[an error occurred while processing this directive]

Введение

Основные операции с базами данных

Структура таблиц и баз данных

Операции с файлами

Запросы и фильтры

Формы и отчеты

Вычисления

Вывод результатов

Дополнительные возможности и программирование

Корпоративная работа

Access SQL

Запросы и фильтры

Запросы на выборку и фильтры являются основным инструментом извлечения данных из таблиц базы данных. По своему назначению фильтр и запрос на выборку (далее просто запрос) достаточно близки — оба предназначены для сортировки и отбора заданных данных.

Фильтр отличается от запроса тем, что не сохраняется в базе данных и неотделим от объекта, для которого создан. Таким образом, запрос можно считать фильтром, который специально сохраняется отдельно от таблицы для дальнейшего использования в других таблицах. Вторым важным отличием любого запроса является возможность строить на его основе отчеты и формы, а также выполнять достаточно сложные вычисления.

Особое положение занимает запрос на изменение, который, в отличие от фильтра и запроса на выборку, предназначен для изменения данных, а не для их сортировки или отбора.

Запрос: Выборка набора значений

(Для получения предварительной информации см. разделы «Запрос: Создание в режиме конструктора» и «Запрос: Создание с помощью мастера».)

Запрос на выборку набора значений предназначен для получения определенного числа записей. Например, записей о пяти первых (или последних) клиентах, о 10% проданных товаров и т. д.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В столбце поля, которое будет определять порядок следования записей в запросе, в ячейке Сортировка (Sort) выберите направление отбора записей: по возрастанию (Ascending) или по убыванию (Descending).
Щелкните на свободном месте верхней панели окна конструктора запроса и нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств запроса.
На вкладке Общие (General) в поле свойства Набор значений (Top Values) ведите свое значение или выберите его из раскрывающегося списка.
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Закройте запрос.
Подтвердите необходимость изменения макета.

Запрос: Выполнение

Выполнить запрос можно как из окна базы данных, так и из окна конструктора запроса.

ВНИМАНИЕ

В случае изменения данных в таблицах, на основе которых создан запрос, обновление данных произойдет при выполнении запроса.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) па левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.

СОВЕТ

Для запуска запроса непосредственно из окна конструктора нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.

Запрос: Вычисляемое поле

В запрос можно добавить вычисляемое поле. Например, если в одном из полей таблицы хранится информация о количестве товаров каждого наименования, а в другом — о цене за единицу данного товара, в запросе можно создать поле, в котором будет вычисляться общая цена товаров данного наименования.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В свободном столбце строки Поле (Field) таблицы конструктора запроса введите требуемое выражение. Например, для описанного выше примера это будет выражение: Товар*Цена.
Нажмите клавишу Enter. Программа самостоятельно исправит введенное выражение. В описанном примере выражение после исправления будет выглядеть следующим образом: Выражение1:[Товар]*[Цена].
Замените слово Выражение1, которое становится именем нового поля запроса, более осмысленным. В нашем случае можно, например, ввести имя: Общая цена товара.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

Размер имени поля не должен превышать 64 символа.

СОВЕТ

Access по умолчанию присваивает вычисляемым полям запроса имена Выражение1 (Expr1), Выражение2 (Expr2) и т. д. Чтобы изменить такое имя, в таблице конструктора выделите его до знака двоеточия (:) и введите новое имя.

СОВЕТ

При создании выражений можно использовать Построитель выражений (см. раздел «Выражения: Построитель выражений» главы «Вычисления»).

Запрос: Добавление поля

После построения запроса вручную или с помощью мастера часто требуется добавить в запрос одно или несколько полей.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
На нижней панели окна конструктора выделите поле, вслед за которым нужно расположить новое поле.
Выберите команду Вставка (Insert) → Столбцы (Columns).
Закройте запрос.
Подтвердите необходимость изменения макета.

СОВЕТ

Если нужно вставить несколько полей, на шаге 4 выделите нужное число полей в таблице конструктора, расположенной на нижней панели окна конструктора запроса. Новые поля разместятся вслед за последним выделенным полем.

СОВЕТ

Добавить поле из списка полей таблицы, расположенного на верхней панели окна конструктора запроса, можно, перетащив это поле в требуемое место таблицы конструктора на нижней панели окна. Новое поле расположится вслед за полем, на которое его перетащили. Другой способ - дважды щелкнуть на нужном поле: оно автоматически добавится в конец таблицы конструктора.

Запрос: Добавление таблицы

Поскольку запрос можно строить на основе нескольких таблиц, иногда возникает необходимость добавить в готовый запрос новую таблицу из базы данных.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора запроса.
Нажмите кнопку Отобразить таблицу (Show Table) на панели инструментов Access. В открывшемся окне диалога выберите нужную таблицу, нажмите кнопку Добавить (Add), затем — кнопку Закрыть (Close). В окне конструктора запроса появится список полей новой таблицы.

СОВЕТ

Чтобы удалить таблицу из запроса, достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на списке полей таблицы в окне конструктора запроса и в контекстном меню выбрать команду Удалить таблицу (Remove Table).

Запрос: Изменение формата поля

Для получения предварительной информации см. разделы «Запрос: Создание в режиме конструктора» и «Запрос: Создание с помощью мастера».)

В запросе все данные отображаются в том формате, в котором они были в исходной таблице. Для изменения формата данных в запросе используется свойство Формат поля (Format).

(См. также раздел «Данные: Формат» главы «Структура таблиц и баз данных»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Щелкните в строке Поле (Field) того поля, формат которого нужно изменить.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы открыть окно диалога свойств поля.
На вкладке Общие (General) перейдите к свойству Формат поля (Format) и в раскрывающемся списке выберите нужный формат.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Допускается создавать пользовательские форматы. Список всех специальных символов форматирования для создания пользовательских форматов можно увидеть, если в поле свойства Формат поля (Format) нажать клавишу F1.

Запрос: На объединение

Запрос на объединение позволяет объединить вместе записи двух таблиц, исключая повторяющиеся записи. С помощью запроса на объединение можно, например, сравнить записи в архивной и основной таблицах, чтобы определить количество записей, изменившихся в основной таблице после последнего архивирования. Если в каждой из исходных таблиц записи являются уникальными, то в результате выполнения запроса будут объединены все записи архивной таблицы и изменившиеся записи основной таблицы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для создания более сложных запросов на объединение, позволяющих, например, собрать вместе только различающиеся записи обеих таблиц, требуется знание языка SQL (см. главу «Access SQL»).

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Таблицы (Tables) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужную таблицу.
В раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) выберите команду Запрос (Query).
В списке открывшегося окна диалога Новый запрос (New Query) выберите пункт Конструктор (Design View) и нажмите кнопку ОК. Откроется окно конструктора запроса.
Из списка полей таблицы на верхней панели окна конструктора запроса перетащите в столбцы таблицы конструктора те поля, которые являются общими для обеих таблиц.
В раскрывающемся списке кнопки Вид (View) на панели инструментов Access выберите команду Режим SQL (SQL View).
В открывшемся окне выделите весь код SQL и нажмите кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Закрыть (Close) в верхнем правом углу окна и откажитесь от сохранения структуры запроса, нажав кнопку Нет (No) в открывшемся окне.
Повторите шаги 1-6 для второй таблицы.
Переместите курсор в конец кода SQL, нажмите клавишу Пробел, введите ключевое слово UNION, нажмите клавишу Пробел и нажмите кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, в открывшемся окне диалога введите имя нового запроса и нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ

Имеющиеся в обеих таблицах дубликаты записей (все поля одинаковые) не попадут в итоговую таблицу результата выполнения запроса на объединение.

Запрос: Объединение полей связанных таблиц

(Для получения предварительной информации см. раздел «Связь между таблицами» главы «Структура таблиц и баз данных».)

При наличии связи между таблицами их поля можно включить в один запрос, чтобы видеть требуемые поля всех исходных таблиц. Например, материнская таблица может содержать имена клиентов, а дочерняя — их адреса и телефоны. Чтобы объединить вместе имена, адреса и телефоны, нужно включить все эти поля в запрос.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Таблицы (Tables) на левой панели окна базы данных.
Выделите материнскую таблицу и в раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) на панели инструментов Access выберите команду Запрос (Query).
В списке окна диалога Новый запрос (New Query) выделите пункт Конструктор (Design View) и нажмите кнопку ОК. Откроется окно конструктора запроса с материнской таблицей, показанной на верхней панели окна.
Добавьте в запрос дочернюю таблицу (см. раздел «Запрос: Добавление таблицы»). В окне конструктора запроса связь между таблицами будет показана линией.
Подведите указатель мыши к линии связи, щелкните на ней правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Параметры объединения (Join Properties).
В открывшемся окне диалога измените при необходимости параметры объединения, установив переключатель в одно из трех положений:

Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают (Only include rows where the joined fields from both tables are equal);
Объединение всех записей из <левая таблица> и тех записей из <правая таблица>, в которых связанные поля совпадают (Include ALL records from <левая таблица> and only those records from <правая таблица>joined fields are equal);
Объединение всех записей из <правая таблица> и тех записей из <левая таблица>, в которых связанные поля совпадают (Include ALL records from <правая таблица> and only those records from <левая таблица> joined fields are equal).

Нажмите кнопку ОК.
Добавьте в запрос требуемые поля (перетащив их из списков полей таблиц на верхней панели окна конструктора запроса в соответствующие столбцы нижней панели). Задайте параметры сортировки полей и условия отбора (см. раздел «Условие отбора: Сложное»).
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, в открывшемся окне диалога введите имя нового запроса и нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ

Связь между таблицами можно задать непосредственно в верхней панели окна конструктора запроса, перетащив в список полей дочерней таблицы соответствующее поле из списка полей родительской таблицы.

Запрос: Описание

Описание — это свойство, в котором содержится информация о запросе. Текст описания появляется в строке состояния в режиме таблицы и может иметь длину до 255 символов, включая пробелы. Если в окне базы данных нажать кнопку Таблица (Details), то описание запроса будет представлено в столбце Описание (Description).

(См. также раздел «Объект базы данных: Описание» главы «Операции с файлами».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Выберите команду Вид (View) → Свойства (Properties).
В поле Описание (Description) открывшегося окна диалога введите информацию о запросе.
Закройте окно диалога свойств запроса, нажав кнопку ОК.
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Запрос: Отображение всех полей

За отображение того или иного поля запроса в режиме таблицы отвечает флажок Вывод на экран (Show), который устанавливается в режиме конструктора. Если флажок соответствующего поля сброшен, то это поле не отображается. Однако в Access имеется свойство Вывод всех полей (Output All Fields), позволяющее вывести все поля, указанные в таблице конструктора, независимо от того, установлен флажок Вывод на экран (Show) или нет.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Щелкните на свободном месте верхней панели окна конструктора запроса и нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access, чтобы вывести на экран окно диалога свойств запроса.
На вкладке Общие (General) открывшегося окна диалога в раскрывающемся списке свойства Вывод всех полей (Output All Fields) выберите значение Да (Yes).
Закройте окно диалога свойств запроса.
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Запрос: Отображение и скрытие поля

Для удобства представления результатов выполнения запроса иногда необходимо отобразить или скрыть те или иные поля.

ВНИМАНИЕ

Скрытие поля запроса не означает его удаления из запроса.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
Выберите команду Формат (Format) → Отобразить столбцы (Unhide Columns).
В открывшемся окне диалога Отображение столбцов (Unhide Columns) установите или снимите флажки напротив тех полей, которые нужно отобразить или скрыть, и нажмите кнопку Закрыть (Close).
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы в режиме таблицы скрыть поле (поля), не открывая окна диалога Отображение столбцов (Unhide Columns), выделите это поле (поля) и выберите команду Формат (Format) → Скрыть столбцы (Hide Columns).

ВНИМАНИЕ

Скрытое поле запроса в режиме таблицы останется скрытым даже при установленном в окне конструктора запроса флажке Вывод на экран (Show). В то же время, если этот флажок снят, то соответствующего поля не будет в списке полей окна диалога Отображение столбцов (Unhide Columns), и, следовательно, отобразить его, оставаясь в режиме таблицы, не удастся.

Запрос: Перемещение поля

Изменить положение поля можно как в режиме таблицы, так и в режиме конструктора. При закрытии запроса Access спросит о необходимости сохранить изменение макета. Ответив Да (Yes), вы подтвердите новое положение поля в запросе.

Шаг за шагом

Выделите нужное поле. Для этого в режиме таблицы щелкните на имени поля, а в режиме конструктора — на верхней планке столбца соответствующего поля в таблице конструктора, расположенной на нижней панели окна конструктора запроса.
Перетащите выделенное поле в новое место.
Закройте запрос.
Подтвердите необходимость изменения макета.

Запрос: Подчиненный

Подчиненный запрос строится не на основе таблицы (или таблиц), а на основе другого запроса (или запросов). То есть источником данных для подчиненного запроса являются не таблицы, а запросы.

(См. также раздел «Запрос: Создание в режиме конструктора».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
На правой панели окна базы данных выделите строку Создание запроса в режиме конструктора (Create query in Design view) и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
В открывшемся окне диалога Добавление таблицы (Show Table) на вкладке Запросы (Queries) выберите запрос, на основе которого будет создан новый запрос, и нажмите кнопку Добавить (Add).
Повторите шаг 3 нужное число раз, после чего нажмите кнопку Закрыть (Close).
В первом свободном столбце таблицы конструктора раскройте список в строке Имя таблицы (Table) и выберите имя запроса, который будет источником данных для этого поля.
В раскрывающемся списке Поле (Field) выберите нужное поле исходного запроса.
В раскрывающемся списке Сортировка (Sort) выберите способ сортировки (см. раздел «Запрос: Простая сортировка»).
Сбросьте флажок Вывод на экран (Show), если хотите скрыть этот столбец в режиме таблицы.
В строке Условие отбора (Criteria) введите нужные выражения (см. разделы «Условие отбора: Дата и время», «Условие отбора: Другое поле», «Условие отбора: Пустое поле», «Условие отбора: Текст» и «Условие отбора: Число»).
Повторите шаги 5-9 требуемое число раз.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, введите имя запроса и нажмите кнопку ОК.

Запрос: Поиск записей без подчиненных записей

Запрос на поиск записей, не имеющих подчиненных записей, позволяет найти записи в материнской таблице, для которых нет подчиненных записей в дочерней таблице. Таким образом, например, можно найти клиентов, не имеющих заказов, или товары, которых нет на складе.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога выберите пункт Записи без подчиненных (Find Unmatched Query Wizard) и нажмите кнопку ОК.
В первом окне Мастера поиска записей без подчиненных выберите родительскую таблицу и нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите дочернюю таблицу и нажмите кнопку Далее (Next).
Выделите связанные поля в обеих таблицах (их имена могут не совпадать, но должны совпадать типы данных) и нажмите кнопку (<=>). Нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите поля, которые необходимо отобразить в результате выполнения запроса, и нажмите кнопку Далее (Next).
В поле Введите имя запроса (What do you want to name your query) введите имя нового запроса и нажмите кнопку Готово (Finish).

Запрос: Поиск повторяющихся записей

Запрос на поиск повторяющихся записей позволяет расположить рядом записи, заданное поле которых имеет одинаковое значение. Например, записи обо всех товарах, представленных в таблице базы данных, можно объединить по названиям магазинов и названиям отделов. Таким образом, мы легко сможем выяснить, где находится тот или иной товар.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.
В списке открывшегося окна диалога выберите пункт Повторяющиеся записи (Find Duplicates Query Wizard) и нажмите кнопку ОК.
В первом окне Мастера поиска повторяющихся записей (Find Duplicates Query Wizard) выберите таблицу или запрос, в котором нужно искать повторяющиеся записи, и нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите поля, в которых нужно искать повторяющиеся записи, и нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите поля, поиск повторяющихся записей в которых выполняться не будет, но которые должны быть представлены в итоговом запросе. Нажмите кнопку Далее (Next).
В поле Введите имя запроса (What do you want to name your query) введите имя запроса и нажмите кнопку Готово (Finish).

Запрос: Получения списка значений поля

Список значений поля — это список не повторяющихся записей данного поля. Такой список может понадобиться, например, для создания ноля подстановки (см. также раздел «Поле подстановки: Создание с помощью мастера» главы «Структура таблиц и баз данных»). Чтобы из полученного поля создать таблицу подстановки, необходимо воспользоваться запросом на создание таблицы (см. раздел «Запрос на изменение: Создание таблицы»).

Шаг за шагом

В окне базы данных выберите таблицу (или запрос), список значений поля которой требуется получить.
В раскрывающемся списке кнопки Новый объект (New Object) выберите команду Запрос (Query).
В открывшемся окне диалога Новый запрос (New Query) выберите пункт Конструктор (Design) и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов Access. Откроется окно диалога свойств запроса.
В раскрывающемся списке свойства Уникальные значения (Unique Values) выберите пункт Да (Yes) и нажмите кнопку Закрыть (Close) в верхнем правом углу окна диалога свойств запроса.
В раскрывающемся списке строки Поле (Field) первого столбца таблицы конструктора выберите поле таблицы данных, из которого нужно получить список значений.
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save), введите имя нового запроса и нажмите кнопку ОК.

Запрос: Простая сортировка

Access предлагает два режима простой сортировки: по возрастанию и по убыванию. Более сложная сортировка требует использования фильтра или расширенного фильтра (см. раздел «Фильтр: Расширенный»). При сортировке по нескольким полям сначала данные сортируются по крайнему левому полю, затем по следующему и т. д.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В нижней панели окна конструктора запроса выберите нужное поле и в раскрывающемся списке строки Сортировка (Sort) выберите порядок сортировки: по возрастанию (Ascending) или по убыванию (Descending).
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Сортировку можно произвести и в режиме таблицы щелкните правой кнопкой мыши на любой записи поля, по которому нужно полнить сортировку, и в контекстном меню выберите команду Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

ПРИМЕЧАНИЕ

Отключить сортировку по полю можно, выбрав в раскрывающемся списке строки Сортировка (Sort) таблицы конструктора пункт Отсутствует (not sorted).

Запрос: Редактирование

Редактированием запроса является любое изменение его свойств или полей. Все редактирование осуществляется только в режиме конструктора.

Шаг за шагом

Наймите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
Проведите необходимые изменения в таблице конструктора запроса:

Добавьте или удалите таблицы (см. раздел «Запрос Добавление таблицы»);
Добавьте или удалите поля (см. раздел «Запрос: Добавление поля»);
с помощью раскрывающегося списка строки Имя таблицы (Table) можете заменить таблицу, из которой осуществляется отбор данных;
в раскрывающемся списке строки Поле (Field) выберите нужное поле таблицы, из которой осуществляется отбор данных;
введите или измените условия сортировки (см. раздел «Запрос: Простая сортировка») и отбора (см. раздел «Условие отбора: Сложное»).

Закройте окно конструктора запроса.
Подтвердите необходимость изменения структуры запроса.

ПРИМЕЧАНИЕ

При отсутствии строки Имя таблицы (Table) в окне конструктора запроса выберите команду Вид (View) → Имена таблиц (Table Names). Для скрытия этой строки повторите команду.

Запрос: Режим SQL

Все запросы и фильтры в Access на самом деле состоят из инструкций языка SQL (Structured Query Language, язык структурированных запросов), хотя рядовой разработчик может создавать вполне работоспособные приложения, не вникая в суть языка и даже вовсе его не зная. Тем не менее, специальные возможности SQL позволяют создавать чрезвычайно гибкие и мощные приложения.

Приведем основные инструкции SQL, которые можно увидеть в режиме SQL практически в любом запросе: SELECT — выбрать, DELETE - удалить, INSERT INTO - добавить в; источник данных — FROM; условие отбора — WHERE, порядок Сортировки - ORDER BY. Название поля в инструкциях SQL выглядит как ИмяТаблицы.ИмяПоля, а если имя содержит пробелы, оно заключается в квадратные скобки [Имя Таблицы].[Имя Поля].

(Для получения более полной информации см. главу «Access SQL».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора запроса.
В списке кнопки Вид (Show) на панели инструментов Access выберите команду Режим SQL (SQL View). Появится окно, в котором можно увидеть, как выглядит выбранный запрос на языке SQL.
Отредактируйте текст инструкций запроса.
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Запрос: С параметрами

Параметры позволяют уточнить область действия запроса. Например, при отборе информации о разнообразных товарах запрос с параметрами может обеспечить вывод на экран окна диалога для ввода категории товара. Таким образом, в результате выполнения запроса будет сформирована таблица с информацией не обо всех товарах (как было бы при выполнении аналогичного запроса без параметров), а только о товарах данной категории.

ВНИМАНИЕ

При выполнении запроса с параметрами Access всегда выводит на экран окно диалога для ввода параметров.

Шаг за шагом

С помощью мастера или в режиме конструктора создайте обычный запрос без параметров и откройте его в режиме конструктора.
В столбце поля, из которого будут отбираться данные по введенному параметру, установите курсор в строке Условие отбора (Criteria).
В квадратных скобках наберите текст, который будет появляться в окне диалога, предназначенном для ввода параметров. Например, наберите строку [Введите имя клиента:].
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access. На экране появится окно диалога для ввода параметров.
Введите требуемый параметр (в нашем примере это будет имя клиента). На экране появится таблица с результатами выполнения запроса.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

ВНИМАНИЕ

Если в окне диалога для ввода параметров ввести некорректный параметр, запрос выполнен не будет! Фразы, которые должны появляться в окнах для ввода параметров, должны быть осмысленными, чтобы пользователь вашего приложения понял, что именно и в каком формате он должен ввести.

СОВЕТ

Чтобы пользователь вашего приложения при вводе параметров мог использовать символы-заменители, в начало условия отбора нужно добавить ключевое слово Like (в нашем примере потребуется набрать следующую строку: Like[Введите имя клиента:]).

Запрос: Свойства поля

Поля запроса, как и остальные элементы Access, обладают определенными свойствами. Часть свойств такая же, как и у других объектов, а часть присуща только полям запроса.

Свойства полей запроса предназначены для настройки параметров и оптимизации производительности запроса. Ниже кратко приведены основные свойства полей запроса:

Свойство Описание (Description) служит для записи заметок и комментариев о данном поле.
Свойство Подпись (Caption) играет роль подписи поля в форме или отчете и отображается в заголовке поля в режиме таблицы.
Свойство Формат поля (Format) определяет способ отображения данных.
Свойство Маска ввода (Input Mask) позволяет создавать (или использовать существующие) форматы ввода данных.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Откроется окно конструктора запроса.
Выберите нужный столбец в таблице конструктора и щелкните в строке Поле (Field).
Выберите команду Вид (View) → Свойства (Properties).
Измените необходимые свойства.
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Запрос: Создание в режиме конструктора

Запрос — это инструмент сортировки и поиска данных в таблицах баз данных. В отличие от фильтра запрос является совершенно самостоятельным элементом и может быть отредактирован и сохранен под новым именем.

Запрос может быть создан с помощью мастера (см. раздел «Запрос: Создание с помощью мастера») или в режиме конструктора.

(См. также раздел «Запрос: Подчиненный».)

СОВЕТ

Удобно создать запрос с помощью мастера, а затем отредактировать его в режиме конструктора.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
На правой панели окна базы данных выделите строку Создание запроса в режиме конструктора (Create query in Design view) и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
В открывшемся окне диалога Добавление таблицы (Show Table) на вкладке Таблицы (Tables) выберите таблицу, на основе которой будет создан запрос, и нажмите кнопку Добавить (Add).
Повторите шаг 3 требуемое число раз и нажмите кнопку Закрыть (Close).
В первом свободном столбце таблицы конструктора раскройте список Имя таблицы (Table) и выберите имя таблицы, которая будет источником данных.
В раскрывающемся списке строки Поле (Field) выберите нужное поле таблицы данных.
В раскрывающемся списке Сортировка (Sort) выберите способ сортировки (см. раздел «Запрос: Простая сортировка»).
Сбросьте флажок Вывод на экран (Show), если хотите скрыть этот столбец в режиме таблицы.
В строке Условие отбора (Criteria) введите нужные выражения (см. разделы «Условие отбора: Дата и время», «Условие отбора: Другое поле», «Условие отбора: Пустое поле», «Условие отбора: Текст» и «Условие отбора: Число»).
Повторите шаги 5-9 требуемое число раз.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, введите имя запроса и нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ

При изменении данных в таблицах, на основе которых построен запрос, данные в запросе тоже изменяются.

Запрос: Создание с помощью мастера

Наиболее простой и быстрый способ построения запроса - это его создание с помощью мастера запросов. Все изменения в созданном таким образом запросе делаются в режиме конструктора.

(См. также разделы «Запрос: Создание в режиме конструктора» и «Запрос: Подчиненный».)

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
На правой панели окна базы данных выделите строку Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard) и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
В первом окне диалога Мастера создания простых запросов (Simple Query Wizard) в раскрывающемся списке Таблицы и запросы (Table/Query) выберите таблицу, па основе которой будет строиться запрос.
В поле Доступные поля (Available Fields) выделите поле, в котором находятся данные для обработки, и нажмите кнопку (>). Если вы хотите включить в запрос все поля исходной таблицы, нажмите кнопку с двойной стрелкой (>>).
Повторите шаги 3 и 4 требуемое число раз, после чего нажмите кнопку Далее (Next).
Выберите вид отчета мастера построения запроса, установив переключатель Выберите подробный или итоговый отчет (Would you like a detail or summary query) в одно из двух положений: подробный (вывод каждого поля каждой записи) (Detail (show every field of every record)) или итоговый (Summary), — и нажмите кнопку Далее (Next). При установке переключателя в положение итоговый (Summary), нажав кнопку Итоги (Summary Options), можно выбрать итоговые значения, которые необходимо вычислить.
Введите имя запроса и нажмите кнопку Готово (Finish).

Запрос: Увеличение ширины поля

При создании или редактировании запроса в режиме конструктора ширина поля, предназначенного для итоговых данных, устанавливается по умолчанию. Иногда значение помещается в ячейке и происходит скрытие части данных. Для полного отображения данных необходимо увеличить ширину поля.

Шаг за шагом

В режиме таблицы выберите поле, ширину которого нужно увеличить.
Щелкните правой кнопкой мыши на имени поля и выберите в контекстном меню команду Ширина столбца (Column Width).
В открывшемся окне диалога нажмите кнопку По ширине данных (Best Fit) или установите нужную ширину в поле Ширина столбца (Column Width) и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Изменить ширину поля как в режиме таблицы, так и в режиме конструктора можно, перемещая границу между полями указателем мыши (он должен превратиться в двунаправленную стрелку). В режиме таблицы это нужно делать в области имен полей, а в режиме конструктора - в области верхних планок столбцов таблицы конструктора. Естественно, что такое изменение, сделанное в режиме конструктора, никак не влияет на ширину полей в режиме таблицы, и наоборот.

Запрос: Удаление поля

Если какое-либо поле в запросе становится ненужным, его можно удалить. Это позволит ускорить обработку данных и уменьшить число «лишних» полей в запросе. Удаленное поле нельзя восстановить, но всегда можно создать заново.

ВНИМАНИЕ

При использовании удаленного поля в других запросах формах или отчетах, построенных на основе данного запроса, в них возникнут ошибки. Восстановление удаленного поля невозможно!

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В таблице конструктора выделите столбец удаляемого поля, щелкнув на его верхней планке.
Выберите команду Правка (Edit) → Удалить столбцы (Delete Columns).
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access.

Для удаления нескольких полей выделите соответствующие столбцы в таблице конструктора и выберите команду Правка (Edit) → Удалить Столбцы (Delete Columns). Для удаления всех полей запроса выберите команду Правка (Edit) → Очистить бланк (Clear Grid).

Запрос на изменение: Добавление

Запрос на добавление позволяет добавлять записи из одной таблицы (или набора связанных таблиц) в другие таблицы.

ВНИМАНИЕ

Структура таблицы, предназначенной для добавления данных, должна совпадать со структурой запроса на добавление.

Шаг за шагом

Выполните шаги, описанные в разделе «Запрос на изменение: Общие действия».
В раскрывающемся списке кнопки Тип запроса (Query Туре) на панели инструментов Access выберите команду Добавление (Append Query). Откроется окно диалога Добавление (Append).
В раскрывающемся списке Имя таблицы (Table Name) выберите имя таблицы-приемника. Если таблица-приемник находится в текущей базе данных, установите переключатель в положение В текущей базе данных (Current Database). Если таблица-приемник находится в другой базе данных, установите переключатель в положение В другой базе данных (Another Database), а в поле Имя файла (File Name) введите путь и имя файла нужной базу данных. Нажмите кнопку ОК. Если имена полей в запросе и в таблице-приемнике одинаковы, Access автоматически вставит их в строку Добавление (Append То) соответствующих столбцов таблицы конструктора.
Нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы еще раз просмотреть добавляемые записи.
Снова нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы вернуться в режим конструктора запроса и при необходимости отредактировать запрос (см. раздел «Запрос: Редактирование»).
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

СОВЕТ

Перед выполнением запроса на добавление обязательно сначала откройте его в режиме таблицы (как описано на шаге 4), чтобы просмотреть добавляемые записи и убедиться, что именно эти записи вы хотите добавить в таблицу.

Запрос на изменение: Обновление

Запрос на обновление применяется для быстрого изменения данных в выбранных записях таблицы. Примером может служить необходимость увеличения цены на весь товар на 5%.

Шаг за шагом

Выполните шаги, описанные в разделе «Запрос на изменение: Общие действия».
В раскрывающемся списке кнопки Тип запроса (Query Туре) на панели инструментов Access выберите команду Обновление (Update Query).
В строке Обновление (Update To) введите выражения или значения, которыми нужно заменить значения в отобранных полях (для описанного выше примера в столбце для поля Цена потребуется ввести выражение [Цена]*1.05).
Нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы еще раз просмотреть записи, которые будут обновлены.
Снова нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы вернуться в режим конструктора запроса и при необходимости отредактировать запрос (см. раздел «Запрос: Редактирование»).
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

СОВЕТ

Перед выполнением запроса на обновление обязательно сначала откройте его в режиме таблицы (как описано на шаге 4), чтобы еще раз просмотреть обновляемые записи. В этом режиме обновленных записей мы еще не увидим, но сможем удостовериться, что выбрали для обновления именно те записи, которые требуются.

Запрос на изменение: Общие действия

Запрос на изменение отличается от запроса на выборку тем, что модифицирует содержащиеся в записях данные. То есть запрос на изменение выполняется как бы за два этапа: сначала выполняется обычный запрос на выборку, а затем отобранные записи модифицируются. В Access существует четыре формы запроса на изменение — запрос на Удаление (см. раздел «Запрос на изменение: Удаление»), Запрос на обновление (см. раздел «Запрос на изменение: Обновление»), запрос на добавление (см. раздел «Запрос на изменение: Добавление») и запрос на создание таблицы (см. раздел «Запрос на изменение: Создание таблицы»).

ВНИМАНИЕ

Запрос на изменение модифицирует данные в исходных таблицах, поэтому в первую очередь следует удостовериться в его корректности. Для этого нужно сначала создать запрос на выборку с теми же полями и условиями отбора, которые предполагается включить в запрос на изменение. Затем, если оказалось, что запрос на выборку работает правильно, его можно преобразовать в запрос на изменение.

Шаг за шагом

Создайте нужный запрос на выборку (см. разделы «Запрос: Создание в режиме конструктора» и «Запрос: «Создание с помощью мастера»).
Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных и убедитесь в правильности отбора данных. При необходимости отредактируйте запрос (см. раздел «Запрос: Редактирование»).
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Вновь откроется окно конструктора запроса.
В раскрывающемся списке кнопки Тип запроса (Query type) на панели инструментов Access выберите нужный тип запроса: Создание таблицы (Make-Table Query), Обновление (Update Query), Добавление (Append Query), Удаление (Delete Query).

ПРИМЕЧАНИЕ

В окне базы данных запрос каждого типа имеет свой значок, однако на всех значках, относящихся к запросам на изменение, присутствует восклицательный знак (!).

СОВЕТ

Чтобы не забывать о том, что запросы на изменение модифицируют данные в таблицах базы данных, выберите команду Сервис (Tools) → Параметры (Options). В открывшемся окне диалога перейдите на вкладку Правка и поиск (Edit/Find) и в области Подтверждение (Confirm) установите флажок запросов на изменение (Action queries). Теперь при запуске запроса на изменение всегда будет появляться предупреждение о возможном изменении данных.

СОВЕТ

Все не выполняемые в данный момент запросы на изменение лучше скрыть, установив атрибут Скрытый (Hidden) (см. раздел «Объект базы данных: Атрибуты» главы «Операции с файлами»).

Запрос на изменение: Создание таблицы

Запрос на создание таблицы предназначен для формирования рабочих таблиц и их последующего сохранения. Такой запрос удобно использовать для создания моментальных выборок требуемых данных, создания таблиц для дальнейшего экспорта (в том числе передачи по сети), ускорения работы форм и отчетов за счет исключения промежуточных запросов и уменьшения, таким образом, количества обращений к разным таблицам. Запрос на создание таблицы позволяет копировать таблицы и удалять или добавлять поля (см. также раздел «Объект базы данных: Копирование» главы «Операции с файлами»).

Шаг за шагом

Выполните шаги, описанные в разделе «Запрос на изменение: Общие действия».
В раскрывающемся списке кнопки Тип запроса (Query type) на панели инструментов Access выберите команду Создание таблицы (Make-Table Query).
В окне диалога Создание таблицы (Make Table) в раскрывающемся списке Имя таблицы (Table Name) задайте имя таблицы-приемника или выберите существующее (в последнем случае перед выполнением запроса на создание таблицы существующая таблица будет удалена из базы данных). Если таблица-приемник находится в текущей базе данных, установите переключатель в положение В текущей базе данных (Current Database). Если таблица-приемник находится в другой базе данных, установите переключатель в положение В другой базе данных (Another Database), а в поле Имя файла (File Name) введите путь и имя файла нужной базы данных. Нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы еще раз просмотреть записи новой таблицы.
Снова нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы вернуться в режим конструктора запроса и при необходимости отредактировать запрос (см. раздел «Запрос: Редактирование»).
Нажмите кнопку Запуск (Run) па панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

СОВЕТ

Перед выполнением запроса на создание таблицы (в особенности, если вы собираетесь заменить существующую в базе данных таблицу) обязательно сначала откройте его в режиме таблицы (как описано на шаге 4), чтобы просмотреть записи новой таблицы и убедиться, что это именно те записи, которые вы хотите получить.

Запрос на изменение: Удаление

Запрос на удаление предназначен для удаления записей, отобранных по определенному критерию.

ВНИМАНИЕ

Если записи удаляются из связанных таблиц, у них должен быть задан режим каскадного удаления записей (см. раздел «Связь между таблицами главы «Структура таблиц и баз данных»), чтобы в базе данных не осталось записей, не имеющих подчиненных (см. также раздел «Запрос: Поиск записей без подчиненных записей»). В противном случае для удаления таких записей придется строить еще один запрос на удаление уже для материнской таблицы.

Шаг за шагом

Выполните шаги, описанные в разделе «Запрос на изменение: Общие действия».
В раскрывающемся списке кнопки Тип запроса (Query type) на панели инструментов Access выберите команду Удаление (Delete Query).
Перетащите в первый столбец таблицы конструктора запроса знак «звездочка» (*) из списка полей нужной таблицы, находящегося на верхней панели окна конструктора. В строке Удаление (Delete) этого столбца должно появиться слово Из (From).
Нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы еще раз просмотреть записи, которые будут удалены.
Снова нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов Access, чтобы вернуться в режим конструктора запроса и при необходимости отредактировать запрос (см. раздел «Запрос: Редактирование»).
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

ВНИМАНИЕ

Если в запрос на удаление входят таблицы, связанные отношением «один ко многим», записи должны удаляться из дочерней таблицы (то есть на шаге 3 знак «звездочка» надо перетаскивать из дочерней таблицы), а критерий удаления записей можно задавать на основе значений полей как материнской, так и дочерней таблиц.

СОВЕТ

Перед выполнением запроса на удаление обязательно сначала откройте его в режиме таблицы (как описано на шаге 4), чтобы просмотреть удаляемые записи и убедиться, что вы действительно хотите удалить именно эти записи.

Условие отбора: Дата и время

Условия отбора, которые задаются в запросах и фильтрах, позволяют отбирать необходимые данные из таблиц и запросов.

Отбор данных из полей, имеющих тип Дата/время (Date/Time), осуществляется с помощью специальных выражений. Эти выражения позволяют отбирать записи, отвечающие конкретной дате или временному промежутку.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В таблице конструктора выберите столбец, из поля которого нужно отобрать данные, отвечающие определенным временным интервалам.
В строке Условие отбора (Criteria) введите необходимые условия:

Если нужно отобрать записи по конкретной дате, введите дату в любом допустимом в Access формате. Например, 1/1/98 или 1 янв 99.
Если нужно отобрать записи по текущей дате, введите выражение Date().
Если нужно отобрать записи по дате, большей или меньшей заданной, используйте знаки «больше» (>) и «меньше» (<). Например, >1/1/98 или <1 янв 99.

Если нужно отобрать записи, входящие в определенный интервал, введите выражение Between <НачальнаяДата> and <КонечнаяДата>. Например, Between 1/1/98 and 1.01.99.

Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

СОВЕТ

При задании даты можно использовать символ-заменитель (*) Например, выражение */01/98 позволяет отобрать все записи за январь 1998 года.

ПРИМЕЧАНИЕ

Все допустимые в Access форматы даты и времени представлены в раскрывающемся списке свойства Формат поля (Format) на вкладке Общие (General) окна конструктора таблицы, когда соответствующее поле имеет тип Дата/время (Date/Time).

СОВЕТ

При задании условий отбора можно использовать Построитель выражений (см. раздел «Выражения: Построитель выражений» главы «Вычисления»).

Условие отбора: Другое поле

В качестве условия отбора записей можно использовать другое поле.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В таблице конструктора выберите столбец нужного поля.
В строке Условие отбора (Criteria) введите оператор отношения (<, >, =) и имя другого поля в квадратных скобках. Например, >[ДатаПриема].
Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

СОВЕТ

Условие отбора: Пустое поле

Отбор пустых полей записи необходим для дополнения их данными или удаления. Пустыми называются поля записи, которые либо просто остались незаполненными (пропущены пользователем или пропущены в результате проведения тех или иных операций, например выполнения запроса на создание таблицы), либо имеют значение Null.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В таблице конструктора выберите столбец, содержащий поле, которое надо проверить на наличие пустых записей и записей со значением Null.
В строке Условие отбора (Criteria) введите требуемое выражение:

Если нужно отобрать записи со значением Null в соответствующем поле, введите выражение Null (Access превратит это выражение в Is Null).
Если нужно отобрать записи, в соответствующем поле которых отсутствует значение Null, введите выражение Not Null (Access превратит это выражение в Is Not Null).
Если нужно отобрать записи, соответствующее поле которых пустое, введите две кавычки без пробела ("").

Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

COBET

Условие отбора: Сложное

(Для получения предварительной информации см. разделы «Условие отбора: Дата и время», «Условие отбора: Другое поле», «Условие отбора: Пустое поле», «Условие отбора: Текст» и «Условие отбора: Число».)

Сложным условием отбора называется условие, заданное для нескольких полей. Попробуем задать условия отбора для двух полей.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В таблице конструктора в столбцах соответствующих полей задайте требуемые условия:

Чтобы в результате выполнения запроса отображались только те записи, поля которых удовлетворяют обоим заданным условиям, введите оба условия либо в строке Условие отбора (Criteria), либо в строке или (or). Например, если требуется вывести информацию о товарах, которые стоят дороже ста рублей и которые куплены 25 сентября 1999 года, будет выведена информация только о товарах, удовлетворяющих обоим указанным условиям. То есть будет выведена информация только о тех товарах, которые куплены 25 сентября 1999 года и стоят дороже ста рублей.
Чтобы в результате выполнения запроса отображались те записи, поля которых удовлетворяют каждому из двух условий, введите одно условие в строке Условие отбора (Criteria), второе — в строке или (or). Например, если требуется вывести информацию о товарах, которые дороже ста рублей и которые куплены 25 сентября 1999 года, будет выведена информация обо всех товарах, удовлетворяющих каждому из указанных условий. То есть будет выведена информация обо всех товарах, купленных 25 сентября 1999 года, независимо от их цены и плюс к ней информация обо всех товарах, которые дороже ста рублей, независимо от срока их покупки.

Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

ПРИМЕЧАНИЕ

Если в режиме SQL (см. раздел «Запрос: Режим SQL») посмотреть на запросы, созданные в описанном выше примере, то в первом случае условия отбора окажутся связанными оператором AND, а во втором - оператором OR.

Условие отбора: Текст

Отбор данных из текстовых полей (типы данных Текст (Text) и Поле Мемо (Memo)) осуществляется с помощью специальных выражений.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В таблице конструктора выберите столбец нужного поля.
В строке Условие отбора (Criteria) введите необходимые условия:

Если нужно отобрать записи, содержащие определенный текст, введите его (Access автоматически заключит его в кавычки).
Если нужно отобрать записи, не содержащие определенного текста, введите ключевое слово Not и через пробел — текст в кавычках.

Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

СОВЕТ

При задании условия отбора можно использовать символы-заменители (* и ?). Знак (*) означает любое число символов, а знак (?) - один символ.

СОВЕТ

Условие отбора: Число

Отбор данных из числовых полей (типы данных: Числовой (Number) и Денежный (Currency)) осуществляется специальными выражениями отбора.

Шаг за шагом

Нажмите кнопку Запросы (Queries) на левой панели окна базы данных.
Выберите нужный запрос.
Нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.
В таблице конструктора выберите столбец нужного поля.
В строке Условие отбора (Criteria) введите необходимые условия:

Если нужно отобрать записи, поля которых равны определенному значению, введите это значение.
Если нужно отобрать записи, поля которых больше (больше или равны) или меньше (меньше или равны) определенного значения, введите соответствующий оператор отношения (<, <=, >, >=) и само число.
Если нужно отобрать записи, значения полей которых лежат в некотором интервале (от число1 до число2), введите следующее выражение: Between число1 AND число2.
Если нужно отобрать записи, значения полей которых лежат вне некоторого интервала (от число1 до число2), введите следующее выражение: <число1 OR >число2.

Нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов Access, чтобы выполнить запрос.
Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Access, чтобы сохранить запрос.

СОВЕТ

Фильтр: Использование сохраненного

При обработке данных не обязательно каждый раз создавать фильтр заново. Часто используемые фильтры для дальнейшего использования удобно хранить в виде запросов (см. раздел «Фильтр: Сохранение в виде запроса»).

Шаг за шагом

В окне базы данных выберите таблицу или запрос, для которых имеется фильтр, сохраненный в виде запроса, и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
Выберите команду Записи (Record) → Фильтр (Filter) → Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort).
Нажмите кнопку Загрузить из запроса (Load from Query) на панели инструментов Access, в открывшемся окне диалога выберите нужный фильтр и нажмите кнопку ОК.
Нажмите кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов Access.

Фильтр: Контекстное меню

Для быстрого отбора нужных записей в Access имеется возможность задать фильтр с помощью контекстного меню.

Шаг за шагом

В окне базы данных выберите таблицу или запрос и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
Выберите поле записи, к которому нужно применить фильтр, и щелкните правой кнопкой мыши в любом его месте.
В контекстном меню выберите команду Фильтр для (Filter For) и в текстовое поле этой команды введите условие отбора (см. разделы «Условие отбора: Дата и время», «Условие отбора: Другое поле», «Условие отбора: Пустое поле», «Условие отбора: Текст» и «Условие отбора: Число»).
Нажмите клавишу Enter.

СОВЕТ

Посредством контекстного меню фильтр можно последовательно применить к разным полям.

СОВЕТ

Чтобы отменить фильтрацию, щелкните правой кнопкой мышц в любом месте поля и в контекстном меню выберите команду Удалить фильтр (Remove Filter/Sort) или отожмите кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) на панели инструментов Access, которая после этого снова превратится в кнопку Применение фильтра (Apply Filter).

Фильтр: По выделенному

Фильтрация по выделенному обеспечивает отбор данных по выделенному шаблону. Это еще один способ «быстрой» фильтрации (см. раздел «Фильтр: Контекстное меню).

Шаг за шагом

В окне базы данных выберите таблицу или запрос и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
Установите курсор в поле записи, которое будет служить шаблоном для отбора записей в таблице данных с аналогичным значением поля.
Нажмите кнопку Фильтр по выделенному (Filter By Selection) на панели инструментов Access или щелкните в выбранном поле записи правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Фильтр по выделенному (Filter By Selection).

СОВЕТ

Выделите часть символов в поле записи, тогда фильтр по выделенному обеспечит отбор всех записей, содержащих выделенный фрагмент:

СОВЕТ

Фильтр по выделенному можно последовательно применить к разным полям.

Фильтр: Расширенный

Расширенный фильтр позволяет создавать сложную систему фильтрации одновременно по нескольким полям и с несколькими условиями отбора.

Расширенный фильтр можно применять к таблицам и запросам, но для обработки связанных таблиц он не подходит.

Шаг за шагом

В окне базы данных выберите таблицу или запрос и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
Выберите команду Записи (Record) → Фильтр (Filter) → Расширенный Фильтр (Advanced Filter/Sort).
В открывшемся окне конструктора ведите нужные условия отбора (см. раздел «Условие отбора: Сложное») и сортировки данных.
Нажмите кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов Access.

СОВЕТ

Чтобы отменить фильтрацию, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте поля и в контекстном меню выберите команду Удалить фильтр (Remove Filter/Sort) или отожмите кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) на панели инструментов Access, которая после этого снова превратится в кнопку Применение фильтра (Apply Filter).

Фильтр: Сохранение в виде запроса

Сохранение фильтра в виде запроса позволяет использовать его при последующей обработке данных. Сохраненный таким образом фильтр будет обладать всеми свойствами обычного запроса.

(См. также раздел «Фильтр: Использование сохраненного».)

ВНИМАНИЕ

Фильтр, сохраненный в виде запроса, хотя и обладает всеми свойствами обычного запроса, применим только к той таблице (или запросу), для которой он был создан.

Шаг за шагом

В окне базы данных выберите таблицу или запрос и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных.
Создайте для выбранной таблицы (или запроса) расширенный фильтр (см. раздел «Фильтр: Расширенный»).
Нажмите кнопку Сохранить как запрос (Save As Query) на панели инструментов Access.
Введите имя нового запроса и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ

Если кнопка Сохранить как запрос (Save As Query) на панели инструментов Access отсутствует, выберите команду Файл (File) → Сохранить как запрос (Save As Query).

[an error occurred while processing this directive]