажмите кнопку Флажок (Check Box) на панели элементов, в списке доступных полей выберите поле, данные которого имеют тип Логический (Yes/No), и перетащите его на бланк объекта.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access и в открывшемся окне диалога измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Для создания флажка достаточно перетащить поле типа Логический (Yes/No) из списка полей источника данных на бланк объекта.

СОВЕТ

Чтобы флажок имел неопределенное состояние и был окрашен серым цветом, когда поле, являющееся его источником данных (см. раздел «Элемент управления: Источник данных»), имеет значение Null (см. раздел «Данные: Отсутствующие и пропущенные строки» главы «Структура таблиц и баз данных»), выберите значение Да (Yes) для свойства Тройное состояние (Triple State).

Элемент управления: Цветовые эффекты

Оформленные различными цветами элементы управления делают объект более привлекательным и наглядным. Цвет позволяет привлекать внимание к конкретным разделам формы или отчета. Например, все элементы управления, относящиеся к одному разделу, можно выделить одинаковым цветом.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Формы (Forms) или Отчеты (Reports) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный объект (форму или отчет).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора формы или отчета.
Выделите элемент управления или группу элементов управления (см. раздел «Элемент управления: Выделение»).
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств выделенного элемента управления.
Раскройте вкладку Макет (Format) и измените свойства, влияющие на цветовое оформление. Это следующие свойства: Цвет фона (Back Color), Цвет границы (Border Color) и Цвет текста (Fore Color). В поле свойства нужно ввести целое число, характеризующее нужный цвет фона. Если нажать кнопку Построить (Build) (...), откроется палитра цветов, в которой необходимый цвет можно просто выбрать.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

[an error occurred while processing this directive]